Une architecture solide du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est essentielle pour une gestion efficace des Ressources Humaines (RH). Un outil SIRH adapté permet à l’entreprise de mettre en avant sa politique RH. L’évolution des besoins en outils et en technologies est inévitable pour rester compétitif.
L’intégration des outils SIRH offre des avantages stratégiques et opérationnels :
- Centralisation des données des collaborateurs pour renforcer la sécurité et faciliter leur gestion.
- Automatisation et uniformisation des processus pour une cohérence des politiques RH et des pratiques internationales.
- Gestion des Talents simplifiée, incluant évaluation des compétences, recrutement, mobilité internationale et planification de la relève.
Fort de notre expérience dans l’accompagnement des entreprises ayant une croissance transfrontalière sur le choix et le déploiement de leurs nouveaux outils, nous vous partageons notre retour d’expérience et les précautions à prendre en amont du déploiement du projet.
Nous nous appuyons sur une liste de points de vigilance faisant l’objet, pour chacun d’entre eux, d’un article à part entière :
- Les clés du succès dans la mise en place des processus
- La construction des référentiels
- Sécuriser la reprise de données, sujet de notre article
- Assurer une intégration fluide des systèmes à travers les interfaces
- Le pouvoir des rapports
Nous vous proposons dans cet article, de faire un tour d’horizon sur la sécurité de la reprise des données.
Dans notre métier de conseil, nous savons qu’il faut être attentif dès le début d’un projet SIRH à l’international au chantier de la reprise des données qui peut être plus complexe qu’il n’y paraît. La reprise des données est une étape délicate et cruciale, qui consiste à transférer les informations existantes vers ce nouveau système. Elle doit être menée avec précision, rigueur et pragmatisme pour garantir le bon fonctionnement du nouveau SIRH. Au cœur du système SIRH, nous retrouvons le Core HR qui centralise les informations de référence utilisée par tous les modules déployés et communiquant avec les outils externes. Le Core RH a d’autant plus un rôle majeur dans les entreprises au contexte international ou multi sociétés assurant une cohérence des données et un référentiel commun. La qualité des données que nous retrouverons dans ce Core RH sera la clé pour le lancement du nouvel outil et la communication avec les autres outils (notamment à travers l’interface permettant d’envoyer les données à l’outil de Paie dans le cas où le Core RH est maitre).
Parfois sous-estimée, il ne faut pourtant pas négliger les différentes étapes pour garantir la bonne appropriation du nouvel outil. Quoi de pire que de se connecter à un nouvel outil RH, en tant que collaborateur et de constater que les données dans mon dossier personnel sont erronées ?
Explorons ensemble les enjeux, les clés de succès ainsi que nos conseils pour réussir sa reprise de données.
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Les enjeux de la migration de données
La reprise de données mêle aussi bien des enjeux stratégiques que techniques :
- Le processus de migration lorsqu’il est réussi, contribue à maximiser le retour sur investissement du nouveau SIRH. Une mise en œuvre efficace et une utilisation optimale du système permettent de réaliser des gains d’efficacité, des économies de coûts et éviter notamment les doublons de saisies et les erreurs.
- Avec des données de haute qualité, les gestionnaires, les responsables RH, les Managers et les collaborateurs disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques. Cela peut inclure la gestion des talents, la planification de la main-d’œuvre et l’élaboration de politiques RH efficaces.
- La satisfaction des utilisateurs finaux est essentielle pour garantir l’adoption et l’utilisation efficace du nouveau SIRH, la bonne qualité des données lors de la première connexion à l’outil est indispensable. Lorsque les données sont correctement transférées, accessibles et que la communication entre les outils fonctionne, les collaborateurs, managers, RH, sont plus susceptibles de percevoir le nouveau système comme fiable et facile à utiliser, favorisant ainsi son adoption.
- Sécuriser la qualité des données permet d’éviter la propagation de potentielles erreurs dans les autres systèmes. En effet, lorsque des données clés (organisation, finance, organigramme managers etc.) sont erronées dans un système maître (Core RH), elles sont dupliquées en cascade dans les systèmes esclaves. Il est donc essentiel de s’assurer de la fiabilité des données.
Les clés de succès afin de réussir votre reprise de données.
