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anticipez les trois échéances-crh

Le train de la BDU est en marche ! Les grandes entreprises doivent d’ici le 14 juin se constituer une Base de Données Unique. Deux autres échéances importantes compléteront cette mesure dans les trois années à venir. Voici comment vous y préparer au mieux afin de ne pas rester à quai.

 

Loi de securisation de l’emploi, une seule loi pour 3 échéances

Dans quelques semaines entrera en vigueur une mesure importante issue de la Loi de Sécurisation de l’Emploi du 14 juin 2013 : la Base de Données Economiques et Sociales (BDES), communément appelée Base de Données Unique (BDU). Responsables RH, si ces données concernent majoritairement le département administratif et financier, votre rôle est également important pour les trois échéances qui attendent votre entreprise.

 

Echéance N°1 : 14 Juin 2014, BDU obligatoire pour l’année en cours

A partir du 14 juin, les entreprises de plus de 300 salariés devront mettre à disposition des Institutions Représentantes du Personnel (IRP) une base de données économiques et sociales. Elle regroupe l’ensemble des données chiffrées de l’entreprise sur l’année en cours, dans 8 domaines obligatoires.

2 d’entre eux concernent exclusivement la DAF:

. Les fonds propres, l’endettement et les impôts
. Les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe

La DRH, de son côté, doit travailler en équipe avec la DAF pour la constitution des 6 autres volets :

. Les données d’investissement social
. La sous-traitance (utilisée et réalisée par l’entreprise)
. Les activités sociales et culturelles
. Les flux financiers à destination de l’entreprise (aides publiques, réductions d’impôts, exonération de cotisations sociales, crédits d’impôts, mécénat)
. L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants
. La rémunération des financeurs (actionnaires et actionnariat salarié)

Ces deux derniers points nécessiteront chez certaines entreprises, l’accord et même la collaboration active du CODIR.

Harmonisation des données… et des services

Les responsables RH doivent donc œuvrer pour la mise en commun, l’harmonisation et la restitution claire de données à la fois issues de leurs services et des services financiers. Pour que ces données chiffrées soient clairement  utilisables par les IRP, elles doivent être accompagnées de notes explicatives mettant en lumière les grandes tendances de l’année dans les 8 domaines de la BDU.

 

Echéance N°2 : début 2015, ajout des données des deux années précédentes

La deuxième étape aura lieu en début d’année prochaine, à une date non déterminée à ce jour. Elle concernera, cette fois, l’ensemble des entreprises de plus de 50 salariés. Toutes devront renseigner les données de l’année en cours, mais aussi y adjoindre celles concernant les deux exercices précédents.

Une confidentialité à respecter

Or, certaines de ces données, collectées plus anciennement et utilisées le plus souvent dans le cadre d’échanges directs entre la DRH et les services financiers, peuvent être nominatives. Et l’apparition dans la BDU de telles données, comme par exemple la rémunération de tel cadre ou de tel dirigeant clairement identifié, enfreindrait les règles de confidentialité fixées par la Commission Nationale Informatique et libertés (CNIL). Afin d’être certain de la légalité de votre BDU en 2015, deux solutions s’offrent à vous :

. Mettre vous-mêmes ces données en conformité sous le contrôle de votre service juridique, puis les soumettre avant publication à la procédure d’audit de la CNIL. Mais le temps de réponse de cette dernière est à prendre en compte (au moins deux mois).

. Utiliser un module SIRH dédié à la BDU, pérenne ou temporaire (aussi nommé « quick and dirty »)  qui « nettoiera » vos données passées de leurs éléments nominatifs. Certains modules proposent aussi une double accessibilité aux documents : avec ou sans données nominatives, selon le service qui y a accès.

 

Echéance N°3 : 31 décembre 2016, substitution et prédiction

L’ultime échéance prendra effet le 31 décembre 2016. Elle ajoutera à votre Base de Données Economiques et Sociales une nouvelle obligation : le principe de substitution. La BDU englobera l’ensemble des déclarations que le service RH envoie de façon régulière et récurrente aux IRP, notamment :

. Le bilan social
. Le bilan trimestriel de l’emploi
. Le bilan financier
. Le bilan des accords
. Le rapport sur l’égalité homme-femmes, etc…

Votre base devra également inclure des données prédictives estimant les évolutions économiques et sociales de l’entreprise pour les trois années à venir.

 

Un SIRH dédié à la BDU deviendra indispensable

Après ces différentes étapes, cette « super-BDU » deviendra en effet, le vecteur unique et incontournable d’échanges des données de l’entreprise entre la DRH, la DAF et les IRP. Ces données seront plus souvent mises à jour, non plus de façon annuelle mais en fonction des événements, par exemple avant un rendez-vous social important.

Une utilisation partagée et plus régulière qui sonnera la fin des moyens de gestion traditionnels : tableaux de bord sous Excel ou programmes de Gestion Electronique des Documents (GED). Afin de ne pas être noyés sous les documents et sous les contraintes, vous ne pourrez éviter de vous équiper d’une solution SIRH qui puisse gérer les données de la BDU, idéalement accompagnée d’outils prédictifs. Beaucoup seront créés dans les mois qui viennent !

Constituer votre BDU nécessitera donc, d’ici le 14 juin et dans les trois années à venir, une collaboration accrue entre la DRH et la DAF, et des efforts opérationnels auxquels chacun doit dès maintenant être préparé. Mais après sa mise en place, vous profiterez pleinement de ses deux principaux avantages. D’une part un gain de temps conséquent dans la collecte des données, de l’autre davantage de transparence pour un nouveau partenariat avec les IRP. A vous ensuite de déterminer jusqu’où peut aller la transparence !