Si vous êtes décidé à externaliser votre paie, quelles sont les clés pour maîtriser votre outsourcing ? Bâtir une relation de confiance avec votre prestataire implique une maîtrise tout au long du processus et une participation active de votre service RH.
La paie fonction RH n°1 en outsourcing
En moyenne, 50% de la gestion de la paie fait aujourd’hui l’objet d’outsourcing*, ce qui en fait de loin l’activité RH la plus externalisée. Elle se révèle en effet particulièrement chronophage pour la fonction RH et ne contribue pas au développement de la valeur ajoutée de l’entreprise.
Je vous avais indiqué dans un précédent article quelles étaient, au-delà des clichés, les vraies raisons d’externaliser votre paie. Il s’agit bien d’un choix hautement stratégique, qui engage le long terme et dont vous devez garder la maîtrise.
Maîtriser le périmètre de l’externalisation
Cette maîtrise de votre outsourcing nécessite en amont que votre organisation paie actuelle soit diagnostiquée et auditée. Les points d’amélioration sont ainsi relevés, tout comme les coûts cachés de l’externalisation: frais matériels, frais logiciels, maintenance, formation du personnel… Un business case précis mettant en exergue les économies réelles, vous est également précieux pour le choix de votre future solution. Vous savez ainsi s’il vous faut :
. Une externalisation partielle de votre paie, qui ne concerne que la gestion et la maintenance de la structure informatique seule;
. Une externalisation totale, ajoutant à la gestion informatique l’élaboration des fiches de paie, ou encore la saisie des éléments variables ;
. Une démarche globale d’outsourcing RH intégrant la paie, la gestion de la formation, la GTA, le recrutement, etc.
Délimiter précisément, au préalable, les contours de l’externalisation vous orienteront naturellement vers la prestation et le prestataire adéquat(s).
Maîtriser la mise en place de votre externalisation
Après le choix de votre prestation, il vous faut préparer l’arrivée de votre partenaire en assurant un pilotage de votre projet d’externalisation de la paie, articulé en quatre volets :
. Economique,
. Opérationnel,
. Social
. Juridique.
Pour l’ensemble de ces quatre volets, le choix des indicateurs de pilotage de votre projet (exactitude des données, ponctualité, expertise, etc.) est déterminant, notamment lors des phases de tests. L’expérience des différents services qui pour le moment gèrent chacun une partie de la paie est précieuse pour définir les cas concrets à tester, qui correspondent le mieux aux réalités de votre entreprise. N’hésitez pas à les consulter !
Cette mise en place passe ensuite par une dynamique de conduite du changement. Elle implique la définition, très tôt, des nouveaux rôles de chacun, en particulier les futurs interlocuteurs réguliers de votre prestataire. Je vous conseille aussi de communiquer autour de votre équipe projet, en particulier auprès des collaborateurs qui ne gèreront plus la paie, et de réfléchir très tôt à une solution de mobilité les concernant. Cette transparence interne et externe évitera rumeurs et incompréhensions.
Maîtriser la collaboration avec votre prestataire
Une fois votre solution d’outsourcing paie mise en place, une phase d’adaptation est à prévoir avant d’aboutir à une fluidité organisationnelle. Durant cette période, les nouveaux correspondants paie que vous avez désignés devront être accompagnés et formés à l’utilisation des nouveaux outils mis à disposition.
D’autre part, qui dit externalisation d’une activité si essentielle dit aussi harmonisation des processus liés. Votre fonction RH doit ainsi s’adapter à ce nouveau partenaire, et à ses méthodes de travail. A contrario, cette collaboration ne sera pas réussie sans échanges et volonté d’avancer ensemble. L’organisation de réunions régulières avec votre partenaire renforceront l’efficacité de cette prestation, tout en améliorant la qualité du contact humain.
Maîtriser la fonction paie
Maîtriser votre outsourcing de la paie, c’est enfin accepter et assumer d’en confier la responsabilité à un partenaire externe, tout en conservant la supervision de cette gestion. Il vous faut donc en maîtriser les connaissances fondamentales vous permettant de parfaitement comprendre les reportings que le prestataire peut vous fournir, et lui formuler les demandes d’ajustement les plus précises possibles (nouveaux types de contrats à traiter par exemple).
Si vous devez un jour procéder à un « backsourcing », c’est-à-dire une ré-internalisation temporaire ou définitive, il existe deux moyens bien utiles pour éviter l’effet de cliquet”, soit l’impossibilité de retour en arrière :
. Sur le plan contractuel d’une part, en négociant en amont avec votre prestataire une clause de réversibilité.
. Sur le plan opérationnel d’autre part, en conservant un bon niveau d’expertise voire un savoir-faire autour de la paie.
Cependant, même si cette possibilité de revenir en arrière demeure, l’outsourcing de la paie est un engagement important, qui peut presque s’apparenter à un mariage ! A vous donc de tout mettre en œuvre pour ne pas en arriver au backsourcing en maîtrisant en permanence le risque, le contrôle et la responsabilité de votre paie.
La maîtrise de votre externalisation vous permet donc de vous libérer des tâches quotidiennes liées à la paie tout en conservant le contrôle sur sa gestion globale. Cette nouvelle organisation, en parfaite intelligence avec votre prestataire et votre équipe, peut être également porteuse de nouvelles opportunités. Elle peut notamment favoriser l’élargissement à un grand « service de données RH », utile en vue de l’arrivée de la DSN !
*Enquête EOA/Demos Outsourcing, 8 mars 2012