Définition

GTA RH

Qu’est-ce que la Gestion des Temps et Activités (GTA) ? Définition claire et cas d’usage concrets.

Qu'est-ce que la GTA ?

La GTA, ou Gestion des Temps et des Activités, est une solution logicielle RH qui permet de gérer les présences, les absences et les activités des collaborateurs. Elle englobe des fonctionnalités telles que la planification des horaires, le suivi des temps de travail, la gestion des congés et des absences, ainsi que le reporting et l’analyse des données.

Quelles sont les principales fonctionnalités d'une solution de GTA ?

Une solution de GTA RH offre un large éventail de fonctionnalités destinées à automatiser, fiabiliser et optimiser la gestion quotidienne des temps de travail. Voici les principales briques fonctionnelles :

Gestion des présences et des absences : suivi précis des heures de travail réalisées, gestion des congés payés, des absences pour maladie, du télétravail, des absences pour mandat CSE, des astreintes ou encore des récupérations. L’outil permet un suivi centralisé, souvent accessible depuis un portail collaborateur.
Planification des horaires : création et modification de plannings individuels ou collectifs, avec des fonctionnalités avancées de planification optimisée selon les contraintes métiers, les règles conventionnelles ou les temps de repos légaux. Certains outils permettent aussi la gestion des plannings en roulement (ex. 3×8, horaires décalés).
Gestion des activités : suivi des tâches affectées à chaque collaborateur, ventilation du temps par projet ou centre de coûts, suivi des remplacements ou renforts ponctuels. Ces données peuvent alimenter des reportings analytiques ou des outils de pilotage de la performance.
Reporting et indicateurs RH : génération automatique de rapports personnalisés, indicateurs de pilotage RH (absentéisme, taux de couverture des postes, alertes légales…), exports pour la paie ou les audits. Ces éléments facilitent une gestion proactive et stratégique des ressources humaines.

Les avantages de la GTA pour votre organisation

La gestion des temps et des activités joue un rôle central dans la performance globale des organisations. Bien au-delà d’un simple outil de pointage, une solution de GTA RH contribue à plusieurs niveaux clés :

Optimisation des processus RH : en automatisant les tâches chronophages (saisie des temps, validation des absences, consolidation des plannings), la GTA libère un temps précieux pour les gestionnaires RH, qui peuvent se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la productivité : un suivi rigoureux du temps de travail permet de détecter les anomalies (heures non justifiées, surcharges, sous-affectations), d’anticiper les déséquilibres d’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources. En moyenne, une solution de GTA bien déployée permet un gain de 4,7 heures par mois et par manager sur les tâches administratives.
Réduction des erreurs et des litiges : la centralisation et la fiabilisation des données (temps de présence, heures supplémentaires, absences) diminuent les erreurs de paie et les contentieux liés au temps de travail. Les entreprises constatent une réduction de 23 % des litiges relatifs aux heures supplémentaires après déploiement.
Conformité réglementaire renforcée : la GTA permet de garantir le respect du Code du travail (repos quotidien, durées maximales, forfaits jours…), des conventions collectives et des accords d’entreprise, avec alertes automatisées en cas d’écarts.
Amélioration de l’expérience collaborateur : les portails de GTA offrent aux salariés un accès direct à leur planning, leur solde de congés ou leurs demandes d’absence. Cette transparence et cette autonomie participent à une meilleure qualité de vie au travail et renforcent l’engagement.

Vers des systèmes intelligents

L’intelligence artificielle au service de la GTA

L’intelligence artificielle transforme en profondeur les usages des outils de gestion des temps et des activités. Loin de se limiter à une automatisation basique, les solutions de GTA embarquent désormais des technologies avancées telles que le machine learning ou les modèles de langage (LLM).

Le machine learning permet à la solution d’analyser les comportements passés pour proposer, par exemple, des plannings prédictifs ou des suggestions d’optimisation en fonction des historiques d’activités. Il peut également détecter des anomalies ou anticiper des risques d’absentéisme anormalement élevé dans certains services.

