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Les 5 raisons de mettre en place un core RH | ConvictionsRH

Le Core RH permet de s’appuyer sur des données actuelles, mises à jour automatiquement et donc d’avoir les bonnes informations au bon moment sur lesquelles appuyer ses décisions.

De l’anglais “core” signifiant “noyau” ou “coeur”, le Core RH (aussi appelé Core HR avec l’acronyme anglais) est le raccourci marketing d’une solution de WFA (WorkForce Administration ou module de gestion administrative en bon français), un module socle pour tous les processus RH et, plus globalement, un référentiel employé (cela quelle que soit la typologie du contrat de travail : CDI, intérim, sous-traitance …).

Outil de choix pour mettre en place une politique de workforce planning ambitieuse, inégalable en termes de collectes d’informations, le Core RH est un véritable atout pour les organisations, particulièrement en période de crise puisqu’il apporte sérénité face à l’avenir et permet de replacer l’humain au coeur de l’organisation. 

Pourtant, nombreuses sont les organisations qui hésitent encore à passer le pas et à le mettre en place. Alors, pour finir de vous convaincre, ConvictionsRH vous présente les 5 bonnes raisons de le mettre en place. 

 

1. Le Core RH est un outil unique pour prendre des décisions et piloter son activité 

Formidable outil de collecte d’informations, le Core RH permet de s’appuyer sur l’ensemble des données des collaborateurs et de l’organisation en temps réel, et donc de disposer des informations nécessaires à la prise de décisions au moment opportun. 

Ainsi, la centralisation de la donnée RH au niveau international comme fonctionnel permet de faciliter et d’améliorer le reporting, mais aussi la gestion des indicateurs clés de performances (KPIs) avec, notamment, la capacité à gérer les équipes transverses ou à croiser les données de plusieurs domaines RH. 

Par ailleurs, cet accès à l’information permet de mettre en perspective ses objectifs business avec la situation actuelle de l’entreprise et, in fine, de prendre des décisions en adéquation avec les réalités de l’organisation. Cela grâce à la gestion de toutes les typologies d’organisations (géographique, juridique, financière, fonctionnelle, hiérarchique, matricielle) ainsi que la gestion des postes. 

Enfin, disposer de l’information en temps réel sur vos collaborateurs et votre organisation permet de piloter les effectifs (en nombre et en équivalent temps plein), de gérer les postes vacants, les externes et la masse salariale globale. 

 

2. Le Core RH permet de simplifier et d’harmoniser ses processus et pratiques RH 

Quand on est une entreprise internationale, harmoniser ses processus et ses pratiques RH relève souvent du casse-tête. Entre les différences de législation, de rémunération, de culture entre les différents pays (et cela sans même parler des différences d’activités), la direction des ressources humaines peut vite se retrouver à s’arracher les cheveux. 

Au fait de devenir le chauve, le Core RH constitue une alternative plus qu’efficace. La collecte et la mise à jour de toutes les données de chaque entité constitue une base de travail inestimable pour réussir à définir une organisation commune avec des modes de gouvernance, des référentiels, des processus et un vocabulaire commun à tous – tout en laissant la possibilité aux filiales locales d’avoir ses propres modes opératoires et règles de gestion métier. Qui dit Core RH ne dit pas forcément 100% d’harmonisation. La convention veut qu’il y ait un ratio de 80% d’harmonisation des processus et 20% de spécifique mais, comme toute règle, celle-ci est faite pour être brisée ! À chaque organisation de décider ce qui lui convient le mieux tout en prenant en compte la complexité de la maintenance et l’organisation RUN induite.  

Sachez tout de même qu’en cas de fusion ou d’acquisition, avoir des données et des processus RH harmonisés peut se révéler un être un vrai atout.

Enfin, au-delà d’une harmonisation de l’entreprise, le Core RH permet également d’améliorer l’expérience utilisateur en limitant le nombre de solutions RH et de portails managers et collaborateurs . L’idée ? Avoir un seul et même outil qui permet à chaque collaborateur de gérer ses données personnelles,  de consulter ses soldes, de poser ses congés, mais aussi de consulter l’organigramme, de contacter ses pairs, de piloter ses objectifs et sa performance et, même, d’exprimer ses besoins en formation ou encore de consulter les offres d’emploi interne et d’y postuler. 

De même, la mise en place d’un Core RH et des ses modules complémentaires – tout en harmonisant les processus RH – permet de proposer une expérience collaborateur unique dans l’ensemble des entités de l’organisation. Et, donc, de faciliter l’intégration dans les nouvelles équipes lors de mobilité interne, puisque les processus et outils RH restent globalement les mêmes.   

