Symboles de la nouvelle économie, les Startup RH sont de plus en plus nombreuses et proposent toujours plus d'innovations. Quels sont les modes de collaboration entre ces jeunes entreprises et leurs clients ? Du choix à la relation client, en passant par les phases de mise en œuvre, quels sont les points de vigilance à retenir avant de se lancer avec une startup ? Découvrez, à travers notre retour d'expérience, comment bénéficier au mieux de cette collaboration en trois phases.
Les phases amont : approche commerciale et choix du partenaire
Trois ans après la première édition de notre cartographie des startups digitales, innovantes, en croissance, qui portent des sujets autour des Ressources Humaines, plus de 140 startups y sont aujourd’hui répertoriées. La cartographie n’a pas pour objectif d’être exhaustive, mais d’illustrer le dynamisme de ce marché. Ces startups visent des prospects similaires, et prennent souvent leur bâton de pèlerin (et leur téléphone) pour démarcher les fonctions Ressources Humaines des entreprises, qui se trouvent sur sollicitées.
Comment s’y retrouver sur ce marché ?
D’abord, bien cibler son besoin. Il est indispensable de définir si l’on souhaite faire appel à une startup pour compléter l’offre de son SIRH sur une spécificité non couverte, ou pour couvrir tout un domaine fonctionnel, ou encore dans l’unique but d’innover et de se démarquer de la concurrence. Ensuite, les nombreuses publications disponibles, les prix et récompenses, la présence d’investisseurs, sont autant d’éléments qui permettent de s’assurer de la fiabilité des startups auxquelles on souhaite s’adresser.
Enfin, pour choisir parmi les startups identifiées, une approche Proof Of Concept est conseillée. Les appels d’offre « classiques » avec liste de fonctionnalités à compléter, grille technique, grille de présentation de la société avec chiffres d’affaires et effectifs sur les 3 dernières années sont à éviter ou à simplifier : les entreprises consultées sont jeunes, n’ont pas forcément ces éléments ou ne les mettent pas en valeur, et elles n’ont pas l’habitude de répondre à ces formats standardisés. Le Proof Of Concept permet de demander à ces startups de réaliser des maquettes suivant les besoins de l’entreprise, qui seront mises à disposition et testées. Une bonne façon d’identifier les startups agiles, capables de s’adapter aux besoins, et d’échanger aussi bien avec les fondateurs qu’avec les développeurs le cas échéant.
La phase projet : co-construction et souplesse
Une fois le contrat signé entre la startup et l’entreprise, les phases de développement peuvent commencer. Si le produit tel qu’il est vendu ne correspond pas aux besoins de l’entreprise et que la startup s’est engagée à le faire évoluer, un travail de co-construction est initié entre les parties.
Attention, si la startup est par nature agile, les entreprises qui les sollicitent ne le sont pas toutes. Il devient alors nécessaire pour les commanditaires de savoir faire des concessions, d’accompagner les équipes de la startup dans la compréhension fine du besoin afin que ces projets réussissent. Les entreprises, habituées à travailler avec des éditeurs SIRH très structurés, doivent veiller à trouver le bon équilibre entre faire développer l’ensemble de leurs besoins spécifiques au risque de mobiliser toutes les équipes de la startup, et permettre à cette startup de continuer à se développer auprès d’autres clients pour sécuriser sa viabilité.
Le produit étant en développement, il est conseillé de commencer à le déployer sur une partie de l’organisation avant d’en organiser sa généralisation. Cette phase Pilote va permettre de valider les développements réalisés, de s’assurer de la fiabilité de l’outil et de la capacité de la startup à monter en charge sur une volumétrie plus importante.
Au-delà du travail quotidien avec la startup pour faire atterrir le projet dans le périmètre défini lors de la contractualisation, les aspects financiers sont à adapter à la taille de la structure. Les négociations avec les éditeurs installés peuvent permettre aux entreprises de ne payer des licences qu’une fois le projet finalisé, avec des délais de facturation importants. Pour une startup en développement, dont le fonctionnement va dépendre en grande partie de ce contrat, une facturation régulière avec des délais de paiement courts lui permet de sécuriser son développement et ses équipes.
La phase aval : support, relation client et communication
Une fois le projet terminé et le produit à disposition des collaborateurs ou des candidats, le travail collaboratif avec la startup doit continuer. Les équipes qui composent les startups sont par définition peu nombreuses ; le nombre d’utilisateurs de la solution quant à lui devient de plus en plus important à mesure que les entreprises mettent cette nouvelle solution à disposition de leur collaborateurs/candidats. Il est nécessaire de s’assurer de la capacité des équipes à prendre en charge le support des utilisateurs, ou d’organiser les relais internes qui permettront de remonter les demandes/bugs à la startup et de gérer les priorités. La collaboration doit ainsi être imaginée sur un temps long, et pas uniquement dans la phase de développement du produit.
Dernier point qu’il faut anticiper, dans ce travail collaboratif, il est important pour la startup de pouvoir communiquer sur le travail réalisé afin de se développer. Le client peut donc être sollicité pour un témoignage, pour répondre à une prise de références ou pour être cité sur le site de la startup. Si le travail réalisé avec la startup est satisfaisant, jouer ce rôle d’ambassadeur pour son développement est bénéfique pour la startup mais aussi pour l’entreprise qui se verra valorisée et bénéficiera des évolutions apportées par les nouveaux clients.
Par Jennifer Tauzia – Senior Manager
A propos de l’auteur : Jennifer Tauzia est Senior Manager au sein de ConvictionsRH. Depuis 2017 elle est également responsable du bureau de Bordeaux. Experte en Transformation RH et Change Management, Jennifer Tauzia pilote l’initiative Startsystem, dédiée à l’étude et la connaissance de l’ecosystème startupRH.