Quant aux grands modèles de langage, ils offrent de nouvelles fonctionnalités en matière de support aux utilisateurs (chatbots RH intelligents), de rédaction automatique de justificatifs ou encore de génération de rapports personnalisés en langage naturel.

L’intégration de l’IA permet ainsi de transformer la GTA en un véritable outil prédictif et décisionnel, au service à la fois des RH, des managers et des collaborateurs.

L’amélioration de l’expérience utilisateur : un enjeu clé

Parallèlement aux avancées techniques, les solutions de GTA évoluent fortement en matière d’ergonomie. Les utilisateurs attendent aujourd’hui des outils intuitifs, accessibles en mobilité, personnalisables et intégrés à leur environnement numérique quotidien.

Les éditeurs investissent dans des interfaces “responsive”, des tableaux de bord dynamiques, des assistants virtuels et des fonctionnalités self-service qui permettent aux collaborateurs de gérer eux-mêmes leurs temps et absences. L’objectif : réduire les frictions, accélérer l’adoption, et faire de la GTA un outil réellement utilisé au quotidien.

Cette amélioration de l’expérience utilisateur est également un levier essentiel pour la réduction du taux de non-appropriation, qui reste un frein fréquent dans les projets SIRH.

Mettre en place une solution de Gestion des Temps et des Activités

Déployer un outil de GTA : étapes et bonnes pratiques

La mise en œuvre d’une solution de gestion des temps ne se limite pas à une installation technique : elle s’inscrit dans un véritable projet structurant, qui mobilise à la fois les équipes RH, la DSI, les managers et les collaborateurs.

Parmi les étapes clés :

Cadrage des besoins : identifier les processus existants, les contraintes réglementaires et conventionnelles, les attentes des utilisateurs.
Rédaction du cahier des charges : formaliser les exigences fonctionnelles, les interfaces nécessaires, les scénarios d’usage.
Choix de l’éditeur : évaluation des solutions sur la base d’un benchmark structuré (voir section dédiée).
Déploiement progressif : paramétrage, intégration au SIRH, tests utilisateurs, adaptation des règles de gestion.
Conduite du changement : communication interne, formation, support post-déploiement.

Une attention particulière doit être portée à l’expérience utilisateur, à la qualité des interfaces et à la capacité de l’outil à s’adapter aux spécificités locales (multi-sites, pluridisciplinarité, horaires décalés).

Quels critères pour bien choisir sa solution de GTA ?

Le marché propose aujourd’hui une large palette de solutions de gestion des temps, avec des périmètres fonctionnels, des modèles économiques et des niveaux de complexité très différents. Pour faire le bon choix, plusieurs critères doivent être examinés :

Compatibilité avec votre environnement SI : l’outil doit s’interfacer facilement avec les autres briques RH (paie, planning, GPEC, portail collaborateur).
Richesse fonctionnelle : gestion multi-contrats, plannings complexes, reporting avancé, modules spécifiques (astreintes, modulation, gestion de projet).
Adaptabilité réglementaire : conformité aux spécificités du Code du travail, des conventions collectives, des accords d’entreprise.
Modèle économique : achat de licence, abonnement SaaS, support, coût de mise en œuvre.
Ergonomie et UX : simplicité d’utilisation, accès mobile, paramétrage des tableaux de bord.
Accompagnement éditeur : support technique, service client, mises à jour, accompagnement post-projet.

GTA sectorielle : des usages différenciés selon les métiers

Tous les secteurs n’ont pas les mêmes besoins en matière de gestion des temps. Une solution pertinente pour une entreprise industrielle sera inadaptée à un hôpital ou à une collectivité. Il est donc crucial d’adapter son outil aux réalités métiers.

Quelques cas typiques :

Santé : gestion des plannings en 3×8, continuité de service, gestion des remplacements.
BTP : mobilité sur chantiers, pointage géolocalisé, calcul automatique des pénibilités.
Grande distribution : forte variabilité des horaires, multi-sites, respect des amplitudes légales.
Secteur public : spécificités statutaires, accords locaux, intégration avec les outils métiers.

