Simplification du bulletin de paie : clairement pas simple, ou simplement pas clair ?

Simplification du bulletin de paie : clairement pas simple, ou simplement pas clair ?

24 Février 2016
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Depuis que la simplification est à la mode, on voit ressurgir un certain nombre de serpents de mer. La simplification du bulletin de paie en fait partie. Remis au gouvernement le 27 juillet 2015, le rapport Sciberras semble pourtant préférer le terme « clarification » à celui de « simplification ». Efforçons-nous de voir plus clair dans ce qui n’est pas si simple.

 

La réduction du nombre de lignes, un faux débat

Le bulletin de paie est l’une des parties visibles de notre système social, dont il reflète la complexité. L’idée de simplifier ce bulletin, déjà ancienne, s’est chaque fois heurtée à des difficultés liées à la méthode simplificatrice retenue, à savoir la réduction du nombre de lignes. Cette approche constitue une erreur fondamentale, puisque le nombre de lignes d’un bulletin de paie est directement corrélé à la nécessité d’informer le salarié sur les divers éléments impactant sa rémunération. Faire passer le bulletin de paie de 33 lignes (moyenne constatée en 2014) à 10 sans rien changer de notre système social lui-même ne serait donc pas simplifier, mais cesser d’informer sur un ensemble d’éléments complexes. D’ici à ce que l’on demande aux entreprises et à leurs DRH (ou à leurs prestataires éditeurs de paie) d’éditer deux bulletins, l’un simple d’apparence, l’autre comportant toutes les informations utiles en cas de besoin, il n’y aurait qu’un pas que, fort heureusement, aucun gouvernement ne s’est décidé à franchir.

 

Clarification... à défaut de simplification réelle

Ex-président de l'Association nationale des directeurs des ressources humaines (ANDRH) et directeur des relations sociales du groupe de chimie Solvay, Jean-Christophe Sciberras a été missionné le 7 janvier 2015 pour rédiger un rapport sur la simplification du bulletin de paie. Rendu au gouvernement le 27 juillet dernier, ce rapport contient 17 préconisations axées sur une meilleure lisibilité du bulletin.

Car si la réduction du nombre de lignes est bien une impasse, on peut en revanche s’accorder à dire que tout ce qui contribue à une meilleure compréhension peut avoir un effet simplificateur. Or, force est de constater que les intitulés des lignes du bulletin relatives aux diverses cotisations et contributions sont souvent obscurs pour le salarié lambda. Partant de ce constat, Jean-Christophe Sciberras a concentré sa réflexion sur tout ce qui pourrait contribuer à une clarification et une meilleure lisibilité du bulletin de paie. Il recommande ainsi :

  • une normalisation des intitulés

Une procédure de normalisation permettra de définir, pour chaque ligne, la mention la plus compréhensible possible. Un arrêté ministériel publiera ce référentiel des intitulés sur un portail Internet public, où sera ouvert un site dédié au « Nouveau bulletin de paye ».

  • un classement des lignes de cotisations par risque couvert

Ce classement regrouperait les lignes de cotisations par risque couvert, de manière à rendre visible la contribution respective du salarié et de l'employeur pour financer chaque risque :

  • assurance santé,
  • assurance retraite,
  • allocations familiales,
  • assurance chômage,
  • assurance maladie professionnelle/accident du travail.

 

  • le regroupement des cotisations patronales en une seule ligne

Le rapport Sciberras propose une ligne unique pour les cotisations n’ayant pas de contreparties directes pour le salarié :

  • la participation formation,
  • le 1 % CIF – CDD,
  • la taxe d'apprentissage,
  • la participation construction,
  • la contribution patronale au financement des organisations syndicales,
  • le versement de transport...

Parmi les autres préconisations du rapport, on retiendra :

  • la mention du coût total du travail pour l’employeur : elle figurerait dans une rubrique "rémunération totale", égale à la somme du salaire mensuel brut du salarié et des cotisations patronales.
  • une maquette simplifiée de référence : une version synthétique du bulletin où ne figureraient que les montants des cotisations salariales et patronales, sans qu’apparaissent les bases et taux de cotisations.
  • l’apparition de certaines mentions (la date d’entrée dans l’entreprise, le versement de l’intéressement) et la disparition de certaines obligations (suppression du numéro de l’URSSAF).

 

Le recours au bulletin dématérialisé

Pour louable qu’elle soit, cette volonté de clarification du bulletin de paie n’est pas, on le voit, porteuse d’une simplification évidente et indiscutable. Quelques aménagements de forme, un toilettage de la présentation, la suppression de certaines obligations et l’apparition de quelques mentions ne modifieront pas la complexité sociale et fiscale française au profit de l’entreprise.

Dans ce contexte, il est d’autant plus intéressant de se pencher sur la partie du rapport relative à la dématérialisation du bulletin de paie. Jean-Christophe Sciberras préconise en effet l'obligation pour toutes les entreprises d’adopter le bulletin dématérialisé, préconisation reprise par le projet de loi de la réforme du code du travail de Myriam El Khomri. Les bénéfices de cette démarche, comme pour tous les autres documents de l’entreprise, peuvent être d’ordre :

  • économique, avec notamment une réduction de la dépense en fournitures (papier, stockage...), une diminution des coûts de traitement et un gain de productivité,
  • organisationnel, avec un gain de temps, une meilleure traçabilité des documents, une automatisation des traitements et un contrôle des processus apportant une plus grande fiabilité,
  • écologique, l’économie de papier réalisée pouvant même contribuer à valoriser la marque employeur en renvoyant l’image d’une entreprise moderne et éco-responsable.

 

Reste que la démarche n’est pas anodine et continue de susciter certaines craintes chez les salariés comme chez les employeurs. Avant toute chose, l’employeur souhaitant se lancer dans la dématérialisation du bulletin de paie doit se rappeler qu’il ne peut le faire sans l’accord du salarié. Par ailleurs, la sécurisation des informations contenues dans le bulletin et leur stockage (coffre-fort électronique) devra être sérieusement considérée et traitée. Dans ce domaine, il est recommandé aux entreprises souhaitant se convertir à la dématérialisation du bulletin de paie de faire appel à un prestataire extérieur, un stockage des données par l’entreprise pouvant s’avérer problématique pour le collaborateur en cas de départ ou de contentieux.

Tant que les systèmes social et fiscal français seront complexes, le bulletin de paie, même présenté de façon plus claire, continuera lui aussi de l’être. Le rapport Sciberras, en préconisant le passage au bulletin de paie dématérialisé pour toutes les entreprises, le reconnaît implicitement : c’est la dématérialisation qui est, à ce jour, l’action la plus porteuse de simplification pour les organisations. Qu’il s’agisse du bulletin de paie ou d’autres domaines, elle reste bien en cette rentrée 2015 un enjeu majeur pour l’avenir de l’entreprise... et celui de la fonction RH.

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