La GPEC vous permet de gagner en performance dans vos processus de recrutement et de fidélisation des talents, que vous soyez une PME ou une grande entreprise. Je vous propose une méthode en quatre étapes pour adapter au mieux votre future solution aux spécificités de votre société.
GPEC une démarche obligatoire et nécessaire
Obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) a pour principal but d’anticiper les futurs besoins de ces sociétés en termes de talents et de compétences, tout en prenant en compte les évolutions possibles de leur univers concurrentiel. J’ai précédemment partagé avec vous les principales valeurs ajoutées que la GPEC apportait aussi aux PME, comme la fidélisation accrue de leurs collaborateurs ou la réalisation de recrutements mieux ciblés. Pour vous assurer une démarche GPEC réussie, c’est à vous, responsables RH, de prendre le « lead » dans sa mise en place.
Préparez le terrain, en référençant vos ressources
Afin de maîtriser parfaitement la matière sur laquelle vous allez œuvrer, procédez tout d’abord au référentiel structurel de votre entreprise. Etudiez son historique depuis sa création : de ses fondations jusqu’à sa stratégie, en passant par son cœur de métier et ses organisations successives. Référencez aussi les principales étapes de l’évolution professionnelle de vos salariés. Au moyen d’entretiens individuels ou de comités carrières, vous pouvez aussi sonder leurs possibilités de mobilité.
Ce regard aiguisé sur vos ressources, croisé avec une vision prospective des départs et arrivées dans les années à venir, doit s’accompagner d’une connaissance experte du contexte de votre entreprise : concurrentiel, réglementaire, technologique, etc. La convergence de ces trois analyses vous permettra de formaliser des fiches fonctions pour chacun des métiers de votre entreprise.
Identifiez vos besoins
Maintenant que vous connaissez parfaitement les ressources de votre entreprise, ses facteurs d’évolution commencent plus clairement à se dessiner. Vous pouvez alors formaliser concrètement vos besoins dans les emplois clés qui demeurent essentiels pour le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi ceux qui sont à renforcer ou à consolider, en procédant dans les deux cas à un référentiel des profils et compétences, regroupés par familles de métiers.
Il est également nécessaire de faire l’inventaire de l’ensemble de vos processus RH dans tous les domaines : recrutement, gestion des carrières, formation, marketing RH, etc. Cela vous permettra d’évaluer si d’autres solutions, que vous n’utilisez pas pour le moment (bilans de compétences, VAE, e-learning…) peuvent mieux répondre aux besoins opérationnels de votre fonction RH et des managers, qui pour l’occasion seront vos « Business Partners ».
Mettez en musique l’adaptation de vos ressources à vos besoins
C’est parce que vous avez identifié vos ressources, mais aussi vos besoins que vous pourrez aisément passer à l’étape suivante : analyser sans tabou les écarts et incohérences entre ressources et besoins, et procéder à un réajustement de l’un vers l’autre. Cette analyse peut être faite, par exemple, par l’intermédiaire d’un Observatoire des Métiers et des Compétences, réunissant au moins une fois par an des responsables RH, des représentants de la direction et d’organisation syndicales (IRP), mais aussi des représentants des métiers concernés.
Adaptez aussi votre marque employeur interne et externe à ce réajustement, et aux perspectives d’évolutions qu’il sous-tend. Communiquez auprès des différents services de votre fonction RH, afin que chacun puisse se les approprier.
Déployez et améliorez votre GPEC
Réalisez enfin des entretiens avec les managers, afin d’identifier les compétences qu’ils recherchent. Puis définissez ensemble, éventuellement grâce à des progiciels SIRH, la cartographie cible de chacun de ces métiers, contenant :
. La représentation des différentes compétences d’un point de vue macro ou micro,
. La mise en perspective de ces compétences dans le temps,
. L’élaboration de filières métiers incluant les possibilités de parcours professionnels,
. Les possibilités de mobilité entre les postes.
À partir de tous ces éléments, vous pourrez mettre en place vos grilles d’évaluation et vos référentiels, qui exposent toutes les compétences requises pour occuper chacun des postes. Vous pouvez faire appel à un cabinet de conseil SIRH pour choisir les outils adéquats, puis élaborer à l’attention de tous les acteurs du projet des guides pratiques et ludiques, afin que chacun s’approprie ces outils.
Une fois votre GPEC mise en place, il est important de veiller à la pérennité de son efficacité en mesurant, à l’aide de votre grille d’évaluation, ses résultats quantitatifs. Vous pourrez ensuite ajuster vos processus et référentiels en fonction de ces résultats, des retours d’expérience et des évolutions.
La prise en compte de vos ressources et de vos besoins, mais aussi la participation des managers et de tous vos collaborateurs est donc essentielle à la mise en place de votre GPEC. Sachez également que des formations GPEC efficaces existent et que de nombreux organismes tels les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) ou encore des pôles de compétitivité peuvent vous aider à financer ces solutions. N’hésitez pas à les solliciter !