Les solutions dites “sectorielles” proposent souvent des paramétrages préconfigurés et des accompagnements spécifiques, gages de gain de temps et de pertinence.

Perspectives, tendances et marché de la GTA RH

Un marché en forte croissance… mais encore sous-équipé

Le marché français de la gestion des temps et des activités connaît une dynamique exceptionnelle, portée par la transformation digitale et les exigences accrues en matière de pilotage RH. En 2023, il a franchi les 400 millions d’euros de chiffre d’affaires, avec une progression de 14 % sur un an. Le segment “planification et temps” affiche également une croissance de 12 %.

Malgré cette expansion, le taux d’équipement reste très faible : seules 18 % des entreprises de 50 à 200 salariés et 32 % de celles de 200 à 500 salariés sont équipées d’une solution de GTA. Ce chiffre grimpe à 67 % au-delà de 500 salariés, mais montre un retard significatif dans le midmarket.

Les freins les plus fréquents :

Coût de mise en œuvre
Complexité d’intégration dans le SI existant
Manque de compétences en interne
Résistance au changement
Persistance des outils comme Excel

Ce paradoxe – croissance du marché et sous-équipement massif – constitue une opportunité stratégique majeure pour les organisations souhaitant gagner en efficacité et en conformité.

Quelles évolutions réglementaires à anticiper ?

La GTA RH est un outil de conformité. Elle doit donc intégrer en permanence les évolutions légales et conventionnelles en matière de temps de travail. Plusieurs tendances réglementaires renforcent son importance :

Respect des repos obligatoires : le contrôle du respect des 11h de repos quotidien ou des 35h hebdomadaires est renforcé.
Loi sur le droit à la déconnexion : obligation de traçabilité des connexions et surveillance des débordements horaires.
Encadrement du télétravail : nécessité de tracer les heures travaillées à distance dans un cadre sécurisé et déclaratif.
Règlementation RGPD : sécurisation des données de présence et limitation des durées de conservation.

Un outil de GTA bien paramétré devient ainsi un rempart contre les sanctions et un garant de l’équité entre collaborateurs.

Benchmark des éditeurs de GTA en France

Le marché français de la GTA est dominé par une dizaine d’acteurs, pour la plupart spécialisés sur le contexte réglementaire et conventionnel local. Voici quelques critères de différenciation :

Éditeur	Points forts	Modèle	Secteurs cibles
Kelio	Interface intuitive, richesse fonctionnelle	SaaS/OnPremise	Public, services, industrie
Octime	Personnalisation avancée, compatibilité paie	SaaS	Santé, collectivités
Lucca (Timmi)	Simplicité d’usage, intégration SIRH	SaaS	TPE/PME
Horoquartz	Modulaire, plannings complexes	OnPremise	Logistique, industrie
Combo	Spécial TPE, mobile first	SaaS	Restauration, commerce

Le choix d’un éditeur dépendra du secteur, de la complexité organisationnelle, de l’environnement SI, mais aussi de la capacité d’accompagnement projet.

Comment ConvictionsRH vous accompagne dans votre projet GTA

Une approche sur mesure, de la réflexion stratégique à la mise en œuvre

ConvictionsRH accompagne les entreprises à chaque étape de leur projet de gestion des temps, avec une approche modulaire et centrée sur les besoins métiers. Le cabinet intervient selon trois modalités complémentaires :

Cadrage stratégique (schéma directeur GTA) : identification des enjeux spécifiques (multiplicité des sites, variabilité horaire, multi-conventions…), évaluation de l’existant, définition d’une cible fonctionnelle et technique réaliste. Ce travail permet d’inscrire la GTA dans une trajectoire RH cohérente avec la transformation digitale globale.
Aide au choix de la solution : élaboration du cahier des charges, animation des soutenances, grille d’analyse fonctionnelle et technique, évaluation des coûts totaux (TCO). L’expertise de ConvictionsRH garantit une sélection outillée et alignée sur les objectifs RH et SI.
Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) : pilotage du projet, interface avec l’éditeur, sécurisation du paramétrage, stratégie de recette, accompagnement au changement. L’équipe veille à la bonne appropriation de l’outil par toutes les parties prenantes.

