En application des évolutions réglementaires (décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 et des précisions du BOSS du 27 juin 2025), le fait générateur prendra effet à compter du 1er janvier 2027.
Nous avons précédemment détaillé le fait générateur en paie et mis en évidence qu’il représente un véritable enjeu transverse aux processus RH et outils SIRH, insuffisamment pris en compte tant dans les organisations que dans les projets.
En effet, il est essentiel de ne pas sous-estimer et d’anticiper l’impact de cette réforme paie dans les outils de GTA. Dans un contexte règlementaire de plus en plus complexe, la gestion des temps et des activités ne se limite plus à la collecte des heures destinées à l’établissement de la paie ; elle constitue désormais un levier stratégique dans la détermination et la fiabilisation du fait générateur.
Rappel : le fait générateur, qu’est-ce que c’est exactement ?
Aujourd’hui, les cotisations sociales sont principalement déterminées à partir des éléments de paie intégrés lors du calcul de la paie du mois considéré (présences, absences et éléments variables). Elles sont ainsi généralement rattachées au mois de versement de la rémunération.
Or, le fait générateur vise à faire évoluer cela, puisque demain la gestion ne sera plus centrée sur « le mois de paie » mais sur la « période d’emploi ». Désormais, c’est l’événement précis et sa période d’origine qui déclencheront un droit ou un calcul (heure supplémentaire, absence, prime, etc.) même s’ils sont saisis tardivement.
Le fait générateur repose alors sur deux éléments indissociables : sa nature et sa date. Cette approche impose de rattacher chaque évènement ou élément variable à sa date d’origine réelle, assurant ainsi une paie fiable, des décalages limités, et une traçabilité solide en cas de contrôle.
La GTA se place donc comme le garant de la qualité des données de temps : ainsi une information complémentaire telle qu’une requalification d’absence relative au mois d’avril N-1 doit dorénavant techniquement être rattachée à avril N-1, même si elle n’est transmise qu’en mai N de la GTA vers la paie. C’est de là que découle toute la complexité de l’application du fait générateur au niveau de la GTA : l’enjeu est de sécuriser l’arrivée des données en paie au bon moment, sans complexifier inutilement les processus. Concrètement, dans l’exemple ci-dessous, il est préférable de transmettre dans les trois mois les requalifications d’absence relatives au mois d’avril N-1 soit en juillet N-1, plutôt qu’en mai N.
Les données de temps nécessaires à l’élaboration de la paie…
Les outils de GTA par définition permettent et facilitent la collecte des temps de présence, d’absences, les calculs d’heures supplémentaires ou encore les astreintes. Une fois les données contrôlées par les managers et les éventuelles anomalies corrigées, elles peuvent alors être transmises à la paie au travers d’interfaces (absences et EVP) chaque mois. La GTA collecte les données, génère les calculs, et la paie valorise le tout.
Lorsque des modifications sont nécessaires (absence validée après l’envoi en paie, prime non déclenchée, etc..) la rétroactivité permet aujourd’hui de les intégrer dans les paies suivantes. Toutefois, cette rétroactivité est généralement limitée à quelques mois (souvent trois). Dans le cas du fait générateur, étendre cette période pourrait conduire à des dispositifs complexes et difficilement maitrisables.
… vont devoir évoluer pour répondre au fait générateur
Les processus autour de la gestion et de la validation des temps sont concernés par les évolutions liées au fait générateur. Une fois la période de collecte des temps clôturée, l’outil ne devra plus permettre de modifier les données passées. Les managers devront s’assurer de la qualité des données avant la clôture.
Les exceptions arrivant après la clôture : un justificatif d’arrêt maladie, une prime accordée rétroactivement ou paramétrée et mise en œuvre dans l’outil après la date de mise en application, une validation d’heures supplémentaires tardive, devront toutes être tracées et validées dans l’outil. La nature et la date d’origine de ces évènements seront les éléments déclencheurs du fait générateur.
La fiabilité du fait générateur repose alors clairement sur la qualité des données. Les outils de GTA deviennent les garants de cette qualité des données, et la gestion des anomalies devient alors centrale. Qu’il s’agisse des anomalies de badgeage (badgeage manquant, horaires non cohérents, etc.) ou des anomalies liées aux absences (absence non justifiée, absence requalifiée, etc.) : elles doivent être corrigées au plus vite pour permettre les bons calculs par l’outil, et ne pas entrainer de décalages dans les compteurs.