Bien préparer son projet
Pour réussir la reprise de données dans un contexte international, il est essentiel d’engager les parties prenantes clés dès le début du projet. Leur implication permet de clarifier les besoins spécifiques, de définir des attentes communes et d’assurer une coordination optimale tout au long du processus. Le contexte international complexifie la reprise de données, car il multiplie le nombre d’acteurs, de sources et de référentiels, chacun influencé par des langues, des cultures et des méthodes de travail variées.
La définition du périmètre des données à migrer est tout aussi crucial. Cela implique de déterminer avec précision les sources, les formats, l’étendue du périmètre et l’historique des données à reprendre, tout en s’assurant que le processus de migration soit adapté aux besoins spécifiques du projet.
Lorsque qu’un Groupe décide de déployer un Core RH, cela traduit une volonté d’harmoniser les processus et les données au sein de l’entreprise. Cette démarche implique une adaptation des données locales pour répondre aux exigences du modèle défini à l’échelle du Groupe, notamment en ce qui concerne les référentiels, les valeurs et la structure des données. Ces éléments, souvent divergents d’un pays ou d’une entité à l’autre, doivent être alignés tout en tenant compte des spécificités locales. Ce travail d’harmonisation est complexe, car il nécessite à la fois des ajustements techniques et un consensus entre les différentes parties prenantes, ce qui peut engendrer des discussions longues et délicates. Il est donc crucial de prévoir dès le début du projet le temps et les ressources nécessaires pour cette phase, car elle conditionne la qualité et le succès du déploiement du Core RH.
Définir clairement votre stratégie
Une stratégie claire de reprise de données est également indispensable. Celle-ci doit inclure une gestion rigoureuse des risques, un planning réaliste, une méthodologie avec des outils de reprise de données (ETL, Excel, modules natifs du SIRH en question tels que les EIB de Workday, le SAP data service, les Successfactor tools ou le HCM Data Loader d’Oracle, etc) et des objectifs clairement définis pour chaque étape du projet, afin de minimiser les interruptions et les imprévus.
Concernant les données historiques, il est important d’adopter une approche pragmatique. Bien que la tentation soit forte de reprendre un historique complet (c’est d’ailleurs une opportunité pour se mettre en conformité avec la RGPD sur les données historiques conservées), cela peut augmenter la complexité et affecter la qualité du processus. Il est souvent préférable de se concentrer sur les données essentielles pour assurer une migration fluide.
La qualité des données étant primordiale, il est impératif de mettre en place un processus rigoureux de nettoyage et de validation. Cela permet d’éliminer les doublons, de corriger les erreurs, et de standardiser les formats, ce qui facilitera la migration et réduira les risques d’erreurs. L’automatisation des processus de migration, lorsque possible, constitue une solution efficace pour minimiser les erreurs humaines. En automatisant des opérations comme l’extraction ou la modification des fichiers, on réduit considérablement les risques d’incohérence. De plus, l’utilisation d’outils d’Intelligence Artificielle (IA) et de Machine Learning (ML) peut renforcer la qualité des données migrées. Ces technologies sont capables de détecter des erreurs et incohérences dans les schémas de données et proposent des corrections automatiques.
Il est impératif de réaliser des tests rigoureux de performance et d’intégrité des données avant le passage en production. Ces validations permettent d’identifier et de corriger les problèmes potentiels, garantissant ainsi un déploiement optimal du système.
Enfin, la continuité des opérations est cruciale afin de minimiser l’impact sur les employés. Le plan de bascule est tout aussi indispensable pour sécuriser une transition en douceur et de maintenir les processus opérationnels sans interruption majeures. L’organisation du plan de bascule doit se faire en coordination avec l’ensemble des équipes projets (groupe et locale) et des réunions régulières permettront de sécuriser toutes les actions locales et au niveau groupe pour garantir une transition fluide et cohérente.
Les pièges à éviter pour la migration de vos données
Sous-estimer la complexité du projet
L’une des erreurs les plus fréquentes dans les projets de migration de données est de sous-estimer leur complexité. Cette sous-évaluation entraîne souvent des retards significatifs, des dépassements budgétaires et des perturbations dans les opérations quotidiennes. Il est donc essentiel de reconnaître dès le départ l’ampleur du projet et de mettre en place une planification rigoureuse et adaptée. La complexité de la reprise de données varie en fonction des modules déployés. Par exemple, la migration des données pour les modules Core RH, Paie ou de Gestion des Absences est bien plus délicate que celle des modules Recrutement ou Gestion des Talents. Cela s’explique par la nature même des informations à traiter : la paie et les absences nécessitent de reprendre un historique précis et conforme aux exigences légales, tandis que d’autres modules peuvent tolérer plus de flexibilité. En particulier pour le module Paie, nous recommandons vivement de programmer la mise en production au 1er janvier. Ce choix permet de faciliter la gestion des éléments de paie sur une année fiscale complète, évitant ainsi la complexité de reprendre des données en cours d’année, où les risques d’erreurs sont plus élevés, notamment en matière de calcul des cotisations sociales, des taxes et des droits acquis.
