L’office branding fait de plus en plus d’adeptes. Hélas, en matière d'aménagement de bureau, nous persistons souvent à appliquer des idées à n’importe quel espace sous prétexte qu’elles sont tendance. Trop souvent écartées de la décision pourtant stratégique qu’est la typologie d’aménagement des bureaux ou le choix d’un nouveau bâtiment, les RH se retrouvent à devoir composer avec des équipes dans un lieu pas toujours en adéquation avec les besoins réels des occupants. Une hérésie pour Sandra Perin.
Par Sandra Perin, Senior Manager chez ConvictionsRH
L’humain, première composante de l’aménagement d’un espace de travail
Mais où se trouvent donc les RH quand s’engagent les discussions sur la réorganisation des espaces de travail ? Grands absents des réunions avec les promoteurs, architectes ou concepteurs d’intérieur, ils ne sont d’ordinaire informés des choix réalisés qu’une fois la commande passée. À eux ensuite la lourde tâche de faire en sorte que les salariés s’accommodent à leurs nouveaux locaux. Trop souvent encore, on attend de l’humain qu’il s’adapte à son environnement, alors que la démarche contraire serait salutaire pour le travailleur comme pour l’entreprise.
Innover tout en restant en adéquation avec ses besoins réels
Loin de nous l’idée de fustiger ces nouveaux aménagements majoritairement en open space, qui possèdent l’avantage de réduire les coûts immobiliers et facilitent les contacts entre employés. Mais n’est-il pas surprenant que les espaces collectifs de travail soient considérés comme un facteur d’unité par l’encadrement alors que les salariés eux, s’y sentent agressés ? Nuisances sonores, difficultés à se concentrer, absence de confidentialité… sont autant de points négatifs qui perturbent le quotidien du travailleur.
Le réel problème n’est pas la présence d’un open space au sein d’une entreprise, mais plutôt la jouissance obligatoire, systématique et prolongée des collaborateurs à qui l’encadrement a assigné une place fixe sans possibilité de mouvement.
Un choix de la part des dirigeants qui pose à questionnement quand d’un côté, ils privilégient (pour leurs collaborateurs) le poste de travail fixe dans un lieu ouvert, alors qu’eux-mêmes se confinent dans des bureaux privatifs. Il manque dans l’aménagement des espaces de travail actuels en France un nomadisme propice à l’épanouissement. On en vient également à se demander comment une organisation pourrait véhiculer une image dynamique alors que ses employés sont limités dans leurs déplacements et donc, contraints à travailler continuellement dans les mêmes conditions. À trop vouloir créer des situations propices à la transversalité, on en oublie la spontanéité nécessaire à toute action créative (et donc à la collaboration). Ce changement de paradigme à de nouvelles attitudes et habitudes de travail ne peut venir directement des salariés qui ont besoin de se sentir encouragés, suivis et soutenus par leur direction dans cette stratégie de changement.
L’aménagement de bureau comme outil de motivation
Alors que le brand marketing fait partie intégrante des outils utilisés pour attirer et fidéliser ses employés, l’office branding lui, n’est pas encore devenu une évidence aux yeux des décisionnaires. Pourtant, bien pensés, les locaux aident indirectement les salariés à atteindre les objectifs de la société tout en respectant les valeurs qu’elle porte. Aussi, la diversité des postes de travail reflète-t-elle le dynamisme inhérent à l’entreprise. En décuplant les stations de travail que ce soit debout, assis, isolé ou partagé, en télétravail ou en visioconférence, les dirigeants envoient un message fort à leurs employés : nous vous faisons confiance, soyez libres, évidemment avec le sous-entendu : soyez-bons.
L’aménagement de bureau doit donc être pensé en corrélation avec les RH de l’entreprise. En intervenant en amont du processus de renouvellement des espaces de travail, ils peuvent s’entretenir avec le personnel, puis devenir leur voix, dans l’optique de créer des lieux qui répondent aux besoins fonctionnels et organisationnels des salariés tout en permettant de suivre la ligne directrice de l’entreprise.
L’office branding appliqué à toutes les strates de l’entreprise
Autre point important à ne pas négliger, l’application de ces règles doit être soumise à tous les niveaux de hiérarchie. Dirigeants et managers doivent faire partie intégrante du mouvement en modifiant à la fois leur manière de travailler (se mélanger aux équipes, accepter la mobilité), mais aussi leur manière de manager (faciliter, faire confiance). Être au contact de leurs équipes et accepter de ne pas toujours savoir où se situe précisément un employé fait partie du processus global de changement. Cela induit également une responsabilisation du travailleur qui se trouve par moment éloigné de son supérieur. C’est pourquoi l’office branding ne peut être efficace que s’il est couplé à une digitalisation de l’entreprise. Cela passe entre autres par l’utilisation d’outils de travail nomades et une politique de communication transparente.
À une époque ou immédiateté tend à remplacer réactivité, il est logique que l’entreprise ne soit plus cette structure figée où chacun possède une place attitrée. Choisir un espace en cohérence avec la tâche à accomplir est source de motivation pour l’employé qui, selon le moment, a besoin de calme ou de stimulation. Miroir du fonctionnement interne, les bureaux d’une société, s’ils sont bien pensés, aident à la fois à fidéliser le personnel et à attirer de nouveaux clients et collaborateurs. Des enjeux cruciaux pour les sociétés que les professionnels des ressources humaines, s’ils étaient consultés, pourraient aider à atteindre, voire à dépasser.
Experte sur les problématiques d’aménagement des espaces de travail, Sandra Perin a notamment co-rédigé l’ouvrage « Open Space: entre mythes et réalités » avec Marc Bertier.
