Nous partageons avec cet article une de nos convictions sur la GTA : Le « Change » est un facteur clé de succès des projets de GTA
Le projet
Daher et ses différentes divisions font évoluer leur GTA en choisissant de basculer sur une nouvelle version de eTemptation. Le choix a été fait de repartir de zéro pour démêler un historique fort sur la solution actuelle.
C’est aussi une remise à plat de certains processus et un alignement attendu sur les accords existants. Tous les acteurs du groupe sont touchés, du collaborateur au manager, en passant par les RH ou les gestionnaires temps en local, mais aussi les IRP ou les équipes informatiques.
C’est le plus gros projet SIRH depuis 4 ans chez Daher : 12000 salariés et intérimaires environ doivent être accompagnés sur cette nouvelle solution, avec un planning de déploiement s’étalant sur plus de 2 années, et la sollicitation de plus de 20 ETP sur la période !
Avant TEMPO seul les cadres du groupe pouvaient poser leurs absences de façon digitalisée et accéder simplement à leurs compteurs; cela rendait ce processus très complexe et chronophage pour les non cadres ; ce projet s’inscrit dans notre stratégie d’amélioration de l’expérience employé.
ConvictionsRH accompagne Daher sur 3 volets structurant de ce projet :
- Avec le rôle de PMO pour la bonne coordination du projet et de ses différents acteurs
- En AMOA de la phase de conception jusqu’à la phase d’hypercare, en passant bien sûr par la recette, la reprise de données et la mise en production
- Et évidemment le Change, pour lequel on vous en dit plus.
Enjeux
La solution eTemptation ou une solution de GTA est l’outil utilisé par tous, chaque salarié doit donc être accompagné, y compris les personnes non équipées d’un outil informatique.
L’objectif que Valentin Duchesne et ses équipes se sont donné est donc de toucher chaque collaborateur. La parole du manager, primordiale, essentielle, ne peut être le seul canal pour conduire le changement.
Concrètement, le salarié sur un site opérationnel ne dispose pas forcément, de par son métier, des mêmes accès aux outils que ses collègues et pourtant il doit pouvoir in fine poser une absence, déclarer un temps de travail ou consulter son solde de congés. Il a donc le droit au même accompagnement.
Le challenge
Réussir à passer au-delà des contraintes techniques qui nous sont imposées par nature (exemple des contrats de sous-traitance amenant des salariés à travailler sur des sites clients, ou des sites militaires) et permettre à chacun d’accéder à une solution adaptée et donc d’être accompagné en conséquence.
Le risque
Comme évoqué, c’est que seule une partie de la population ait un accompagnement partiel sur cet outil stratégique pour Daher. La situation géographique ou le métier, par exemple, ne doivent pas être des discriminants limitant l’accompagnement.
Chiffres clés de l’accompagnement :
- 2 ans
- 12 000 salariés et intérimaires
- 6 lots
- 6 profils accompagnés
- 2 FAQ
- 300 heures de formation et webinaires
- Des dizaines de sites géographiques
La méthodologie
Les grandes phases
Les équipes en interne, accompagnées des équipes de ConvictionsRH, se sont appuyées sur 4 piliers fondamentaux de la conduite du changement. Ces piliers s’appliquent à toutes les strates de l’entreprise avec des niveaux d’intensité plus ou moins marqués selon les acteurs :
- La mobilisation
- La communication
- La formation
- Le support
Concrètement
Après avoir identifié les différents profils impactés, les équipes de l’accompagnement au changement se sont mises en ordre de marche pour organiser et produire, et répondre aux enjeux tout en maîtrisant le risque majeur identifié.
Organiser
- Des réunions de communication et d’information, aux différents profils d’acteurs recensés
- Des formations en présentiel
- Des formations en webinaire
- Des temps d’assistance sur site post mise en production
- Une hotline
A noter, la difficulté rencontrée peut être de libérer un temps au salarié opérationnel pour ce moment fort.