 

3. Le Core RH contribue à responsabiliser le collaborateur sur le développement de sa propre carrière 

Vous l’avez bien compris, le Core RH est aussi un module de choix pour la gestion des talents – une thématique cruciale pour les organisations. 

En leur donnant accès à l’ensemble de leurs informations RH sur un outil unique (selon les modules déployés) et, en décentralisant la saisie d’information auprès des détenteurs de l’information (collaborateur, manager ou RH de proximité selon les cas), vous permettez à vos talents de devenir les acteurs de leur développement. Vous leur donnez l’opportunité de suivre toutes les données les concernants à un seul et même endroit, de savoir où ils se situent dans l’organisation et quelles étapes ils doivent encore gravir. 

En effet, les modules de gestion des carrières des Core RH proposent des fonctionnalités avancées permettant de faciliter la gestion des carrières, notamment en termes de composition d’équipes projet ou dans le cadre de mobilité interne. 

Du côté des RH et des managers, le Core RH permet de transformer leur rôle, de mieux suivre le développement de chaque collaborateur, de les accompagner plus précisément et de leur proposer les bonnes formations au bon moment. Trop souvent, nous avons tendance à dissocier les données administratives des données de développement d’un salarié. C’est une erreur. Dans les décisions, l’entretien annuel d’un collaborateur est certes clé, mais son historique de carrière, son positionnement en termes de rémunération ou les formations qu’il a suivi le sont tout autant.  

 

4. Le Core RH va de pair avec la digitalisation de la gestion des RH au sens large

Le Core RH, c’est également avoir accès à toutes ses données RH, peu importe où l’on se trouve. 

Et qui dit “digitalisation” dit “automatisation”. Avec le Core RH, vous réduisez drastiquement le temps passé à saisir manuellement chaque information ! Chaque donnée est entrée une fois, et une fois seulement, dans le système qui se charge par la suite de la transférer vers tous les autres SI. À chaque fois que celle-ci est modifiée, elle l’est partout. 

En effet, le Core RH a vocation à être “maître” non seulement sur les paies locales mais aussi sur les autres outils IT tels que l’Active Directory, le bus de données, les outils d’IAM, les ITSM … Cela représente donc une formidable opportunité d’optimiser votre SI et de mieux gérer les processus d’entrée et de sortie, notamment en ce qui concerne le matériel mis à disposition, l’identité digitale  et les accès aux outils informatiques.  

Un autre mot allant de pair avec “digitalisation” ? “Dématérialisation” ! Vos documents RH sont générés directement depuis votre Core RH ou WFA et vous n’avez même pas besoin de les imprimer. Vous pouvez tout simplement les signer électroniquement puis les archiver, soit dans les coffres-forts numériques de chacun des salariés pour les documents les concernant, soit via d’autres outils de stockage. Un gain de temps, de papiers et d’espaces (vous pouvez dire adieu à votre collection de classeurs). 

 

5. Le Core RH permet de sécuriser ses données RH 

Choisir de mettre en place un Core RH, c’est aussi faire le choix de sécuriser ses données RH (bien plus qu’un document excel – avec toutes ses qualités – ne pourra jamais le faire) en un seul et même endroit (plutôt que de multiplier les systèmes d’information hétérogènes) et donc de faciliter la gestion de la confidentialité des données au sens large. 

De même, les solutions Core RH proposent des services et des politiques de gestion de la sécurité qui répondent aux normes et standards du SaaS (Software as a Service).  

À titre d’exemple, l’application va crypter vos données avant de les stocker dans des bases de données, et chaque entreprise bénéficie de sa propre clé d’encryptage ce qui rend le hackage extrêmement difficile. Par ailleurs, la communication entre les data centers (hébergés en Europe en accord avec les RGPD) se fait via VPN – afin de réduire encore plus le risque de fuite. 

De plus, avec le Core RH, vous pouvez mettre en place un paramétrage fin des droits et accès et décider de quelles informations sont visibles par qui, en fonction des postes,  des grades, des zones géographiques, et des organisations … et tout cela dans le respect des exigences en matière de protection des données personnelles. 

Par ailleurs, ces solutions Core RH sont capables de tracer et d’historiser les connexions, les intrusions et toutes modifications réalisées et, donc, de faciliter in fine les contrôles. 

Enfin, la mutualisation en mode SaaS de ces infrastructures permet d’avoir les meilleurs experts et de bénéficier des derniers standards en matière de sécurité et compliance.

 

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