Le télétravail fait désormais partie intégrante de nos vies, pour le meilleur comme pour le pire. Nombreux sont les témoignages présentant les difficultés qu’il entraîne, comme celles liées aux nouveaux rituels de management et notamment à l’évaluation de la performance. Pour beaucoup, la bascule des entretiens individuels habituellement organisés en présentiel vers des entretiens qui s’imposent aujourd’hui à distance n’est pas tâche aisée. Mais s’il y avait quand même du bon dans tout cela ?
Les entretiens individuels marquent toujours un moment important, tant pour le collaborateur que pour son manager. Un temps unique pour faire le point sur les performances du salarié, sa motivation, sa place dans l’organisation et ses objectifs à court et long termes. Certains sont d’ailleurs, à ce titre, une obligation légale pour l’employeur. D’autres, non obligatoires, jouent également un rôle crucial dans le développement du salarié. C’est le cas des entretiens de motivation, des one-to-one ou même des discussions plus informelles, telles que la fin d’une réunion ou le rendez-vous à la machine à café. Ces moments sont souvent propices pour déceler des signaux faibles quant à l’état d’esprit du salarié.
Avec la généralisation du travail à distance, ces entretiens sont eux aussi digitalisés, entraînant de nombreuses critiques et autant de questionnements quant à la bonne façon de faire.
Chez ConvictionsRH, nous voyons le verre à moitié plein. Chaque difficulté liée au distanciel peut se transformer en atout. C’est ce dont nous parlons dans cet article, où nous analysons 4 opportunités qu’offre la réalisation des entretiens à distance et les conditions pour qu’ils se déroulent de la meilleure des manières possibles.
Avec, en bonus à la fin de cet article, notre guide des bonnes pratiques pour réaliser les entretiens annuels à distance – à télécharger gratuitement !
Opportunité 1 : apprendre à se connaître, soi-même et les autres
Le télétravail est un moyen de (ré)apprendre à se connaître. Puisqu’il se retrouve seul ou en tout cas, hors du contexte professionnel, le collaborateur comme son manager, n’est plus enfermé dans son quotidien. Chacun prend le temps d’apprendre à travailler autrement et peut ainsi plus facilement prendre de la hauteur et ressentir les points de friction. Cela permet au manager de mettre en place un mode de fonctionnement plus adapté, non seulement au contexte mais aussi à la personnalité de chacun. On le sait bien, un collaborateur bien dans sa peau est plus efficace. Quant à un manager plus serein, il sera plus à même d’écouter et de soutenir pleinement ses équipes. C’est d’ailleurs pourquoi, chez ConvictionsRH, nous avons mis en place un coaching spécifique aux managers. Le but ? Leur permettre de prendre conscience de leurs freins et résistances, pour in fine, mieux endosser leur rôle.
En plus de la connaissance de soi, le distanciel permet au manager de redécouvrir ses collègues, loin des bureaux et de la routine qu’il crée. Le collaborateur tel qu’on le perçoit en présentiel ne sera pas forcément le télétravailleur auquel on s’attend. En effet, certaines contraintes personnelles vont impacter l’organisation de son activité au quotidien. Le distanciel est l’occasion de réinstaurer de réels points à deux pour permettre au manager de mieux identifier la manière dont le collaborateur réagit au télétravail et au collaborateur de mieux l’expliciter. L’occasion également pour un collaborateur qui serait plus timide de prendre la parole et pour son supérieur d’adapter son style de management en fonction des personnalités de chacun.
Un outil dans cette quête de la connaissance de soi et des autres ? Le modèle DISC (Dominance, Influence, Stabilité et Conformité) qui permet d’identifier les profils au sein de son équipe et leur rapport au travail à distance. N’hésitez pas à l’utiliser pendant vos entretiens à distance !
Cela fonctionne à condition de :
-
Pour le manager : ne pas hésiter à s’assurer des conditions de travail dans lesquelles se trouvent ses équipes à distance, et si possible et si besoin, à proposer des ajustements.
-
Pour le collaborateur : prendre les devants et parler de ses différents besoins (en matériel, en aménagement de temps, etc.) à son manager.
Opportunité 2 : créer de nouveaux rituels à forte valeur ajoutée
Le distanciel est l’occasion de réinventer les rituels. Si certains se doivent d’être collectifs pour conserver le lien entre les membres d’une même équipe et entre les équipes – cafés / déjeuners / apéros virtuels, défis d’équipe ou fils de discussions plus informels serviront à cela, certains se devront d’être individuels, entre le manager et le collaborateur.
Leur but ? Soutenir le collaborateur, suivre son activité et identifier d’éventuels signaux faibles, avant-coureurs d’un décrochage. En bref, remettre l’humain au centre. Pour le manager, cela sera aussi l’occasion de créer un véritable espace de discussions et d’échange, d’affirmer son rôle et de proposer des solutions concrètes au collaborateur en difficulté (ou non). Enfin, les entretiens seront l’occasion d’interroger le collaborateur sur la façon dont il a vécu et dont il continue à vivre ces nouveaux rituels : est-ce trop ? Pas assez ? Et d’adapter en conséquence.