Produire
- Des supports de formation
- Des supports pour les réunions d’informations
- Des FAQ
- Des modes opératoires
- Des guides utilisateurs
- Des flashs info managers
- Des newsletters communauté RH
- De l’affichage adapté (numérique ou papier)
- Du e-learning
- Des SMS
La particularité autour de la GTA
Chez ConvictionsRH nous sommes convaincus que le change est un facteur clé de succès pour la mise en place d’une GTA.
Évidemment présent sur tous les projets du SIRH, l’accompagnement a tout de même ses particularités pour le périmètre de la GTA.
12 000 personnes ne peuvent être accompagnées en une seule vague. Comme évoqué dans les enjeux, il faut trouver la bonne granularité, les leviers, les supports et les outils pour toucher tout le monde !
La chaîne de vie de la GTA est longue, et s’étendu du collaborateur au service paye. Cela passe par le collaborateur lui-même qui devient un acteur majeur dans notre cas, le manager, le gestionnaire temps en local, le Resp Rh, le DRH, l’équipe SIRH en charge de la Gestion des temps, en enfin l’équipe de paie. Et il ne faut pas oublier qu’il est nécessaire de mobiliser l’IT et les IRP qui sont des soutiens nécessaires et incontournables. Ce travail d’identification des « profils » a donc fait l’objet d’un travail minutieux en amont. Pour tous ces acteurs, il faut donc adapter le discours, et là aussi les supports de communication et les temps d’accompagnement.
La GTA est aussi un sujet « sensible », et pas uniquement parce qu’il peut s’agir de badgeuse, mais parce que la paie est aussi en jeu ! Rater sa GTA c’est mettre en danger sa paie. Si le réglementaire a sa part de responsabilité, les processus et leur respect sont tout aussi importants. Alors, une part conséquente des temps de formations sont dédiés à cet aspect du projet, que cela soit dans les « démonstrations » ou les formations, c’est bien cette approche processus qui a été choisie.
Enfin, la GTA évolue dans un SIRH, et la mise en place d’un projet se fait dans un contexte plus général. Aussi il a été fait le choix de systématiquement donner du sens et des éléments de contexte (cause, objectifs, plannings, acteurs…) aux acteurs Daher pour les embarquer à bord.
Mettre à disposition un outil seul, sans sens, n’était pas concevable ni pour Daher, ni pour ConvictionsRH.
3 facteurs clés de succès
Tenant compte du contexte, des objectifs, des éléments concrets à mettre en place, et des spécificités du sujet GTA, nous vous révélons 3 facteurs clés de succès d’ores et déjà identifiés sur ce projet.
- Les communications de proximité, la multiplicité des formats et des canaux de diffusion ont été des points essentiels pour toucher toutes les cibles.
- Pour compléter et faire vivre ce dispositif, l’équipe projet a mis en place des solutions très opérationnelles comme les SMS, les webinaires concentrés autour de la mise en production ou la présence sur site des équipes supports.
- Parallèlement, dès la phase de « build », et au regard de la durée du projet, , le choix de faire des livrables quasi uniques ou avec un tronc commun permet de limiter la charge de mise à jour dans le temps, et c’est ce qui doit nous permettre de tenir le rythme tout en améliorant le « delivery ».
Et la suite ?
L’équipe Daher, à raison, reste exigeante et au moment où le troisième lot est déployé – pour atteindre près de 1/3 de la cible – des travaux sont encore à concrétiser pour une couverture encore plus complète.
Par exemple, il est prévu une centaine de kakémonos pour marquer le lancement des lots à venir sur les sites, et avoir un impact visuel sur les équipes industrielles et logistiques qui n’ont pas toujours accès à l’information numérique.
Tous, ont conscience que les premiers vols à bord du bel avion Daher ont été instructifs et que nous devons faire en sorte que chaque prochain atterrissage soit encore plus doux.
