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Assistant(e) Administratif(ve)

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous serez à la fois le premier point de contact que nos clients et candidats auront avec ConvictionsRH mais également l’interlocuteur privilégié de nos salariés sur les missions qui vous sont confiés. Vous êtes donc un élément clef dans le bon fonctionnement de l’entreprise, aussi bien en interne qu’à l’externe.

Vos missions se répartissent autour des tâches suivantes :

Accueil et assistance administrative :
 Accueil (téléphonique, physique, prise de message, transfert d’appels)
 Gestion des commandes (plateaux repas, voyages et déplacements), création des bons de commande sur notre outil de gestion et validation de la conformité des factures
 Gestion du courrier (simple et recommandés)
 Numérisation, tri et classement des pièces entrantes, tenue des parapheurs
 Remise en banque de chèques bancaires.
 Gestion / édition des pièces administratives (attestations, contrats, bons de commande, extraits KBIS…)
 Assistance recrutement : prise de RDV candidats, constitution des dossiers et suivi administratif
 Saisie et mise à jour des bases de données contact (clients et candidats)
 Réponse aux sollicitations intragroupe, en renfort du Back Office.
 Assistance sur la gestion du matériel : gestion de l’ouverture / du suivi des lignes téléphoniques mobile et mise à disposition du matériel informatique

Pilotage des services généraux :
 Supervision des sociétés de service intervenant dans le cadre de la maintenance des locaux (ménage, réparation…)
 Gestion du réapprovisionnement des locaux (fournitures de bureau, café, bonbonne d’eau, matériel d’entretien…) et du bon fonctionnement de ces derniers (salles propres, rangées…)
 Responsable de la démarche RSE (recyclage des cartouches, papiers et capsules de café)

Profil

Vous êtes une personne positif(ve), rigoureux(se), autonome, stable et possédez un fort esprit d’équipe.
Vous êtes diplômé(e) d'un BAC+2 et vous avez une expérience dans l'assistanat d’un an minium.