L’arrivée des médias sociaux et de la portabilité des supports chamboulent l’organisation et l’application des processus RH en place dans les entreprises : formation, recrutement, gestion de carrière… De façon générale, l’emploi et tous les domaines des ressources humaines nécessitant une communication entre les acteurs sont concernés. Pour bien s’adapter, questionnons-nous autour des possibilités de chaque outil et de la façon de les mettre à profit de façon pertinente.
Des outils accélérateurs
L’impact sur les processus en place se résume dans une histoire de réactivité. Jusque là, il existait des étapes avec des actions séquencées. Si A n’avait pas accompli sa tâche, B ne pouvait pas accomplir la sienne. Cela prenait un certain temps. Aujourd’hui, sans remettre totalement en question les processus, les outils de medias sociaux permettent une nette accélération.
La mobilité
Ce qu’il se passe
Avoir accès à l’information n’importe quand, de n’importe où… smartphones, tablettes, ordinateurs, la portabilité s’inscrit totalement dans les mœurs grâce à la facilité d’accès à ces outils mobiles. La totale adhésion dans le domaine privé voudrait donc que cela s’étende à la sphère professionnelle. Cette mobilité induit une circulation plus fluide de l’information parce que le collaborateur n’a plus besoin d’être physiquement sur son lieu de travail.
Ce qu’il faut faire
On peut imaginer utiliser un jour ces outils pour permettre une meilleure gestion de l’organisation et un accès simplifié des collaborateurs aux informations. En termes de formation par exemple, une grande entreprise disposant de sa propre université pourrait mettre à disposition de ses salariés le programme des formations via une application permettant au collaborateur de s’inscrire directement grâce à un smartphone. Attention cependant, ces supports nécessitent une adaptation du format du message, ce qui peut ne pas correspondre à toutes les informations.
Les réseaux professionnels
Ce qu’il se passe
LinkedIn et Viadéo (pour les plus connus en France) sont en passe de s’imposer comme de réels outils de développement professionnel. Y laisser son CV est devenu commun pour la majeure partie des acteurs pour qui Internet est le moyen d’exister professionnellement. Ces profils intéressent les recruteurs.
Ce qu’il faut faire
Bien que pas encore intégré de manière native dans les systèmes d’information actuels, tous réfléchissent à des moyens de récupérer ces mines d’information (import d’un CV pour éviter de ressaisir le sien, facilitation du chargement de son adresse de profil à mettre en pièce jointe…). Eléments clés dans le recrutement, la mise en relation des outils de gestion avec ces réseaux professionnels est une voie de développement à surveiller.
Les réseaux type IM
Ce qu’il se passe
Qui n’a jamais reçu de « ping » parce qu’il ne répondait pas au téléphone ?
Ces habitudes dérivées des MSN et autres messageries instantanées répondent à un besoin d’immédiateté de l’information. Tout comme un Twitter, les messages sont courts et immédiats.
Ce qu’il faut faire
Relayés et mis en place grâce à des applications maitrisées par les équipes informatiques, leur mise en place en interne nécessite un accord de principe sur des règles de déontologie commune. Peu utilisés dans les systèmes mis en œuvre pour gérer les RH, ces outils ont leur place plus comme vecteur d’information que comme inscrit dans une logique de processus. Même si parfois ils permettent notamment en formation d’interagir plus facilement avec des professeurs éloignés.
Les réseaux type blogosphère
Ce qu’il se passe
Les entreprises sont conscientes de l’intérêt de ces outils pour de la communication externe, pour toucher des consommateurs, voire même des candidats.
On voit petit à petit émerger des experts des réseaux sociaux de manière générale en interne. Ces derniers ont émergés avec l’arrivée des blogs qui nécessitait une réactivité dans l’échange avec les internautes. Aujourd’hui, les blogs sont plutôt utilisés pour communiquer sur un évènement en particulier, créer un univers qui permettra de créer du « buzz ». En interne, l’impact n’est pas encore complètement défini. Certains ont essayé de mettre en place des « usines à blog » qui ont généralement facilité l’échange autour de sujets sociaux mais peu ont réussi à l’imposer comme un outil de travail.
Ce qu’il faut faire
« Réseauter » est désormais un terme commun pour la communication en général. Par rapport aux RH, ces outils ouverts à la discussion permettent de saisir « la température interne » de l’entreprise, ils peuvent venir en complément des études annuelles qui permettent de détecter les points d’amélioration souvent managériaux. Il faut pour cela être ouvert à la critique et avoir la volonté de mettre en place des plans d’action.
Ce qu’il se passe
Plutôt que d’aller chercher l’information, elle nous parvient directement via une plateforme connectée et alimentée en permanence. Twitter se distingue de l’e-mail par l’inscription : l’utilisateur choisit de recevoir une masse non négligeable d’informations. Contrairement au mail, il est non seulement demandeur mais la limite du nombre de caractères lui garantit une information courte et donc très rapidement lisible.
Ce qu’il faut faire
L’utilisateur prend l’habitude d’être alimenté en informations courtes et immédiates (on renseigne une humeur, un fait). Même s’il n’existe pas encore de système de type Twitter en interne, il est possible de s’approcher de ce principe d’information en temps réel, via un intranet proposant des flux RSS. Le salarié est ainsi en contact constant avec son entreprise et ce qu’il s’y passe à condition que l’actualité interne soit riche (nominations, variation de la cotation boursière… existe-t-il en ressources humaines suffisamment d’évènements pour en informer dans l’instant l’ensemble des collaborateurs ?).
Ce qu’il se passe
Ce réseau social reste dans l’esprit des individus (et notamment des candidats), un élément de la sphère privée, ce qui rend compliquée son utilisation de la part des entreprises. Certaines ont essayé de reproduire ce principe de pages « personnelles » en interne mais peu sont parvenues à les rendre pertinentes et donc à faire adhérer leurs collaborateurs qui ne voyaient pas pourquoi partager des informations personnelles dans leur entreprise et sinon quoi y partager.
Ce qu’il faut faire
Utiliser intelligemment l’outil en étant conscient qu’il s’agit d’un biais de communication puissant. La bonne pratique consiste donc à proposer une page sur le réseau Facebook à laquelle le membre adhérera ou non de façon complètement libre. En termes de sourcing par exemple, il s’agira de dire aux candidats potentiels : « voilà l’information, je serai dans ton école à tel moment, libre à toi de venir ou de faire circuler. » Elle servira à relayer des informations généralement « évènementielle » (présence sur un salon, business game…). Libre à lui de relayer ou non l’information en l’important sur son mur ou en y laissant un commentaire. L’idée est d’éviter à tout prix d’être trop intrusif.
Tous ces modes de communication font appel à de l’écrit ou permettent le partage de vidéos mais l’avenir du temps réel est également dans l’image, la capacité à converser en direct de visu. La vidéo a donc un rôle essentiel pour gagner du temps, éviter de se déplacer. La formation a déjà développé ce principe (e-learning), le recrutement est en cours (les entretiens par visio conférence) mais les autres domaines comme la gestion des compétences, les évaluations annuelles… ne font pas encore appel à ces technologies. Le deuxième axe de développement sera l’intelligence dont ces outils feront preuve : mémoriser, retranscrire, analyser pour faciliter le partage, l’accès ou la diffusion de la bonne information et auprès de tous les publics. Bref, l’accessibilité reste encore à développer pour favoriser la bonne application des processus RH.