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Analyser l’activité individuelle pour optimiser l’efficacité collective et anticiper l’avenir sont les principaux bénéfices de la Gestion des Temps et des Activités (GTA). Plusieurs solutions existent pour automatiser cette gestion, et donc vous faire gagner du temps. A vous de faire les bons choix, en vous posant les bonnes questions !

 

Une solution SIRH pour la GTA

Pour certaines entreprises la GTA se résume encore à un pointage ou un reporting des absences sur tableaux Excel. Mais la taille et  le nombre de collaborateurs de la société peuvent nécessiter une solution SIRH dédiée pour gérer au quotidien les horaires, la présence et les absences.
La GTA vous permet aussi de voir plus loin. Elle peut planifier, à moyen et long terme, les temps et activités nécessaires pour votre entreprise, métier par métier, en fonction des compétences disponibles et de vos besoins. Une solution GTA adéquate vous aide ainsi à anticiper les situations à venir en termes de quantité et de qualité, et donc à limiter le turnover.

 

Comment constituer son équipe projet ?

Afin de sélectionner les offres les plus appropriées, fonctionnelles et rentables pour votre entreprise, je vous conseille d’affiner votre besoin originel en établissant un cahier des charges précis. Comme la réflexion prime l’action, un bon cahier des charges prime un bon choix de solution GTA. Outre les responsables RH, d’autres acteurs-clefs de votre entreprise sont à consulter :

. Les managers opérationnels, représentatifs de vos différents métiers, doivent vous faire part de leurs besoins en termes de pilotage des effectifs et de l’activité

. La DSI vous indiquera les possibilités de compatibilité et d’intégration avec votre configuration technique, notamment vos autres solutions SIRH

. La DAF vous aiguillera à la fois sur le budget disponible à long terme, mais aussi les besoins de l’entreprise en termes de reporting et de contrôle de gestion.

 

Quel type de solution GTA choisir ?

En la matière, plusieurs types de solutions SIRH existent. Certains éditeurs comme Horoquartz, Bodet ou Chronos proposent des logiciels dédiés à la GTA, d’autres seulement à la gestion des activités ou à la gestion des temps (gestion des absences et/ou planification). Quelques-uns, comme ADP,  peuvent enfin l’inclure dans une offre plus large, avec des services interconnectés comme par exemple la gestion de la paie.
Certaines PME ayant moins d’activités à gérer peuvent se satisfaire pleinement d’un outil global intégrant la GTA, plus avantageux pour elles en termes de coût. En revanche, ce genre de solution est souvent insuffisant pour les entreprises de plus grande taille : qui dit diversité de métiers, voire d’établissements, dit aussi multiplicité des cas. Il est alors conseillé d’opter pour un logiciel qui lui soit pleinement dédié.

 

Combien de temps doit-on prévoir pour sa mise en place ?

Entre l’installation du logiciel, l’analyse des données, les différents paramétrages et les tests opérationnels, il faudra compter en moyenne 5 à 6 mois pour la mise en place de votre solution GTA. Ce délai peut être plus long encore selon les cas d’entreprise et leur complexité, mais il vous permet par la suite de gagner un temps précieux. Par exemple, ses systèmes de planification vous éviteront de saisir à la main, chaque, jour, les données de chacun.

 

Comment bien gérer le temps… de la GTA ?

Je ne peux que vous conseiller de suivre la formation que propose généralement l’éditeur de votre logiciel. Elle prend en moyenne 3 à 4 jours, mais vous permet d’être pleinement opérationnel ensuite. Vous utilisez alors les méthodes les plus rapides, les plus sûres et les plus adéquates, pour gérer vos données mais aussi modifier les paramètres de votre logiciel GTA.

5. Faut-il mettre à disposition de l’ensemble des collaborateurs son logiciel GTA ?
Aujourd’hui, la plupart des solutions du marché sont utilisables en mode collaboratif, certains même via les smartphones ou les tablettes. Il est essentiel de hiérarchiser l’accès à votre logiciel GTA en mettant en place plusieurs types d’entrées, différents, selon le professionnel qui l’utilise, par exemple :

. La DSI, pour la mise à jour de ces solutions

. La DAF (contrôle de gestion, comptabilité, …), pour toutes les éléments impactant la paie ;  pour aanalyser l’évolution de l’effectif, … ;

. Les managers pour la validation des demandes d’absence, la planification, le suivi de l’activité, … ;

. Les collaborateurs, pour consulter leurs données personnelles (temps de présence, congés…).

Je vous conseille donc de penser, structurer et préparer différents guides adaptés à chacun, s’inspirant de la formation que vous avez suivie.

 

Faut-il héberger soi-même sa solution GTA ?

Aujourd’hui, une grande majorité des logiciels SIRH GTA ou intégrés sont hébergés directement par les éditeurs, en SaaS ou en Cloud. Néanmoins si vous disposez des compétences techniques en interne, il peut être financièrement intéressant d’héberger vous-même la solution, les évolutions légales restant inclues dans votre redevance annuelle. Mais il est préconisé, pour faire vivre votre solution, de nommer un administrateur fonctionnel qui arbitre et intègre les évolutions demandées par les utilisateurs.

 

Tout est-il prévisible avec la GTA ?

Cependant, tout n’est pas totalement prédictible dans les moindres détails par la GTA automatisée, et heureusement ! Afin de pallier les imprévus, je vous conseille de ne pas totalement abandonner la démarche, et de vous garder la possibilité de « reprendre la main » si besoin. Conservez toujours la gestion manuelle de quelques données minimes comme la mobilité de quelques collaborateurs.
Opter pour une solution de gestion des temps et des activités est donc utile pour voir plus loin et gagner du temps, mais il est important d’en conserver le contrôle. Si 95% de l’activité est faite par la machine, il est essentiel que vous poursuiviez la gestion des 5% restants. Un logiciel GTA efficace est un logiciel GTA maîtrisé, à vous donc de prouver votre valeur ajoutée par rapport à la « machine » !