Cette approche permet aux entreprises de gagner du temps, de fiabiliser leur projet et d’en maximiser le retour sur investissement.

Exemples de projets accompagnés

ConvictionsRH accompagne des structures de toutes tailles, dans des secteurs variés. À titre d’exemple, un établissement hospitalier public confronté à une forte variabilité horaire et à une sous-optimisation des plannings a sollicité le cabinet pour :

Auditer l’existant et identifier les dysfonctionnements (surcharges, doublons, déséquilibres).
Définir un cahier des charges adapté à la réalité des cycles 3×8.
Sélectionner un éditeur compatible avec les exigences réglementaires du secteur.
Accompagner la DSI et les RH jusqu’à la bascule complète de l’outil.

Résultat : un taux de couverture optimisé, une réduction de 12 % du recours aux remplaçants externes, et une amélioration nette de la satisfaction des managers de terrain.

D’autres projets ont été menés avec des collectivités locales, des groupes industriels ou des réseaux de franchises, avec à chaque fois une démarche sur mesure et co-construite.

GTA : le point de vue de l'expert

« La GTA est aujourd’hui un outil stratégique qui contribue au bon déroulement des processus des entreprises. Comprendre l’ampleur de son périmètre et son intégration cohérente dans les processus RH est clé. » – Matthieu, manager

À l’ère du travail hybride et de la quête d’agilité au sein des entreprises, la gestion des temps et des activités (GTA) devient un atout stratégique à part entière. Elle englobe désormais bien plus que la simple gestion des présences et des absences, s’étendant à de nombreux aspects transversaux au sein de l’entreprise. Découvrons comment la GTA se positionne comme un levier essentiel pour les processus RH. Alors que les éditeurs s’adaptent à cette évolution, nous partagerons des conseils précieux pour mieux appréhender ce domaine RH incontournable.

Dépasser les idées préconçues : la GTA ne se résume pas aux badgeages et absences

La GTA va au-delà des simples feuilles de pointage, c’est une gestion complète des présences et absences des collaborateurs. Les solutions prennent en compte les besoins métiers, en y intégrant la gestion des activités, la planification sous contraintes des équipes (un outil opérationnel clé) la gestion des remplacements, la gestion des intérimaires, ainsi que celle des accès. La GTA met aussi à disposition des collaborateurs un espace personnel transparent sur leurs données. Pour exploiter pleinement son potentiel, une approche globale de la GTA s’avère indispensable.

Au-delà de ses fonctionnalités, la GTA influence grandement les managers et les collaborateurs. Elle ne se contente pas de simplifier leur quotidien, elle les implique pleinement dans la gestion de l’entreprise, favorisant une prise de conscience collective et en renforçant la responsabilisation individuelle.

La GTA représente également une solution stratégique pour piloter efficacement l’activité et le reporting au sein de l’entreprise. En fournissant des indicateurs pertinents, elle optimise la gestion des effectifs, permet une meilleure maîtrise de l’absentéisme et augmente ainsi la productivité, une ressource clé pour la fonction RH et l’entreprise, dans un contexte concurrentiel.

Un outil qui s’intègre pour fluidifier les processus RH de l’entreprise

La GTA doit être appréhendée comme un maillon essentiel dans la cartographie globale des systèmes d’information. Une intégration cohérente de la GTA dans les processus RH crée une synergie, facilitant un échange fluide des données entre les différents départements et métiers. L’outil de GTA choisi doit être suffisamment évolutif pour s’adapter facilement aux besoins changeants de l’entreprise. Il doit être en mesure de suivre la croissance de l’entreprise et de permettre une éventuelle personnalisation en fonction des particularités organisationnelles.

