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Lors d’un déménagement d’entreprise, il faut environ trois mois pour que les salariés s’approprient les lieux et un an pour que les espaces leur deviennent vraiment familiers.

Depuis le 4 janvier, les équipes de ConvictionsRH ont investi La Maison, un espace de coworking du groupe WeWork, situé dans le 8e arrondissement de Paris.

Cet emménagement correspond à l’aboutissement d’un projet qui a émergé à l’été 2018. Durant plus de deux ans et demi, il a fallu susciter, gérer et entretenir les attentes des 180 collaborateurs de ConvictionsRH, mais aussi les informer quant aux différentes phases de recherche et d’avancée des travaux, avant de finalement les accompagner dans l’appropriation de leurs nouveaux locaux.

Après vous avoir expliqué, en nous appuyant sur notre propre exemple, comment préparer son déménagement d’entreprise et vous avoir donné les clés d’un aménagement réussi, nous vous livrons à présent nos meilleurs conseils pour accompagner vos collaborateurs sur leur nouveau lieu de travail. Conseils évidemment testés et approuvés.

 

Communiquer pour susciter l’attente au sein des équipes

On ne le répétera jamais assez, mais dans tout projet, la communication avec et au sein des équipes est un des facteurs clé de réussite.

Pour tenir l’ensemble des collaborateurs au courant des avancées du projet sur toute sa durée de vie, nous avons utilisé des newsletters comme vecteur de communication principal. En deux ans, nous en avons rédigé 8. Au sein de ces “infolettres”, les collaborateurs avaient ainsi accès à des éditoriaux portés par les associés, à des interviews des partenaires qui nous ont accompagnés, mais aussi aux dates clés des prochaines étapes ainsi qu’à des contenus plus ludiques, comme des devinettes, pour créer de l’engagement.

Mais une bonne communication, c’est également une communication qui sait ménager l’effet de surprise. Une fois notre choix arrêté sur La Maison, nous avons loué un amphithéâtre, situé dans un des bâtiments de WeWork, pour partager avec l’ensemble de nos collaborateurs réunis une vidéo annonçant la grande nouvelle et révélant officiellement l’emplacement de nos futurs locaux.

Résultat : une sacrée dose d’enthousiasme et de motivation qui a renforcé l’engagement de toutes les équipes, et surtout un moment qui s’est inscrit durablement dans l’histoire de ConvictionsRH. Un plus non-négligeable et un vrai levier en termes de marque employeur !

 

Inclure les collaborateurs tout au long du projet

Partant du principe que des collaborateurs inclus aux décisions et aux avancées d’un projet sont des collaborateurs plus satisfaits et qui vivent mieux le changement, nous avons, dès les prémices de notre déménagement, souhaité que ceux-ci en soient partie intégrante. Ainsi, bien avant d’arrêter notre choix sur La Maison, nous avons par exemple sollicité nos consultants lors d’ateliers de Design Thinking, afin de mieux comprendre leurs besoins et de mieux y répondre. Nous avons également organisé un grand concours pour que les équipes choisissent les noms des salles de la future Maison.

Par ailleurs, le projet a été, dans le cadre d’objectifs internes, porté par une équipe de consultants ConvictionsRH. Ceux-ci ont notamment contribué à la communication interne, à l’organisation des différents événements autour du déménagement mais aussi à la logistique de celui-ci.

Le risque avec des projets au long cours comme celui d’un déménagement d’entreprise est de donner l’impression d’une traversée du désert. Une fois l’attente créée, il est nécessaire de continuer à inclure les équipes. Lors de chaque séminaire, nous avions pris l’habitude de donner des informations sur l’avancée des travaux, photos et vidéos à l’appui. Plusieurs visites du chantier ont également été organisées avec le CSE, les fonctions supports ainsi que les associés, les règles de sécurité de WeWork et du chantier nous empêchant d’ouvrir les visites à l’ensemble des 180 collaborateurs. Ces visites ont ainsi permis aux différentes personnes présentes de partager de manière plus informelle leurs ressentis auprès de leurs équipes.

Enfin, nous avons également tourné et diffusé en interne une vidéo avec des projections en 3D, comme nous le faisons régulièrement pour nos clients, pour que nos collaborateurs se projettent dans leurs nouveaux espaces. Et, pour leur donner le plus de visibilité possible, nous avons tenu à organiser des réunions en amont du déménagement afin de répondre à toutes leurs interrogations.

 

Accompagner les équipes dans l’appropriation du nouvel espace

L’inauguration des locaux – en plein contexte de crise sanitaire – n’a hélas pas pu se dérouler comme prévu. Alors que nous avions imaginé un événement où nos collaborateurs, nos clients ainsi que nos partenaires pourraient se retrouver, échanger et découvrir La Maison lors de conférences et d’ateliers thématiques, nous avons dû repousser cet événement à des jours plus heureux.

Toujours en raison du contexte et conformément aux directives du gouvernement, nous avons dû réduire les capacités d’accueil de La Maison. Ainsi, c’est près de 50% des postes de travail qui ont été fermés pour éviter la transmission du virus. Néanmoins, nous avons organisé par groupes de 10 des visites guidées, le parfait moment pour découvrir les différents espaces, poser ses questions et commencer à s’approprier l’espace. Les consultants souhaitant travailler sur place ont, quant à eux, pu réserver leur poste de travail via l’application MyMeet-Up, dans la limite de ceux disponibles.

En plus de ces visites guidées, nous avons mis en place un canal de communication interne via Teams, sur lequel les collaborateurs peuvent trouver un guide utilisateur qui détaille l’accès au wifi, aux imprimantes, aux différents espaces et qui répertorie aussi les transports en commun, les places de parking et les commerces à proximité. Ce canal est également le lieu parfait pour poser toutes leurs questions à l’équipe projet.
Enfin, pour échanger sur ce qui fonctionne et ce qui reste à améliorer, nous utilisons l’outil de gestion de projet en ligne Trello. Cela nous permet de communiquer entre autres sur les systèmes de visioconférence, les nouveaux modes de travail ou les détecteurs de présence qui servent à réguler le taux d’occupation dans La Maison.

Autant de nouveaux usages ne sont pas évidents à mettre en place. Comme nous passions d’un open space sur un seul et même plateau à une Maison sur quatre niveaux, il a fallu, et il nous faut encore, laisser aux équipes le temps de s’adapter à ces nouveaux espaces et aux technologies qui y sont installées. On estime que lors d’un déménagement d’entreprise, il faut environ trois mois pour que les salariés s’approprient les lieux et un an pour que les espaces leur deviennent vraiment familiers.

Chez ConvictionsRH, puisque la plupart de nos consultants sont nomades, il est certain qu’il y aura des différences d’adaptation entre les individus. Néanmoins, nous sommes ravis des premiers retours et avons hâte de voir l’ensemble de nos collaborateurs s’acclimater, pas à pas, à notre nouvelle maison !

 

À l’étroit dans vos locaux actuels ? Des mètres carrés non optimisés ? Des modes de travail à faire évoluer ? Vous vous questionnez sur les impacts du télétravail sur vos espaces de travail ? Ou encore sur votre capacité à déployer le flex office ? ConvictionsRH vous accompagne à tous les stades de votre projet d’entreprise. Découvrez notre offre.

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