Le contexte en chiffres clés
6 mois
de déploiement
600
utilisateurs back-office impliqués
Carrefour transforme son écosystème formation : un virage stratégique majeur
Carrefour, acteur majeur de la grande distribution, a souhaité moderniser son écosystème de formation. Dans un contexte impliquant une grande diversité d’acteurs – plus de 500 directeurs de magasin en charge de la montée en compétences de leurs équipes, un Centre de Services Partagés (CSP) Formation, ainsi qu’un organisme de formation interne – un nouvel outil SaaS a été déployé en remplacement d’un système sur-mesure de plus en plus compliqué à maintenir fortement sur-mesure.
L’objectif : remplacer un outil interne utilisé depuis plus de vingt ans par une solution SaaS standardisée, plus simple, plus fiable et conforme à la réglementation sur la formation professionnelle. Cette transition représente un changement majeur, notamment pour les équipes habituées à une solution back-office « fait maison », extrêmement personnalisé et maîtrisé de longue date.
Le contexte et les enjeux du projet
Aligner technologie, métiers et culture : un défi à 360°
- Un planning ambitieux : un calendrier de déploiement contraint à 6 mois, couvrant à la fois l’Organisme de Formation, les RH, les interfaces et une reprise de données significative, nécessitant une forte priorisation et une mise en œuvre par lots.
- Un écosystème complexe : un environnement composé de nombreux outils imposant un important travail de cadrage, avec une modélisation fine des interfaces à partir de cas d’usage concrets et détaillés.
- Une transformation à piloter : ne pas reproduire l’existant, mais capitaliser sur les fonctionnalités natives du nouvel outil pour rationaliser les processus, en particulier ceux identifiés comme trop spécifiques ou trop complexes.
- Un changement culturel fort : un ancien back-office sur-personnalisé, plaçant le CSP au cœur des opérations avec de nombreuses tâches répétitives vers un modèle rationalisant les processus et automatisant certaines tâches, entraînant une redéfinition des rôles et notamment une responsabilisation accrue des Responsables RH Formation en magasins. Ce changement culturel a impliqué un fort besoin d’accompagnement des acteurs.
- La montée en puissance récente de la Digital Factory : nouvellement créée en amont du projet, elle permet d’accélérer la conception et le déploiement de solutions numériques en agissant comme un pont entre les métiers et l’IT. La Digital Factory joue un rôle de catalyseur de transformation digitale. Son rôle est déterminant pour stabiliser le cadre fonctionnel, structurer les arbitrages et sécuriser l’alignement global.
Notre méthodologie projet : de la conception à la bascule
- La mission s’est articulée autour de plusieurs axes d’expertise :
- Apport de méthodologie issue des bonnes pratiques Training Orchestra héritées de précédentes missions
- Accompagnement aux arbitrages fonctionnels et techniques
- Anticipation des actions structurantes du projet
- Proposition de solutions de paramétrage adaptées aux besoins cibles
- Cadrage et conception : ateliers métiers et techniques pour modéliser les processus et concevoir le paramétrage cible.
- Pilotage projet : méthode Agile, suivi via JIRA, priorisation par lots pour tenir les délais.
- Recette et bascule : gestion des reprises de données, animation des tests et sécurisation du GO Live.
- Conduite du changement : plan de communication et de formation, guides et vidéo pas-à-pas pour accompagner les utilisateurs.
- Prise en charge de travaux transverses : design des interfaces (notamment celle liée à la facturation), formalisation des règles de gestion, rédaction des cas de tests, et coordination opérationnelle de l’ensemble du projet.
Les facteurs clés de succès du projet
- Une approche collaborative en 2 lots mobilisant les Responsables métiers Formation dès les premières phases pour coconstruire les étapes critiques : conception, tests et recette.
- Une implication forte des métiers : les équipes Formation ont participé activement à l’ensemble des ateliers de design, aux arbitrages, ainsi qu’à la recette, garantissant une conception réaliste et adoptable.
- Une mobilisation importante de l’équipe projet : face au calendrier ambitieux, les membres de l’équipe ont absorbé une charge de travail importante et ont su maintenir un haut niveau de coordination et de réactivité.
- Le soutien structurant de la Digital Factory : qui a permis d’assurer la cohérence entre besoins métiers, cadrage fonctionnel et solutions techniques.
- Une gouvernance resserrée et efficace : permettant d’anticiper, d’arbitrer rapidement et de sécuriser les échéances critiques.
- Des livrables concrets et pédagogiques : favorisant l’adoption de la solution et l’adhésion de l’ensemble des acteurs.
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