Cette intégration doit se faire facilement pour une gestion efficace des talents, de la paie, et d’autres domaines RH majeurs. L’interopérabilité entre la GTA et les autres solutions permet de renforcer la cohérence des informations, favorisant ainsi une prise de décision éclairée, basée sur des données fiables. Par exemple, le logiciel doit pouvoir s’interfacer facilement au logiciel de paie. En procédant ainsi, le processus de paie est moins chronophage pour les gestionnaires, les doubles saisies et des potentielles erreurs sont évitées, ce qui sécurise la paie des collaborateurs.

Faire son choix parmi la multitude d’outils de GTA disponibles sur le marché

Avant d’opter pour un outil, une première étape consiste à prendre le temps d’auditer les besoins spécifiques de son entreprise. Il s’agit de déterminer les fonctionnalités nécessaires telles que la planification des horaires, le suivi des temps, la gestion des absences ou les rapports et les intégrations avec d’autres outils RH. Une étude est généralement menée en interne avec la rédaction d’un livre blanc, un document de référence qui résume les règles de gestion des temps. Il permet de garantir une expression claire des besoins, des règles et des spécificités, notamment dans le cas où l’entreprise possède plusieurs établissements. Une analyse des réglementations conventionnelles, des négociations obligatoires (NAO), des accords et usages propres à l’entreprise est également réalisée.

La rédaction en amont de ces règles revêt une importance capitale, car cela permet de suivre l’évolution des besoins en fonction du turnover des équipes et des objectifs organisationnels, au fil des années. Ce livre blanc doit être régulièrement tenu à jour par une personne référente, telle que le responsable de la paie ou de la gestion des temps. En outre, ce document permet de mesurer le degré de maturité de l’entreprise, permettant ainsi d’adapter l’outil en conséquence. Il constitue un socle solide pour le déploiement efficace des outils de gestion des temps.

Chez ConvictionsRH, nous intervenons à deux moments clés : soit en assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) lorsque l’outil de GTA est déjà choisi, soit en offrant une aide à la sélection de la solution. Dans ce dernier cas, nous rédigeons un cahier des charges détaillé et proposons un cadre de réponse à envoyer aux éditeurs. Notre objectif est de s’assurer que les outils présélectionnés seront adaptés d’un point de vue fonctionnel et technique aux attentes de nos clients, tout en prenant en compte la dimension financière. Cette démarche est sur-mesure. Elle se base sur notre analyse du réglementaire et des spécificités effectuées en amont.

Les éditeurs s’orientent vers cette ouverture pour une plus grande agilité

Face aux besoins changeants des entreprises, les éditeurs de solutions GTA ont su se réinventer avec agilité. Ils ont compris l’importance de cette intégration et ont enrichi leurs offres. Aujourd’hui, leurs solutions incluent des extensions fonctionnelles allant de la gestion de la paie à la gestion des talents, sans oublier des options de reporting avancées. C’est le cas par exemple d’Octime avec le rachat de Staffelio (outil de gestion des remplacements), d’Asys avec Premium RH (outil HCM), de Kélio avec 123 paie et Talentview (outil de recrutement) ou d’Horoquartz avec Stairwage (outil de versement de salaire) et Semana (outil de gestion du flex-office).

Cette tendance renforce notre conviction que la GTA devient un pilier central, interagissant avec de nombreux autres processus pour optimiser les ressources humaines et les performances de l’entreprise.

Appréhender la GTA par une vision transverse pour choisir l’outil adapté

Nous sommes convaincus qu’une vision globale est primordiale pour réussir la mise en place d’un outil GTA performant. Elle dépasse les frontières du service RH, englobant l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise. Prendre le temps de consulter les différents métiers, identifier leurs besoins spécifiques et s’assurer que l’outil choisi réponde à toutes ces attentes est l’une des clés du succès.

