Vous est-il déjà arrivé de: - vous énerver à chercher désespérément quelque chose dans l’urgence ? - travailler ou vivre dans un environnement encombré où les documents s’accumulent sur les bureaux et où les gens s’agitent en tous sens ? - vous retrouver à court d’encre ou de papier d’imprimante au moment critique et ne pas trouver les recharges ?
La méthode 5S, une méthode made in Japan
Pour prévenir ces désagréments et bien d’autres, la méthode 5S a été mise au point au Japon et fait partie de la boîte à outils du Lean Management. Elle tire son appellation des premières lettres de ses 5 étapes constitutives en japonais et peut se traduire en français par l’acronyme ORDRE.
Les 5 étapes de la méthode ORDRE (5S) sont:
(Phase 1: améliorer)
Oter l’inutile (Seiri)
Débarrasser l’environnement de travail ou de l’espace de vie des choses inutiles
Ranger (Seiton)
Ranger rationnellement ce qui est utile et rendre évident l’emplacement normal de chaque objet
Dépoussiérer / Découvrir des anomalies (Seiso)
Nettoyer et inspecter les objets et l’environnement
(Phase 2: pérenniser les changements et mettre en oeuvre l’amélioration continue)
Respecter les règles définies et être Rigoureux
Encadrer et Encourager
Cette méthode peut s’appliquer au bureau, dans l’atelier ou au garage, à l’usine, dans la cuisine (restaurant), dans la salle de soins, à la maison, … Pleinement déployée, elle apportera les avantages suivants:
. Motivation des collaborateurs: meilleures conditions de travail, environnement de travail agréable, ergonomique, propre et bien rangé (évolution possible vers un environnement Feng Shui)
. Amélioration de la productivité: réduction des pertes de temps et d’énergie dues à des mouvements et déplacements inutiles (proximité et accessibilité des outils et du matériel utile)
. Amélioration de la qualité et prévention des risques: respect des délais, meilleure qualité de service (collaborateurs plus sereins, amélioration de l’image de l’entreprise et de la confiance des clients e.g. salle de soins ou hôtel bien rangé et propre), hygiène et sécurité
Etape 1: OTER l’INUTILE (Seiri)
Désencombrer ou l’art de savoir jeter …
Cette première étape commence par le recensement et le tri des objets, outils et matériels présents dans l’environnement de travail ou lieu de vie. L’objectif est d’abord de classer les objets en 2 catégories: utiles et inutiles.
Bien souvent, l’utilité de certains objets sera incertaine et un temps d’observation sera nécessaire pour mesurer l’utilité réelle de l’objet. On apposera alors sur ces objets un ‘post-it’ sur lequel on indiquera chaque utilisation (nom de l’utilisateur et date d’utilisation).
Schématiquement, tout ce qui ne sert pas au moins une fois par an sera jeté ou recyclé (attention toutefois aux objets saisonniers !). L’emplacement optimal des objets sera déterminé selon le principe de proximité fonction du degré d’utilisation, comme indiqué ci-dessous:
| Fréquence d’utilisation | Action et emplacement |
| Moins d’1 fois par an | Jeter ou recycler |
| Moins d’1 fois par mois | Archiver |
| Moins d’1 fois par semaine | Armoire / étagère (e.g. classeur de factures) |
| Moins d’1 fois par jour | Sur le poste de travail |
| Moins d’1 fois par heure | A portée de main |
| Au moins 1 fois par heure | Sur l’opérateur (e.g. carnet de note, stylo, mètre, …) |
Il faudra lutter contre l’attitude « Je le garde au cas où… » et prendre une décision ferme et courageuse :
. Est-ce que cela m’est utile ?
. Est-ce que je m’en sers ?
. Oui, alors je garde ! Non, alors je jette !
En cette période de bonnes résolutions de nouvelle année, si nous décidions de nous désencombrer et de contribuer ainsi à une nouvelle année plus sereine, plus efficace et plus sûre ?
Dans un prochain article, nous verrons comment bien ‘Ranger’ (deuxième étape du 5S – Seiton).