Votre outil GTA ne répond plus à vos besoins ? Vous n’êtes pas les seuls. Avec le temps, de nombreuses entreprises équipées d’outils de gestion des temps constatent une inadéquation entre les configurations initiales et les pratiques du terrain. Les couches de paramétrage ajoutées au fil des années, combinées au turnover des équipes, créent un véritable “mille-feuille” qui finit par déconnecter l’outil de ses usages réels. Ces décalages peuvent engendrer des dysfonctionnements, augmenter les risques d’erreurs des calculs réglementaires et des paies, et compliquer le suivi quotidien des temps et activités. Certaines étapes clés de la vie d’une entreprise rendent l’audit GTA particulièrement indispensable : fusion, acquisition ou réorganisation, harmonisation des pratiques de temps de travail dans des environnements complexes (multisites/multi-conventions), ou encore négociation d’un accord sur le temps de travail.
Un audit flash de votre solution GTA permet de s’assurer que votre outil est toujours aligné avec la réalité opérationnelle vécue par les équipes. Il permet également d’identifier des leviers d’amélioration significatifs avec un ROI rapide. Les bénéfices d’une telle démarche sont multiples : retrouver une vision claire de votre écosystème Gestion des temps et activités, sécuriser la conformité réglementaire du paramétrage, améliorer l’expérience utilisateur, gagner du temps et fiabiliser les données, sécuriser le processus de paie, etc.
En somme, l’audit n’est pas une remise en cause de la solution, mais une opportunité de la réconcilier avec vos enjeux actuels, pour qu’elle redevienne un appui fiable, efficace et évolutif au service de votre stratégie RH. Enfin, il permet également d’avoir un regard sur les outils existants du SIRH (Paie, Core RH).
Entre attentes métiers et réalité terrain
Paramétrages figés, méconnaissance des règles ou sous-exploitation des fonctionnalités, sont autant de facteurs qui entraînent des irritants quotidiens pour les équipes RH, les managers et les collaborateurs. Ces difficultés ne remettent pas en cause la pertinence de l’outil, mais révèlent souvent un manque de cohérence entre les besoins métiers, l’usage réel et les possibilités offertes par la solution.
Parmi les constats les plus fréquents :
- Paramétrage de la solution : certaines règles ou conventions collectives ne sont pas (ou plus) correctement traduites dans l’outil, générant des écarts dans les compteurs ou les calculs d’anomalies.
- Fonctionnalité : de nombreuses fonctions avancées (alertes, automatisations, tableaux de bord, interfaces …) restent inexplorées faute de connaissance ou de formation.
- Temps administratif excessif : la gestion des absences, des badgeages, des anomalies et les ressaisies manuelles qui en découlent demandent un volume d’interventions élevé, alors qu’une partie pourrait être automatisée.
Ces constats révèlent une réalité simple : lorsque la GTA n’évolue pas au même rythme que l’organisation, les attentes métiers RH et terrain et le fonctionnement réel de l’outil finissent par s’éloigner. Les collaborateurs adaptent leurs pratiques, les règles changent, les processus se transforment… tandis que le système, lui, reste souvent figé dans une version passée de l’entreprise.
Cette déconnexion progressive crée des frictions, mais elle ouvre aussi une opportunité : celle de revisiter la manière dont la GTA soutient (ou ne soutient plus) les enjeux quotidiens du terrain. C’est en reconnectant l’outil à ses usages réels que la gestion des temps peut redevenir un levier de performance pour les équipes RH et les managers.
Mettre votre GTA en cohérence avec vos enjeux métiers
En ajustant le paramétrage, en optimisant les processus et en alignant l’usage quotidien sur vos priorités opérationnelles, il devient possible de retrouver efficacité, fiabilité et fluidité dans la gestion des temps et activités.
C’est précisément l’objectif d’un audit GTA : prendre du recul, objectiver les constats et identifier les leviers d’amélioration concrets.
Un audit GTA, c’est avant tout :
- Une photographie à un instant T de l’existant : organisation, règles de gestion, paramétrage, pratiques utilisateurs, données et reporting
- Une mise en perspective entre la conception initiale de la solution et les besoins actuels de l’entreprise
- Une analyse des écarts entre le paramétrage technique et les règles RH ou conventions collectives réellement appliquées
- Une évaluation de la maturité d’usage : appropriation par les acteurs RH, managers et collaborateurs, niveau d’autonomie, points de blocage
- L’identification des leviers d’optimisation : simplification des processus, fiabilisation des données, automatisations possibles, meilleure exploitation des fonctionnalités existantes
Chez Mercer | ConvictionsRH, nous avons développé une méthodologie d’audit à forte valeur ajoutée, fondée sur l’écoute, la collaboration et l’expertise fonctionnelle, pour transformer ce diagnostic en levier d’action concret.
Notre approche : un audit gestion des temps et activités rapide et à forte valeur ajoutée
Accompagner une organisation dans l’analyse de sa GTA nécessite bien plus qu’une lecture technique : c’est entrer au cœur de son fonctionnement, comprendre ses pratiques, son rythme, ses contraintes et la réalité de ses équipes. Chez Mercer | ConvictionsRH, nous abordons chaque audit comme un travail de clarification et de projection. Notre approche est double, à la croisée entre outil et processus.
Notre valeur ajoutée repose sur quatre piliers :
- Un expert à vos côtés
Nous disposons de consultants experts des principales solutions du marché GTA qui sont en mesure de vous accompagner sur l’ensemble de l’audit, aussi bien sur le paramétrage, les processus, les axes d’optimisation identifiés et leur mise en œuvre.
- Un travail sur l’organisation
Nous prenons le parti d’analyser également les processus. Pour cela, nous organisons des entretiens avec des managers et opérationnels RH. Notre travail sur les processus permet de formaliser l’existant, mettre en exergue les points de blocage ainsi que les axes d’amélioration.
- Une analyse exhaustive de l’outil
Dans le cadre d’un audit, la brique angulaire est d’analyser en détail le paramétrage de la solution, par le biais d’une prise de connaissance de la documentation puis une étude approfondie des règles mises en œuvre dans la solution (application du légal, conventionnel, des accords).
- Un accompagnement à la mise en œuvre
Nous vous accompagnons jusque dans la mise en œuvre de nos recommandations tout en priorisant la montée en compétences des équipes et en favorisant l’autonomie de ces dernières sur la solution.
Notre spécificité ? Une intervention rapide, structurée et pragmatique, menée par des experts capables de faire le lien entre exigences RH, réalités opérationnelles et contraintes de paramétrage. Grâce à cette double maîtrise métier/outil, nous accompagnons tout type d’organisations dans leur recherche de leviers d’optimisation et d’amélioration. À l’issue de l’audit, vous serez en mesure de définir le meilleur scénario pour remettre votre GTA au service de vos équipes, en répondant à la fois aux besoins métier et aux contraintes du terrain.
Découvrez plus en détails notre approche de l'audit GTA flash
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