Onboarding l’optimisation de l’intégration
Le onboarding est le processus qui vise à accueillir et intégrer les nouveaux arrivants d’une entreprise, afin de leur fournir toutes les informations et outils nécessaires pour s’intégrer le plus rapidement et le plus sereinement possible à leur nouveau poste. Ce processus peut également être mis en œuvre dans le cas de mobilité interne.
Le processus de onboarding est relativement nouveau. De nombreuses entreprises appliquent encore trop souvent la fameuse sink or swim culture. Le salarié est alors projeté dans son nouvel environnement, charge à lui de trouver les informations nécessaires à la découverte et l’appropriation des valeurs de son entreprise.
De nombreuses sociétés considèrent par exemple qu’une journée d’accueil est suffisante. Mais le onboarding va bien au-delà : habituellement, le processus vise à accompagner le nouveau collaborateur entre trois et six mois après son arrivée, en fonction de l’activité et de la séniorité du salarié.
Toutes les entreprises ne prennent pas conscience de ce que cela peut leur apporter mais pourtant, les avantages sont nombreux. Une personne mieux intégrée est plus rapidement efficace donc plus productive. Le turn-over est également impacté par le onboarding car the first impression last. Une intégration rapide et sereine permet ainsi d’améliorer l’image employeur de l’entreprise. Dans un contexte ou la génération Y n’est plus attachée à une entreprise spécifique, la fidélisation est aujourd’hui un vrai débat auquel sont confrontés les employeurs. Favoriser la socialisation du salarié permet ainsi de répondre à ces problématiques.
Comment mettre en place un processus de onboarding ?
La plupart du temps, la mise en place d’un processus de onboarding nait à l’initiative de la Direction des Ressources Humaines. Cependant, pour que le projet soit un succès, le management mais également les collaborateurs doivent se sentir impliqués. Ils doivent être parties prenantes des étapes de socialisation et de transfert de connaissance envers le nouvel arrivant. Les collaborateurs pourront par exemple partager par le biais de vidéos un retour d’expérience, des conseils alors que le management devra communiquer sur les axes stratégiques de l’entreprise.
La première étape consistera donc à définir clairement la stratégie que l’on vise à décliner : quels sont les objectifs que l’on cherche à atteindre ? à quelle problématique répond on (diminution du turn over, amélioration de l’image employeur, réduction des coûts…), quelles informations/valeurs souhaite-t-on communiquer aux nouveaux collaborateurs ?, quelle est la meilleure période pour mettre en place ce processus ?, quelles sont les actions principales ?…
Chaque entreprise peut opter pour une stratégie très spécifique pour répondre aux besoins liés à son activité. Certains groupes tels que les cabinets d’audit financier ou les entreprises de tourisme répondent à des cycles d’activités spécifiques. Leur stratégie de onboarding est directement liée à leur politique de recrutement et vise ainsi à mutualiser l’accueil et l’intégration de centaines de collaborateurs via des séminaires d’intégration / de formation. D’autres entreprises au contraire, gèrent leur recrutement au cas par cas. Le processus d’intégration est alors adapté à chaque profil en fonction des rôles et responsabilités auxquels devra répondre le nouveau collaborateur.
Pourquoi mettre en place des outils ?
Le onboarding s’imposant de plus en plus, d’abord auprès des grands groupes mais également auprès des PME, les outils se sont multipliés, édités par les acteurs du marché de type StepStone, Taleo, Silkroad Technology… Il s’agit d’applications SaaS faciles à mettre en œuvre, accessibles via Internet, toutes plus ou moins paramétrables en fonction des besoins de l’entreprise.
Parmi les fonctionnalités les plus classiques se trouve la mise à disposition d’un portail à destination des nouveaux collaborateurs. Cet espace permet aux nouveaux arrivants de consulter les accords GPEC ou encore la convention collective, la charte de valeurs, une présentation détaillée de l’entreprise, ses chiffres clés, de compléter les différents formulaires à remplir au moment de l’embauche (mutuelle, CE…). Certains éditeurs proposent également des espaces permettant de gérer des contenus plus informels tels que des vidéos, des foires aux questions… L’accès en libre-service à cet espace permet ainsi au collaborateur de retrouver librement l’ensemble des informations dont il peut avoir besoin pour son acclimatation à ce nouvel environnement. Il peut également suivre un programme de formation aux procédures de sa nouvelle entreprise ou encore une formation e-learning sur son nouveau poste, les nouveaux outils qu’il devra maitriser. Les interfaces étant de plus en plus ergonomiques et participatives, cela facilite l’adhésion du nouveau collaborateur à ce processus. Bref, cela devient la boite à outil du parfait collaborateur !
Vous l’aurez compris, mettre en place un outil permet à la fois d’automatiser le processus mais également de structurer et d’homogénéiser les étapes d’intégration des nouveaux collaborateurs. Pour piloter ce processus, la plupart des éditeurs proposent une solution intégrant un module de reporting permettant par exemple de mesurer le niveau de complétude de l’intégration des salariés.
Au final, si les outils ne sont pas encore obligatoires, ils sont d’excellents facilitateurs, et pourraient rapidement devenir indispensables pour parvenir à gérer tous les aspects de l’intégration, de formation et de carrière des nouveaux salariés !