Autrefois, on conservait ses biens les plus précieux dans un coffre-fort quasi imprenable. Mais à l’heure du tout numérique, comment conserver ce qui, par définition, n’est pas matériel ? La réponse est simple : dans un coffre-fort numérique ! Dans les faits, vous êtes nombreux à en posséder un, sans forcément le savoir grâce … à votre bulletin de paie !
En effet, depuis le décret du 16 décembre 2016, les employeurs peuvent dématérialiser les bulletins de paie, sauf refus express du collaborateur. Or, pour stocker ces bulletins de paie, les RH et les comptables ont dû s’allier avec les informaticiens pour créer des coffres totalement digitalisés.
Ces véritables chambres-fortes numériques présentent de nombreux avantages aussi bien du côté collaborateur, que du côté employeur. Pourtant, trop peu savent qu’ils existent ou osent l’utiliser. ConvictionsRH dresse pour vous les avantages de ces coffres-forts 100% digitaux.
Définition : un coffre-fort numérique, qu’est ce que c’est ? Et qu’est-ce que ce n’est pas ?
Un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique est un service en ligne qui permet d’archiver, de consulter et de protéger tous les documents qu’on y a déposés. Attention toutefois, il existe de nombreux services en lignes qui permettent de stocker des documents mais qui ne sont pas des coffres-forts (parmi les plus connus Google Drive, Dropbox, etc.).
Comme l’explique la CNIL : « les services dits de coffre-fort numérique doivent garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées et impliquer la mise en œuvre des mesures de sécurité […] Le fournisseur du service ne doit pas être techniquement en mesure d’accéder au contenu d’un coffre-fort, ni à ses éventuelles sauvegardes, sans le consentement exprès de l’utilisateur concerné. […] Un service qui ne répondrait pas à ces critères et aux mesures décrites ci-après est un simple espace ou service de stockage numérique».
Autrement dit, quand on parle de coffre-fort électronique, on parle de services sécurisés et propres à l’utilisateur.
Les avantages pour vous, collaborateurs :
- Un endroit totalement sécurisé – Comme vu plus haut, les conditions à remplir pour être un CFN (coffre-fort numérique) sont très précises, particulièrement concernant la sécurité. Ainsi, les données sont chiffrées, l’authentification est obligatoire et dite “forte” (envoi de SMS, mot de passe à usage unique…) et le journal des activités ainsi que la traçabilités des activités sur le coffre-fort sont des composantes obligatoires.
Ce que ça veut dire : vos données sont totalement sécurisées et protégées par la loi et les fournisseurs.
- Un coffre-fort totalement privé et personnel – ce n’est pas parce qu’il est mis en place par votre entreprise que celle-ci a accès aux documents et données présents sur votre CFN. De même, les informations s’y trouvant son chiffrées pour l’entreprise en charge de la maintenance de votre coffre-fort. Tout son contenu est donc totalement et strictement personnel et confidentiel. Cela constitue une obligation légale.
Toutefois, vous pouvez permettre à des tiers d’accéder à l’ensemble ou à un seul document présent sur votre CFN pour une durée déterminée ou non.
Ce que ça veut dire : vous êtes les seuls maître de votre coffre-fort, vous définissez qui peut y avoir accès, à quoi et pour combien de temps.
- Tout, tout de suite, partout, pour toujours – avec le coffre-fort numérique, vous emmenez tous vos documents partout avec vous, à portée de votre mobile et cela pour (presque) toujours ! En effet, légalement votre employeur a l’obligation de vous laisser à disposition ce coffre-fort sur une durée de 50 ans ou jusqu’à l’âge maximal de la retraite augmenté de 6 ans c’est à dire 75 ans. Et cela même si vous quittez l’entreprise entre temps.
Ce que ça veut dire : en voyage, au travail, dans la queue de la mairie, au supermarché, vous avez toujours les bons documents sur vous. Plus besoin de pense-bêtes pour se souvenir de prendre le justificatif de domicile ou son certificat médical !
- Libéré, délivré, vous ne rangez plus jamais (et ne perdrez plus jamais rien) – avec le coffre-fort numérique, vous pouvez paramétrer vos préférences pour que tous vos documents déjà numérisés (factures, impôts, bulletin de paie) soient classés directement dans le dossier qui lui correspond. Et, en ce qui concerne les documents version papier, libre à vous de les scanner pour les y ajouter.
Ce que ça veut dire : adieu trieurs, classeurs et chemises. Avec le CFN vous rangez et classez tous vos documents à un seul endroit de manière quasi automatisée. Plus de pertes de documents et plus de risques de les voir détruits lors d’un incendie ou un dégâts des eaux.
Les avantages pour vous, entreprises :
- Un gain économique – sans parler des gains qu’entraînent la dématérialisation de la paie, le coffre-fort numérique est une source d’économies. En effet, non seulement, il permet de gagner de la place mais il économise aux agents du temps de classement et de recherche des documents.
Ce que ça veut dire : avec le CFN vous faîtes des économies grâce à la dématérialisation de la paie mais aussi grâce à la mise en place du coffre-fort lui-même.
- Un outil pour améliorer sa marque employeur – Que vous soyez une agence digitale ou une entreprise de BTP, la mise en place d’un coffre-fort numérique constitue une vraie force pour sa marque employeur. En effet, à l’heure où tout le monde possède des smartphones, cela peut être vu comme un positionnement fort : celui d’une entreprise qui vit avec son temps et cherche à faciliter le quotidien de ses collaborateurs. Donc, ne vous en privez pas !.
Ce que ça veut dire : le CFN est un outil puissant pour attirer de nouveaux talents et retenir ceux déjà présents au sein de l’entreprise et cela, peu importe votre secteur !
Vous l’aurez compris, le coffre-fort numérique est un formidable outil à la fois du côté des collaborateurs et des entreprises. Malgré tout, lors de sa mise en place, les collaborateurs réagissent de manière différente. Deux catégories : les partisans du tout numérique et de l’entrée de la société dans l’ère digitale avec la mise en place d’un (nouveau) SIRH et la seconde, les plus réticents au début qui finissent par céder grâce à une conduite du changement digne de ce nom. Le CFN est donc formidable, à condition, bien sûr de bien savoir en parler !
Chez ConvictionsRH, nous vous accompagnons dans vos transformations digitales en gardant toujours en tête le coeur de notre métier : l’humain. Découvrez nos offres.
