La mise en place d’un système de paie internationale émerge souvent à l’issue de la mise en place d’un Core RH à un niveau Groupe. Ce projet s’inscrit dans la continuité des actions à mener visant à rationaliser le nombre d’outil, centraliser la data et ainsi, faciliter le reporting global.
Schéma Directeur & Choix de l’outil : étapes clés pour la réussite d’un projet « Global Payroll »
Ce type de projet, de grande envergure, impose de se poser les bonnes questions relatives à l’organisation, les enjeux ou encore les besoins de l’entreprise, en amont, et nécessite également de bien comprendre et mesurer les impacts potentiels et répercussions qu’un tel projet peut avoir.
La réussite de ce genre de projet passe nécessairement par un pilotage resserré et maitrisé de chacune des phases clés, et en particulier sur la première, celle de cadrage / définition d’un schéma directeur qui sera structurante pour la suite du projet (formalisation d’un état des lieux de l’existant, définition d’une cible et d’une feuille de route associé à un business case complet).
En effet, c’est cette étape qui permettra de déterminer la réelle pertinence ou non d’un tel projet ; en fonction des conclusions du schéma directeur, les orientations à prendre pourront varier à savoir mettre en place un outil de paie internationale ou rester sur un modèle de paie locale.
Par la suite, le choix de l’outil sera également à sécuriser : au vu du nombre d’acteurs « Global Payroll » existants sur le marché et les multiples solutions proposées, il sera indispensable de challenger, comparer et évaluer de manière approfondie, en toute neutralité et objectivité, les offres des soumissionnaires pour choisir la solution pertinente qui répondra aux besoins et à l’organisation cible préalablement définie.
Un outil de paie internationale : de nombreux avantages et axes de simplification …
La mise en place d’un outil de paie, commun à tous les pays d’une entreprise, comporte de nombreux atouts et avantages – qui seront d’autant plus bénéfiques pour les organisations décentralisées ayant souvent un grand nombre d’outils et d’interlocuteurs, des règles de gestion et des pratiques hétérogènes – à savoir :
- Un outil commun avec une interface unique qui fluidifie nettement la gestion au quotidien et facilite la production de reporting globaux sur base de données fiables et de qualité
- La globalisation et l’harmonisation des pratiques/processus de gestion et de contrôle de la paie pour l’ensemble des pays
- Une meilleure gestion des risques: en confiant la gestion de la paie à un prestaire dédié, l’entreprise s’adresse à un expert qui s’assure de la conformité et de la mise à jour règlementaire et légale de la paie locale
- Un seul point de contact contractuel commun à tous les pays, ce qui évite de démultiplier le nombre d’interlocuteurs et la déperdition d’informations.
- La maitrise des budgets et un meilleur pilotage de la masse salariale
- L’amélioration de l’expérience collaborateurs et utilisateurs du Groupe qui pourront accéder au même portail, à la même information / donnée, le tout dans la langue locale.
… mais également certains inconvénients et des contraintes auxquelles se plier
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Gardons néanmoins à l’esprit que la mise en place d’un outil de paie globale revient à externaliser la gestion de sa paie, ce qui implique une perte de la compétence en interne. Il sera donc nécessaire de repenser le rôle des gestionnaires de paie ; des dispositifs d’accompagnement au changement seront à mettre en place impérativement (montée en compétences, mobilité, …).
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Du fait de cette gestion externalisée, les économies budgétaires ne représentent donc pas le premier leviers d’optimisation. En effet, ce modèle pourra couter plus cher de prime abord, notamment au regard du prix du bulletin. Des retours sur investissement et économies plus globales seront cependant perceptibles sur l’ensemble des coûts humains, sur les risques liés à la non-conformité, …
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Les acteurs « Global Payroll » du marché offrent un traitement de la paie qui apporte aux clients un certain « confort », une sécurité d’un point de vue conformité mais qui impose toutefois le respect de leurs conditions et modes de fonctionnement: il sera demandé de suivre leurs propres processus, leur planning de paie, respecter le RACI prédéfini … Globalement, les processus et la communication seront davantage cadrés, voire dans certains cas rigides.
La mise en place d’un outil de paie internationale est souvent un projet de grande ampleur – structurant à un niveau Groupe – qui impose un travail d’harmonisation des processus, qui embarque de nombreux pays, mobilise de nombreux acteurs, le tout dans le respect d’un planning souvent rythmé.
Il peut arriver que certaines entreprises reconsidèrent leur position, une fois le projet lancé, pour revenir vers un outil de paie locale finalement plus adapté.
Il est donc primordial de ne pas se précipiter dans les orientations et la prise de décision initiale, bien mesurer les avantages que cela apporte mais aussi les contraintes que cela implique, et surtout commencer par identifier les « drivers », les besoins et les gains recherchés.
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