Comment bien vivre le digital malgré le confinement ?

Son entrée progressive au sein de l’entreprise a permis – entre autres – d’introduire des modes de travail plus souples comme le travail à distance et ce particulièrement pour les équipes multi sites, le télétravail… Il a également permis d’automatiser certaines activités répétitives, libérant de cette manière les collaborateurs qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Revers de la médaille, le digital a engendré aussi de nouveaux maux : surcharge mentale, risque d’isolement, équilibre vie professionnelle-vie privée… 

Ce constat est particulièrement vrai en cette période. Le Covid-19 qui nous contraint à rester confiné,  renforce d’autant plus l’adoption du digital, à la fois sur nos temps personnels (nous n’avons jamais été aussi connectés, autant utilisé internet …) que professionnels. 

Alors, comment bien vivre le digital en ce contexte inédit ? Comment ne pas se laisser submerger par ces nouvelles façons de travailler et de vivre ? 

Pour y voir plus clair, ConvictionsRH décrypte trois risques psycho-sociaux auxquels le digital peut nous exposer en proposant, sans dogmatisme, quelques bonnes pratiques, charge à chacun de prendre ce qui lui convient. *

1. Le risque de surcharge mentale : quand on ne sait plus où donner de la tête

De quoi parle-t-on ? 

Entre nos mails, nos agendas connectés, les différentes messageries instantanées et collaboratives, il y a désormais un outil pour tout. Résultat, nous sommes  continuellement sollicités. Pour s’en convaincre, il suffit de regarder son téléphone après une demi-heure d’inactivité et de compter le nombre de notifications reçues ! 

Cela est particulièrement vrai en cette période où “réactivité” est devenu le maître-mot. À défaut de pouvoir être physiquement présent, nous souhaitons prouver que nous sommes particulièrement disponible … en répondant à tout le monde, tout le temps. 

Nous associons ainsi, souvent à tort, une notification à une demande urgente nécessitant une action rapide, et face à l’accumulation quotidienne de toutes ces notifications, on peut facilement se laisser submerger, menant ainsi à une situation de surcharge mentale. 

Par ailleurs, cela crée du stress, nous déconcentre et, paradoxalement, nous fait perdre du temps. Selon l’économiste Sune Carlson, un cadre est ainsi coupé toutes les douze minutes dans son travail ; il lui faut ensuite trois minutes pour permettre à son cerveau de se re-concentrer… jusqu’à la prochaine interruption ! 

Nos conseils :

• Utilisez votre agenda pour aménager votre temps de travail. Prévoyez sur la semaine des plages horaires pour traiter chacune des tâches sur votre to-do list. Vous pouvez même prévoir, si besoin, un créneau “aléa” pour les imprévus. 
• Prenez 20 à 30 minutes chaque jour pour traiter l’ensemble de vos mails, sans vous disperser sur d’autres tâches. 
• Réservez-vous du temps pour vous déconnecter. Bloquez les notifications de vos applications. Pour vous aider, vous pouvez utiliser certaines applis ou sites internet souvent très créatifs qui vous motivent pour rester pleinement concentré. C’est le cas de Forest, de SelfControl, Noisili, Mailoop ou encore Sloth Worth. 

2. Le risque du blurring : quand la frontière entre vie pro et perso s’estompe 

De quoi parle-t-on ? 

Le blurring – de l’anglais “to blur”, c’est-à-dire “rendre flou” ou “brouiller” – désigne la disparition progressive des frontières entre les vies professionnelles et personnelles. Avec le digital et l’abolition des contraintes géographiques, nous sommes devenus facilement accessibles. Les lignes se troublent : nous pouvons travailler de la maison et, inversement, amener un peu de notre vie privée au travail grâce aux nouveaux moyens de communication.

Ainsi, en 2014, selon une étude Edenred-Ipsos 67% des salariés européens disaient être sollicités par leur travail pendant leur temps libre et 62% d’entre eux disaient régler des problèmes personnels sur leur lieu de travail. Plus surprenant encore, près de 78% des cadres avouent consulter leurs mails et SMS professionnels en dehors de leurs heures de travail selon un sondage Ifop en 2017. 

En cette période de télétravail généralisé, le risque de blurring n’a jamais été aussi grand. Notre domicile est devenu notre lieu de travail et vice-versa. Il est donc crucial de se réussir à dessiner des frontières. 

Nos conseils : 

• A situations différentes, contraintes différentes : certains partent plus tôt et se remettent à travailler le soir par exemple. C’est leur droit. Toutefois, si vous décidez de travailler en dehors des heures de travail, n’attendez pas de vos collègues qu’ils en fassent de même. Précisez dans votre mail que vous n’attendez pas de réponse de manière immédiate ou planifiez l’envoi de vos messages.  

• Appliquez la règle du no meeting après 19h. 

• Éteignez votre téléphone professionnel, si vous en possédez un. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours couper les notifications liées à votre travail. 

• Dans la mesure du possible, structurez votre environnement de travail. Prévoyez un espace dédié au travail, cela même si votre espace est petit. De cette manière, vous rendez le fait de “couper” du travail plus facile.  

• Dédramatisez. On a souvent tendance à se sentir obligé de répondre, mais le monde ne s’arrêtera pas de tourner si votre collègue n’a pas de réponse un samedi soir à 23h43 !

3. Le risque d’isolement : quand le virtuel remplace l’humain 

De quoi parle-t-on ? 

Les échanges virtuels sont pratiques c’est certain, toutefois, ils ne remplacent pas le véritable contact humain. Alors qu’il n’a jamais été aussi facile de parler au monde entier, les risques d’isolement se sont accrus paradoxalement. Plus on utilise les réseaux sociaux, plus on se sent seul, constate ainsi une étude de l’université de Pittsburgh publiée en 2017. C’est d’autant plus vrai avec les modes de travail plus souples que l’on peut constater aujourd’hui : cadre d’équipes multisites, télétravail ou encore le nomade digital.

En cette période de confinement, privilégier le contact physique est, de fait, impossible. Cela ne signifie pas pour  autant qu’il faut abandonner tout autre forme de lien, bien au contraire ! 

Nos conseils : 

• Faites des points de suivi / reporting réguliers avec vos équipes.

• Quand vous utilisez des visioconférences, allumez les caméras !

• Organisez des déjeuners, goûters ou apéros virtuels. De cette manière vous conserver le lien avec vos collègues dans un cadre détendu.  

Si le digital est une chance incroyable en entreprise, il s’agit aussi de ne pas en faire une malédiction et encore moins de s’enfermer dans un cercle vicieux. À vous de fixer les limites qui vous correspondent… et de respecter celles des autres. 

A leurs côtés au quotidien, ConvictionsRH sait que les managers se retrouvent parfois dans une position difficile, entre l’envie de bien accompagner leurs équipes, leur réalité opérationnelle et les orientations stratégiques qu’ils doivent décliner, sans toujours savoir « comment ». C’est d’autant plus vraie en cette période compliquée. Nous restons donc, à votre côtés en ces temps compliqués pour vous accompagner, vous et vos équipes. Prenez soin de vous !