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Bâtir rapidement un cahier des charges efficace-crh

Une fois la décision prise d’acquérir un SIRH, l’entreprise doit construire un cahier des charges, dans lequel elle définira ses besoins en termes de processus et de fonctionnalités et grâce auquel elle choisira l’outil et l’intégrateur. Pour être efficace, elle doit respecter certains impératifs.

 

Les bonnes questions avant de trouver les bonnes réponses

Avant tout, les besoins doivent être définis et décrits. Toute la difficulté consiste à se projeter dans l’outil : quels sont les processus métiers et les objectifs. L’important est de se poser les bonnes questions : comment est-ce que je veux travailler demain ? Qu’est-ce que l’outil doit faire pour que je puisse faire mon métier ? Qu’est-ce qu’il doit apporter à la DRH, mais également à ses clients ? Il faut réussir à faire le lien entre les processus métier et les fonctionnalités de l’outil SIRH. Pour donner un exemple concret, pour pouvoir identifier les formations pertinentes pour ses collaborateurs, le manager doit connaître leur historique en la matière et avoir accès au catalogue de formation.

Cela signifie qu’il faut travailler en étroite relation avec les personnes impliquées dans les processus. Avoir une vision globale et être capable de définir les grandes lignes est obligatoire, mais les opérationnels doivent eux aussi être consultés. En fait, la réflexion se divise en deux temps : la définition du processus global et, une fois que les ressources humaines ont cadré ce processus, des ateliers ou entretiens avec les managers pour valider ce qu’ils attendent de l’outil. Cela permet d’être plus pertinent en guidant les managers dans une réflexion plus ciblée et réaliste.

 

Un outil détaillé et exhaustif

Vient ensuite la rédaction. L’entreprise doit impérativement définir le contexte, de façon à donner du sens au processus, ce qui permettra à l’éditeur ou à l’intégrateur de comprendre comment la solution sera utilisée. Il pourra ainsi décliner ces besoins en termes de fonctionnalités. Le cahier des charges SIRH doit être précis, car il restera la référence tout au long du projet. On pourra bien sûr accepter des évolutions, s’adapter au fur et à mesure, mais dans l’ensemble l’outil final sera très proche du cahier des charges d’origine.

Pour cela, il est important de définir les termes : chaque entreprise a son propre vocabulaire et ne met pas forcément la même signification que les autres derrière un même mot. Or, l’éditeur qui répond au cahier des charges utilise sa propre compréhension des termes pour établir l’outil et ses fonctionnalités… Une compréhension qui n’est pas toujours la même que celle du client. Pour éviter certains écueils, tout doit donc être détaillé.

 

Un véritable projet

Afin de gagner en temps et en efficacité, l’entreprise doit gérer l’élaboration du cahier des charges et le choix de la solution comme un véritable projet, avec des objectifs, un planning, une équipe et une gouvernance. En tant que spécialistes, les consultants peuvent apporter beaucoup aux ressources humaines, qui ont souvent plus de difficultés à se projeter dans l’outil.

Le temps que prend la construction d’un cahier des charges peut être très variable : cela dépend avant tout de la maturité des processus RH de l’entreprise. S’ils sont déjà formalisés et que l’entreprise a déjà mis en place des systèmes d’information RH, alors cela peut être rapide. Si tout est à construire, l’élaboration du cahier des charges prendra évidemment plus longtemps.

 

Cinq points à retenir pour bâtir un cahier des charges efficace

1/ Définir les besoins

2/ Faire un lien entre les besoins et les fonctionnalités de l’outil

3/Consulter des personnes impliquées dans le processus. Un impératif dès les prémices du projet

4/Expliquer à l’éditeur, afin d’éviter toute confusion, les termes utilisés ainsi que le contexte d’implantation

5/ Démontrer qu’il s’agit d’un véritable projet comprenant des objectifs, un planning, une équipe et une gouvernance