Nous considérons également que réfléchir aux impacts transverses de la GTA est une étape cruciale. Il s’agit d’un changement organisationnel majeur affectant de nombreux processus. Prendre le temps de se pencher sur son intégration dans le système d’information et les processus RH existants permet de choisir l’outil le mieux adapté à l’entreprise et de garantir une transition en douceur.

La GTA est aujourd’hui un outil stratégique qui contribue au bon déroulement des processus des entreprises. Comprendre l’ampleur de son périmètre et son intégration dans les processus RH est clé. Les éditeurs ont bien compris cette tendance, proposant des solutions toujours plus complètes et adaptées. La GTA demeure un atout phare pour les entreprises en permettant d’assurer un pilotage efficace avec davantage de flexibilité et de transparence. De quoi permettre à la fonction RH de se recentrer sur l’optimisation du capital humain.

GTA : ce que vous devez retenir

La gestion des temps et des activités n’est plus un simple outil administratif. Elle est devenue un levier stratégique de performance, de conformité et de qualité de vie au travail. Bien choisie, bien intégrée et bien accompagnée, une solution de GTA RH permet :

d’automatiser les processus RH à faible valeur ajoutée ;
de fiabiliser les données pour mieux piloter les ressources ;
de respecter le cadre réglementaire et conventionnel ;
de répondre aux attentes des collaborateurs en matière de flexibilité, de transparence et d’autonomie ;
et de créer des synergies fortes avec le SIRH.

ConvictionsRH accompagne les entreprises et les collectivités à chaque étape de leur projet, du cadrage stratégique à la mise en œuvre opérationnelle.

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FAQ

Qu’est-ce que la GTA RH ?

La gestion des temps et des activités (GTA) désigne l’ensemble des outils et processus permettant de suivre, planifier et analyser le temps de travail des collaborateurs. Elle intègre la gestion des présences, des absences, des horaires, des plannings et des activités opérationnelles, au sein d’un SIRH.

Pourquoi la GTA RH est-elle stratégique pour une entreprise ?

Parce qu’elle combine conformité légale, optimisation opérationnelle, et amélioration de l’expérience collaborateur. Elle évite les erreurs de paie, sécurise le respect des obligations sociales, et permet un pilotage fin des ressources.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’une solution de GTA ?

Un logiciel de GTA comprend généralement : le suivi des temps de présence, la gestion des congés, la planification des horaires, le reporting RH, et parfois la ventilation des temps par activité ou projet.

Quels sont les principaux critères pour choisir un logiciel de GTA ?

Les entreprises doivent prendre en compte : l’interopérabilité avec le SIRH, l’évolutivité, la couverture réglementaire, la simplicité d’usage, la richesse fonctionnelle et le coût total de possession (TCO).

Quels sont les freins fréquents dans un projet GTA ?

La résistance au changement, la complexité d’intégration dans un système d’information déjà en place, le manque de formation ou de conduite du changement, et parfois un cadrage insuffisant des besoins.

Quel est l’impact de la GTA sur la productivité ?

Une GTA bien déployée permet un gain de temps pour les managers (jusqu’à 4,7 heures/mois), une baisse des litiges RH (–23 % sur les heures sup) et une meilleure couverture des besoins en effectif.

En quoi la GTA contribue-t-elle à la conformité RH ?

Elle automatise le respect des règles liées au droit du travail (repos, durées maximales, forfaits jours…), alerte en cas d’écarts, et fournit des preuves lors des contrôles ou audits.

Qui est concerné par la GTA dans une organisation ?

Tous les collaborateurs : managers, RH, salariés, représentants du personnel. La GTA structure les plannings, les affectations, les absences et les interactions RH au quotidien.

Quelques retours d’expérience

« L’équipe ConvictionsRH a fait preuve d’une grande agilité sur le projet. Nous apprécions particulièrement leur apport d’expertise sur les sujets SIRH. »

« ConvictionsRH se démarque par son fort sens du service client. Une confiance mutuelle s’est installée, dans une relation certes contractuelle mais qui se ressent davantage comme un partenariat.
Les équipes font preuve d’une grande capacité d’adaptation et de professionnalisme. »