Les managers doivent pouvoir valider les données régulièrement, et certaines anomalies critiques doivent empêcher la clôture tant qu’elles ne sont pas corrigées.
Concrètement, quels impacts autour des processus et outils de GTA ?
Vous l’avez compris, au-delà des évolutions d’interfaces avec la paie, la prise en compte du fait générateur implique une transformation profonde des capacités des outils GTA en matière d’historisation, de traçabilité et de gestion des corrections. La notion de profondeur d’historisation devient un enjeu majeur : le système doit être en mesure de conserver les valeurs ou mouvements autour d’un événement de GTA, d’identifier la date du fait générateur, la date de saisie ou de modification, ainsi que les impacts sur les périodes de paie déjà clôturées.
Demain, la GTA ne pourra plus se limiter à transmettre une donnée corrigée à la paie. Elle devra être capable de détecter qu’une modification affecte un évènement déjà traité, de qualifier l’impact en paie, d’en assurer la traçabilité et de déclencher une information spécifique à destination de la paie. Cela va nécessiter de revoir les processus amont relatifs à la validation des données de temps impliquant gestionnaires et managers, mais aussi de permettre aux processus aval d’identifier clairement les données concernées, produire les régularisations nécessaires et, le cas échéant, générer les déclarations correctives associées.
Comme évoqué précédemment, cette évolution implique également la mise en place ou le renforcement des mécanismes de contrôle, de validation et de clôture des périodes de gestion des temps. D’un côté, les processus de validation et délais de traitement des données de temps devront alors être revus en anticipé, et ce à tous les niveaux. Chacun se verra davantage responsabilisé : les collaborateurs dans la transmission des pièces justificatives en cas d’absence, les gestionnaires RH dans la saisie des évènements, les managers dans la validation des données avant clôture de la période et envoi en paie, mais aussi les équipes SIRH dans la priorisation des correctifs, les évolutions avec effet rétroactif sur la paie, etc… De l’autre côté, les outils devront permettre d’identifier les évènements modifiés après clôture, d’encadrer leur traitement au travers des workflows ciblés et de garantir leur prise en compte dans les traitements de paie ultérieurs.
À terme, les interfaces de la GTA vers la paie devront être capables de transmettre non seulement les données mensuelles « classiques », mais également des données correctives distinctes, destinées à alimenter les processus de régularisation et à générer, le cas échéant, la production de DSN correctives.
Il est donc indispensable d’engager dès à présent les travaux avec tous les acteurs concernés (les éditeurs de GTA et de paie, les équipes RH et SIRH) afin d’assurer la conformité des solutions, d’adapter les processus métiers concernés, préparer les évolutions/adaptations techniques nécessaires et réaliser la conduite du changement. L’objectif est de fiabiliser les échanges SI, de renforcer les mécanismes d’historisation et de traçabilité, d’adapter les processus métiers (de contrôle, de validation et de clôture des périodes de gestion des temps) ainsi que garantir la maitrise des traitements de paies, et d’anticiper les évolutions nécessaires pour fiabiliser et sécuriser les premières paies concernées par l’application du fait générateur.
En conclusion
Nous venons de le voir : l’adoption du fait générateur marque une évolution majeure des systèmes RH.
Elle dépasse la simple dimension technique pour devenir un enjeu de conformité juridique, fiscale et sociale. En rattachant chaque donnée à sa réalité d’origine, les entreprises sécurisent leurs pratiques et renforcent la fiabilité de la paie.
Concrètement, plusieurs chantiers doivent s’ouvrir au niveau RH : une revue des processus liés à la gestion et la validation des temps, des rôles et responsabilités des différents acteurs (managers, gestionnaires de temps, gestionnaires de paie, …), mais aussi des paramétrages GTA existants.
Et d’un point de vue plus technique, anticiper les échanges avec les éditeurs afin de mener une revue des interfaces et ainsi s’assurer de la conformité des interfaces au regard des contraintes légales et règlementaires.
Et vous, avez-vous anticipé ces évolutions ?
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