Cela fonctionne à condition de :
-
Pour tout le monde : ne pas maintenir les rituels de rencontre tels qu’ils existaient avant la généralisation du télétravail. On ne le répétera jamais assez : le distanciel n’est pas le présentiel. Il ne sert donc à rien de tenter de calquer le mode de fonctionnement de l’un à l’autre.
-
Pour le manager : d’écouter, de rassurer, d’accompagner ses collaborateurs ainsi que d’accepter qu’ils puissent être en situation de difficulté. Autrement, les conséquences seraient non seulement désastreuses en termes de qualité de vie au travail (QVT), mais pourraient également créer une hémorragie des talents (combien d’individus ont quitté leur entreprise à cause de la mauvaise gestion du travail à distance ?) et ternir l’image et la marque employeur de l’organisation.
Opportunité 3 : déléguer davantage et prouver sa confiance
Pour certains managers, la distance peut induire un risque de perte de visibilité sur les activités des membres de son équipe. Si certains outils très simples permettent de créer un équilibre entre le besoin de visibilité du manager et celui d’autonomie du collaborateur, la confiance peut se construire de manière plus pérenne.
Lors des entretiens, il sera essentiel pour le manager de continuer (ou de commencer) à questionner ses équipes sur leur vision de son management. Cela lui permettra de mieux comprendre ce que chaque collaborateur espère de la suite de la collaboration et de mieux adapter les objectifs en fonction de ses réponses et attentes.
Cela fonctionne à condition de :
-
Pour le manager : ne pas tomber dans l’excès de contrôle et de micro-management de ses équipes.
-
Pour le collaborateur : de montrer sa motivation et d’être proactif sur les actions que son manager peut lui déléguer.
Opportunité 4 : préparer le “monde d’après”
Un entretien en face-à-face sera presque toujours plus agréable que par écran interposé. C’est un fait. Quant à certains aspects des entretiens (feedbacks négatifs, récupération d’un collaborateur en plein décrochage), ils seront plus simples à gérer en présentiel qu’en distanciel.
Néanmoins, les entretiens à distance induits par la crise sanitaire sont des opportunités de préparer “l’après”, un monde hybride où télétravail et présentiel devront cohabiter. Cela ne sera possible qu’à condition de savoir tirer les apprentissages de la période que nous traversons. En réussissant à identifier les différents types de télétravailleurs, en s’adaptant à l’évolution des besoins, en capitalisant sur les bonnes pratiques et en les transmettant aux équipes. Après tout, c’est un jeu qui en vaut la chandelle.
Cela fonctionne à condition de :
-
Ne pas mettre trop d’espoir dans un retour à “la normale”. La majorité des organisations passeront à un fonctionnement plutôt hybride, mêlant distanciel et présentiel où les collaborateurs auront pris le pli du télétravail.
-
Se saisir des opportunités créées par le distanciel et s’adapter intelligemment. Autrement, l’organisation semblera manquer d’agilité et ne pas avoir réussi à embarquer, rassurer et coacher ses collaborateurs qui, pour certains, auront pris goût au travail à distance.
Cependant, attention : si vous en avez la possibilité, certains entretiens sont plus confortables à mener en présentiel. Dans ce “monde d’après”, il sera indispensable de se poser la question de cette nécessité du présentiel ou non.
Chez ConvictionsRH, nous avons fait cet exercice des entretiens annuels à distance. Nous souhaitions vous donner quelques conseils pour un entretien de recadrage ou un entretien annuel annonçant des nouvelles contraires aux attentes du collaborateur.
Si cela est possible, faites-le en présentiel car il est très difficile de rattraper un collaborateur qui se “ferme” à distance. En effet, comment réagir face à un collaborateur qui n’est pas réceptif à vos remarques ? Ou pire que cela qui pleure ou qui écourte la discussion pour raccrocher plus vite ?
Nos conseils : bien sûr, il est alors indispensable de préparer à l’avance vos tournures de phrases et de peser vos mots, mais également de faire parler votre collaborateur sur son ressenti, sa vision des évènements et sur les conséquences qu’il en espérait. La pause café étant impossible à distance, transformez-la en un temps informel avec lui, pour saisir l’impact que la discussion a eu sur lui et pouvoir adapter votre accompagnement. Ne le laissez surtout pas ruminer, accompagnez-le dans sa colère ou sa déception. Écoutez-le et construisez tout de suite avec lui des plans d’actions. Cela lui permettra de se tourner vers le futur plutôt que d’être figé dans le passé.
Téléchargez le guide
En bref… La réalisation des entretiens individuels à distance peut donc constituer de belles opportunités… à condition, bien sûr, de bien s’y prendre ! Car, comme pour un entretien en présentiel, un entretien en distanciel se prépare. Et sa préparation est d’autant plus importante que les règles du jeu sont différentes.
Pas de panique, pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons élaboré un guide des bonnes pratiques à télécharger juste ici.
Vous souhaitez aller plus loin ? Vous avez besoin d’un accompagnement ? Nous sommes à votre disposition pour en discuter !
→ Marine CHABOT, associée chez ConvictionsRH (marine.chabot@convictionsrh.com)
