Même si les entretiens annuels se déroulent en leur absence, les responsables RH en sont les véritables pilotes. En amont comme en aval, voici cinq points majeurs sur lesquels leur rôle est essentiel.
Entretiens annuels des solutions pour une bonne contributions
Avec cette fin d’année arrivent les premières listes au Père Noël. Début 2014, ce sera au tour des bonnes résolutions, des étrennes et… des entretiens annuels. Réunissant le manager et le collaborateur, ils visent à savoir si les objectifs fixés ont été atteints. Les points forts du salarié et ses axes d’amélioration y sont ainsi relevés. S’ils n’entrent pas en jeu, les responsables RH apportent cependant une contribution décisive à l’évaluation des performances.
Préparer les informations RH nécessaires
L’action du responsable RH est tout d’abord indispensable lors de la préparation des entretiens annuels. Apporter toutes les informations utiles au manager sur le collaborateur avec lequel il va s’entretenir permettra en effet d’appréhender au plus juste son parcours professionnel, et évaluer sa contribution annuelle. Cela permettra également de mettre en perspective la relation manager/collaborateur.
En s’appuyant sur son SIRH et sa base de données RH, le responsable RH doit aussi recueillir et synthétiser les données initiales du collaborateur : date d’arrivée, responsabilités successives, formations suivies… L’accès à une fiche individuelle créée à partir de ces données sera utile au manager lors de l’entretien, l’éclairera sur les résultats constatés, et consolidera les possibilités d’évolution du salarié.
Informer le collaborateur
L’entretien annuel, surtout s’il s’agit du premier, peut générer des interrogations de la part des collaborateurs, et pour certains d’entre eux quelques angoisses. Il est du devoir du responsable RH de lever ces éventuelles incompréhensions, en leur rappelant les principaux buts de l’exercice, et insister sur ses vertus constructives : le manager n’est pas du tout là pour les piéger mais, au contraire, pour les écouter et les aider à travailler plus efficacement durant l’année à venir.
L’opérationnel RH doit pour cela aider chaque salarié à préparer son futur entretien, en utilisant les moyens modernes de communication : vidéos, infographies, intranet… Et leur délivrer ainsi des conseils pratiques sur les thèmes importants que le collaborateur devra évoquer, mais aussi comment les hiérarchiser et comment les amener dans la discussion avec leur responsable.
Coacher le manager
Le responsable RH a également une partition importante à jouer auprès du manager qui va mener l’entretien annuel. Si réaliser des entretiens individuels n’est pas dans ses habitudes, c’est à l’opérationnel RH de le guider pour qu’il développe lui-même sa bonne façon de mener l’entretien. Spécialiste de l’exercice, le RRH ne doit donc pas hésiter à donner au manager les bons conseils pour sa bonne organisation : gérer les silences, pratiquer l’écoute active, relancer le collaborateur, reformuler, être concret et factuel, etc.
Avant l’entretien annuel, la stratégie RH actuelle de l’entreprise et ses dernières évolutions doivent également être relayées par le responsable RH au manager. Des réponses pourront ainsi être apportées aux éventuelles questions RH du collaborateur, par exemple liées au développement de ses compétences ou à son parcours professionnel.
Assurer le suivi des entretiens
Une fois les entretiens annuels réalisés, il est aussi de la responsabilité du responsable RH d’assurer leur déploiement, leur suivi et leur traçabilité. D’abord en vérifiant que les entretiens ont bien concerné tous les managers mais aussi tous les collaborateurs, et en s’assurant que chacun en a bénéficié de manière égale et complète.
Le responsable RH doit aussi assurer ce suivi en réactualisant les supports, les SIRH et la base de données RH. Ces outils, régulièrement mis à jour, permettront aux managers de mettre ces entretiens en perspective, et préparer les prochains. Ils leur seront également utiles pour d’autres types d’entretiens éventuels : l’entretien professionnel, l’entretien de rémunération, l’entretien de mobilité ou l’entretien de fin de carrière.
Etre le garant de la confiance entre managers et salariés
Enfin, le responsable RH doit veiller à l’application de chacune des décisions prises lors de l’entretien annuel. Ainsi, si le collaborateur et son manager ont convenu d’une modification de la paie, d’une formation ou de nouvelles responsabilités, c’est au RRH de vérifier la mise en place de ces actions, dans les délais convenus.
La bonne application de ces résultats garantira la confiance entre le salarié et son manager.
D’autre part, la vision transverse du Responsable RH doit permettre de hiérarchiser et de mettre en perspective les données issues de l’entretien. Ces dernières deviendront alors une mine d’informations, qui pourra s’avérer utile pour optimiser les pratiques de management de l’entreprise.
La contribution du responsable RH agit donc de manière transitive et indirecte dans la préparation et le suivi des entretiens annuels. Même s’il n’est pas physiquement présent au moment de l’entretien, il en est le véritable chef d’orchestre. C’est pourquoi il doit être le véritable allié du manager, tous deux travaillant en HR business partner. De plus, les tendances relevées grâce à son expertise seront un bien précieuses pour le développement du « capital talent » de l’entreprise et de l’ensemble de l’organisation RH, leviers essentiels de sa croissance et de son rayonnement.
Julien PUECH