Négliger la communication et la formation des équipes
La reprise des données est en lien étroit avec la configuration du nouvel outil. Une mauvaise communication entre les équipes fonctionnelles (RH) ou encore les équipes techniques (IT) entraineront des problèmes majeurs pour le chargement des données et en conséquence des anomalies/erreurs allant vers les autres outils internes comme le système de paie.
Une communication efficace repose sur une compréhension partagée d’un sujet qui peut sembler technique et complexe, qui plus est pour une population n’ayant pas l’habitude de traiter ce type de travaux. Il est donc essentiel de former les différents acteurs impliqués dans la reprise de données, en leur expliquant le modèle de données du nouveau SIRH, les spécificités des outils utilisés, qui varient d’un système à l’autre (cités plus haut), ainsi que les enjeux liés à la qualité des données et la méthodologie adoptée tout au long du projet.
Ignorer la sécurité des données
La sécurité des données revêt une importance cruciale lors de la migration. Ignorer cet aspect peut conduire à des pertes de données significatives ou à des violations de sécurité, mettant ainsi en péril la confidentialité et l’intégrité des informations sensibles. Il est essentiel de garder à l’esprit les exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), qui encadre le traitement des données à caractère personnel en Europe. Il est également impératif de sécuriser le transfert de ces données avec l’ensemble des parties prenantes du projet, quel que soit leur pays d’origine.
Dans un contexte international, la gestion des normes de sécurité devient encore plus complexe. En effet, les exigences en matière de collecte de données des employés peuvent varier d’un pays à l’autre, et toutes les juridictions ne sont pas soumises aux mêmes réglementations, même si chaque acteur est concerné par la protection des données. Cela rend la coordination et la conformité particulièrement délicates.
Dès le début du projet, il est fondamental d’inclure le Délégué à la Protection des Données (DPO) pour s’assurer que toutes les mesures de sécurité sont respectées. Les normes de sécurité spécifiques à un pays ou à une région peuvent influencer l’ensemble du projet, notamment en termes de procédures et de politiques à adopter.
Cependant, il est important de souligner que cette complexité ne doit pas freiner l’avancement du projet. Une vigilance constante sur le respect des règles de sécurité à chaque étape est primordiale pour garantir une migration réussie et conforme aux réglementations en vigueur. Mettre en place une stratégie proactive et des outils adaptés pour assurer la sécurité des données contribuera à la pérennité et à la confiance des utilisateurs envers le nouveau système.
Assurez vous que les données sont sécurisées tout au long du processus de migration. Utilisez des protocoles de transfert sécurisés (comme SFTP ou HTTPS) et chiffrez les données sensibles pour protéger contre les accès non autorisés et les fuites de données.
Ne pas documenter la migration
Implémenter un nouveau SIRH représente plusieurs mois de projet. On ne le dira jamais assez, il faut documenter le processus de migration de données afin de résoudre les problèmes plus rapidement et pour la maintenance future. Une documentation détaillée est essentielle pour assurer la traçabilité et la continuité des opérations.
Une gestion rigoureuse des permissions est essentielle pour protéger les données et assurer leur accessibilité. Cela permet de limiter l’accès aux données nécessaires en fonction des acteurs et de protéger les informations sensibles.
La reprise de données lors de l’implémentation d’un nouveau SIRH est un défi complexe et crucial qui occupe une place centrale dans la réussite du projet. En suivant les clés de succès, en gérant les risques et en tenant compte des enjeux, vous sécuriserez la migration. La gestion maîtrisée vous permettra une meilleure confiance dans la réalisation opérationnelle et technique pour atteindre les objectifs du projet. L’implémentation du nouveau SIRH avec une qualité de données renforcera l’adoption du nouvel outil par les collaborateurs.
En résumé, une planification minutieuse, une communication claire et un engagement fort des parties prenantes sont essentiels pour transformer ce défi en une opportunité de croissance et d’amélioration organisationnelle à l’échelle internationale.
