La transformation digitale est pleine de promesses pour les RH, mais elle peut aussi être une source de déceptions, si elle est mal préparée et enclenchée. Voici nos conseils pour l’exploiter à la hauteur de ses possibilités.
Les entreprises basculent peu à peu dans le tout numérique. Pour elles, c’est un gage d’efficacité, mais aussi un enjeu stratégique, dans un contexte marqué par des contraintes légales nombreuses, des politiques RSE de plus en plus exigeantes, et la généralisation du télétravail.
Si de plus en plus d’entreprises digitalisent leurs processus et leurs documents, c’est d’abord pour respecter un nombre croissant d’obligations légales, qui leur demandent de fournir de multiples indicateurs. À titre d’exemple, elles doivent fournir à leurs CSE une BDES (base de données économiques et sociales) contenant des informations sur les investissements, l’égalité professionnelle, les fonds propres, ou encore la rémunération des salariés et des dirigeants. Dans cette optique, les organisations doivent consolider un maximum de données ; en particulier celles liées aux RH, qui ont longtemps été au format papier, donc peu exploitables.
La dématérialisation s’inscrit aussi dans le mouvement du “zéro papier”, pour des raisons écologiques : selon l’Ademe, les entreprises françaises produisent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année, sachant qu’une tonne équivaut à la déforestation de 17 arbres. En outre, de plus en plus d’entreprises réduisent leur utilisation du papier pour des raisons économiques : la dématérialisation permet de réduire les coûts de traitement des documents ; en particulier tous ceux liés aux collaborateurs (contrats de travail, avenants, bulletins de salaires), stockés pendant des années dans des armoires.
La généralisation du télétravail, provoquée par la crise du Covid-19, a renforcé cette tendance. Dans une étude récente, Xerfi Precepta observe ainsi que la transmission des documents RH (paie, mais aussi entretiens annuels) et administratifs aux collaborateurs étant de plus en plus difficile avec le travail à distance, “les entreprises ont mis les bouchées doubles en 2020 pour migrer vers le numérique”. Le cabinet note aussi que dans le sillage de la pandémie, “la rationalisation des coûts par la dématérialisation des documents devrait prendre une importance particulièrement stratégique” au sein des organisations.
Dans un contexte de guerre des talents où fidéliser est devenu le maître mot, reste enfin la nécessité d’apporter aux RH et aux salariés un meilleur service, offrant plus de traçabilité, plus de réactivité dans le traitement des demandes, plus d’analyse, et un meilleur suivi de l’individu. La digitalisation des processus permet ainsi de mieux répondre aux besoins des collaborateurs en matière de développement de carrière, et ainsi de les retenir dans l’entreprise.
Une digitalisation pleine de promesses pour les RH
C’est dans ce contexte que les projets de SIRH ont explosé ces dernières années. Pour les ressources humaines, la digitalisation consiste d’abord à dématérialiser les processus liés à la paie et à la gestion administrative du personnel, afin de permettre aux gestionnaires RH de dégager du temps pour se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Moins administrative, elle peut se consacrer davantage au développement des collaborateurs. Digitaliser toutes les informations dans des outils permet ainsi de réaliser un pilotage très précis du parcours des salariés (carrière, évolutions de salaire…), et de leur faire des projections le plus adaptées possible à leurs situations.
Pour les RH, l’enjeu de la digitalisation (via un SIRH) est donc majeur : dématérialiser leur permet de fluidifier les process, d’être plus agiles et réactifs, et de se recentrer sur le cœur de leur métier (1). La transformation digitale offre aux RH la promesse d’optimiser leur fonction et de la rendre beaucoup plus stratégique. En accompagnant davantage le développement des collaborateurs, ils accompagnent aussi mieux le développement de l’entreprise.
La dématérialisation est un défi stratégique pour les dirigeants : s’ils veulent développer leur société, ils doivent développer leurs collaborateurs, donc permettre aux professionnels des ressources humaines de les suivre au mieux. Ce qui passe par la digitalisation et la centralisation de tous les processus dans un SIRH. En pilotant au plus près les données liées aux collaborateurs, les RH peuvent faire des rapports précis à la direction et permettre de dégager des axes de développement business.
Enfin, il s’agit d’un levier important pour améliorer la marque employeur. Tendre vers le zéro papier contribue ainsi à donner une bonne image à l’entreprise et à engager davantage les salariés, de par l’impact environnemental positif de la dématérialisation, et l’image de modernité du numérique.
Procéder par étapes pour éviter les déceptions
Mais si la transformation digitale présente de nombreuses promesses, elle peut être aussi source de déceptions pour les entreprises. Effectivement, certaines solutions sont encore perfectibles afin de répondre au mieux aux besoins des clients . Notamment par leur manque de souplesse avec des fonctionnalités qui demandent des développements spécifiques pour coller à l’organisation du client, mais qui s’avèrent trop complexes à concevoir. Attention, donc, à bien clarifier et à formaliser vos besoins et vos attentes, à simplifier et harmoniser vos règles et procédures afin de vous rapprocher des standards du marché et assurer que la solution qui sera livrée correspondra à ce qui était vendu.
L’autre source de déception concerne les freins culturels au changement, en interne. Certains collaborateurs continuent d’avoir des réticences à l’idée de changer leurs habitudes, de tout stocker en ligne et d’utiliser des outils numériques pour transmettre des informations RH. D’autres peuvent également être réfractaires à la digitalisation dans son ensemble.
Pour mettre en place un projet de transformation digitale réellement efficace, les dirigeants et les DRH devront sensibiliser et communiquer avec finesse sur les avantages de la dématérialisation (pour les salariés comme pour toute l’organisation). Au-delà de la sensibilisation, les RH gagneront à organiser des sessions de formation pour des référents (managers, mais aussi collaborateurs) qui déclineront ensuite ce qu’ils ont appris à toute la population de l’entreprise. Une digitalisation RH réussie nécessite ainsi d’accompagner le changement en impliquant l’ensemble des parties prenantes de la société.
Pour tirer véritablement parti de la transformation digitale sur le plan RH, il faut donc procéder par étapes lors de sa mise en place. D’abord, bien se renseigner sur le marché et la cartographie SIRH à mettre en place (en fonction de la taille de votre entreprise et de vos attentes), puis challenger les éditeurs afin de choisir la bonne solution.
Ensuite, s’il s’agit de démarrer un projet développement RH (formation, recrutement, entretien), bien formaliser les processus en amont ; et dans le cas d’un projet global de transformation, sécuriser en premier lieu la gestion administrative et la paie, qui en seront le socle.
Enfin, laisser aux salariés le temps de s’approprier les outils et le projet de décentralisation des processus RH. Pour cela, il faudra avant tout impliquer les managers, mais aussi certains collaborateurs. Ils feront office d’ambassadeurs auprès de leurs collègues, et impulseront une transformation douce, car issue des salariés eux-mêmes.
(1) La transformation digitale permet aussi de faire gagner du temps aux managers, qui passent une grande partie de leur temps sur des tâches RH.
