Les raisons les plus courantes d’externaliser sa paie sont connues : réduction des coûts, recentrage ou flexibilisation de l’organisation RH. Des motivations souvent porteuses de clichés, alors que l’outsourcing recèle des trésors bien cachés que nous allons vous révéler...
Externalisation de la paie : entre clichés et vérités
La paie est toujours l’activité RH la plus externalisée, devant la gestion de la formation, le recrutement, l’administration du personnel ou la gestion du temps et des activités. S’il existe, dans l‘externalisation RH, des pièges à éviter, les raisons de franchir le pas peuvent paraître évidentes. Mais gare aux clichés !
1er cliché : « l’externalisation de la paie réduit les coûts de ma fonction paie de 30% »
L’économie promise par les prestataires est réelle, n’en doutons pas. Ils réalisent eux-mêmes un ensemble de tâches initialement gérées au sein de l’entreprise externalisatrice par des personnes différentes :
. Collecte des données de paie
. Saisie des éléments variables
. Contrôle et édition des bulletins de paie
. Gestion des déclarations sociales
. Etc…
Les prestataires proposent une approche économique par les coûts complets. Cette démarche augmente de façon scientifique mais souvent trompeuse les bénéfices potentiels de l’outsourcing de la paie. Si une assistante d’une filiale réalise des saisies de congés pour 10% de son activité, l’externalisation double son coût pour l’entreprise : vous la rémunérerez autant et payerez aussi le prestataire. Le coût lié à l’externalisation elle-même (envoi des informations, reportings, suivi du prestataire, …) est aussi souvent passé sous silence.
2ème cliché : « l’externalisation de la paie recentre ma fonction RH vers des activités à plus forte valeur ajoutée »
Beaucoup de responsables RH expliquent se libérer de la paie pour se consacrer à des activités plus bénéfiques pour la fonction RH, et à valeur ajoutée pour l’entreprise : gestion des carrières, développement des compétences, pilotage social, etc.
En réalité, l’externalisation est souvent décidée par la direction générale, voire le siège de la maison-mère, pour des raisons financières de globalisation et d’harmonisation au niveau international. Les DRH se retrouvent devant le fait accompli, exécutant une décision qui aurait pu être une opportunité pour eux, si elle avait été anticipée.
3e cliché : « l’externalisation de la paie rend plus flexible mon organisation RH »
Vous pouvez enfin penser que la flexibilité de votre prestataire vous permettra de lui confier, quand vous le voulez, n’importe quelle tâche liée à l’établissement de vos bulletins de salaire ou vos déclaratifs mensuels. L’outsourcing simplifierait donc grandement votre organisation RH.
Dans les faits, les bénéfices de l’externalisation nécessitent une prestation cadrée, avec des processus le plus souvent contraignants. Par exemple, les données servant à élaborer une fiche de paie doivent être fournies avant le 15 du mois précédant, selon des modalités très rigides (fichier Excel, formulaire web,…).
Ces clichés liés à l’externalisation de la paie ont la vie dure. Ils occultent de vrais avantages, plus dissimulés, de confier votre paie à un prestataire extérieur.
1ère vraie raison : je ne réduis pas mes coûts, je les sécurise
Si vos coûts complets ne baissent pas forcément quand vous externalisez votre paie, ils sont en revanche contractuels, donc rationnalisés. Vous gagnez en visibilité et aussi en prévisibilité. De plus, vous corrélez le coût de votre fonction paie à l’activité de l’entreprise.
2ème vraie raison : je ne change pas d’activité, je contrôle mieux ma gestion de la paie
Externaliser votre paie ne signifie pas vous en délester, bien au contraire. Si vous ne gérez plus en direct cette activité RH essentielle, vous en êtes davantage responsable. Le prestataire est donc aussi un « HR partner » qui bonifie votre pilotage de la paie.
3e vraie raison : je ne flexibilise pas mon organisation, je la spécialise
Si ce partenaire n’offre pas forcément la flexibilité opérationnelle escomptée, il vous apporte néanmoins son expertise RH. Il y a plus de 100 évolutions légales qui touchent chaque année le contenu du bulletin de paie. En faisant appel à un spécialiste, vous avez la garantie permanente de sa conformité. Cet apport qualitatif vous permettra de spécialiser votre propre organisation RH.
Aborder avec objectivité l’externalisation de votre paie améliore sans nul doute son efficacité. Néanmoins, une démarche de gestion de projet particulière, une méthodologie appuyée par des indicateurs de pilotage et une conduite du changement de l’organisation de la fonction RH sont requises. Ces adaptations constitueront le meilleur vecteur de succès pour votre entreprise.
Frédéric WIRTH.