4 règles d’or à suivre quand vous changez de SIRH

Changer de SIRH, cela ne signifie pas “juste” de changer de logiciel. Cela signifie aussi changer l’organisation de l’entreprise, redéfinir les rôles et les responsabilités de chacun. Or, on le sait bien, le changement d’outil induit de nouvelles pratiques de travail, ce qui peut susciter de la résistance de la part des équipes – qu’il s’agisse des équipes RH précisement ou de l’ensemble des collaborateurs. 

C’est que, face aux transformations, la manière de se comporter ne va pas de soi. Chaque modification doit faire l’objet d’une véritable politique de conduite du changement. Pour vous aider, voici les 4 règles d’or à suivre quand vous changez de SIRH. 

Étape n°1 : Communiquer, communiquer, communiquer 

C’est le b-a-ba et pourtant, cette étape est encore trop souvent ignorée ou réalisée trop rapidement. Élaborer le changement des pratiques et processus de travail nécessite de penser et de questionner la culture des organisations. Cela ne peut être fait qu’en mettant en place, dès les prémices du projet, un dialogue régulier et transparent entre les différentes parties prenantes pendant toute la durée du projet SIRH. 

Cette communication doit permettre à tous les acteurs de s’exprimer librement. Soyez donc prêts à recevoir et entendre les inquiétudes des uns et des autres. 

Gardez également à l’esprit que l’orientation des directives devant permettre le changement ne doit pas seulement émaner d’une Direction mais bien également des propositions venant des exécutants.

Concrètement, comment faire ?

À l’ère du numérique, il existe mille et une façon de communiquer ! Cela peut se faire via des newsletters internes, par des articles publiés sur l’intranet de l’entreprise ou encore par des FAQ mises à disposition de l’ensemble des collaborateurs.

Étape n°2 : Mobiliser vos collaborateurs 

Après le temps de la communication, il est désormais temps de mobiliser vos collaborateurs et, plus particulièrement, ceux qui seront le plus impactés par la nouvelle solution. 

Au préalable il faut donc opérer un diagnostic sur les périmètres qui entourent l’environnement projet en se demandant quel est : 

• le périmètre de contrainte (ce qui limite nos actions), 
• le périmètre de moyens (ce que l’on nous donne, autorise),
• le périmètre d’oppositions (ce qui nous porte atteinte) et 
• le périmètre d’appétences (ce que nous avons envie de faire).

De cette manière, vous pourrez suivre le niveau d’adhésion de chaque partie prenante tout au long de votre projet. 

Concrètement, comment faire ?

Une fois que vous avez communiqué auprès de l’ensemble des collaborateurs, faites les participer à l’élaboration du projet. Pour cela n’hésitez pas à mettre en place des campagnes de sensibilisation plus ciblées ou des ateliers. Le but ici est de définir collectivement et de manière détaillée les futurs rôles de chacun. 

Étape 3 : Soyez pédagogues, formez vos équipes ! 

La formation technique et l’accompagnement des utilisateurs sont des postes dont les DRH mesurent généralement bien l’importance mais il peut arriver que, dans le feu de l’action, on délaisse ou sous-estime les besoins de ses équipes en formation. Pourtant, il s’agit d’un moment clef dans la bonne mise en place de votre nouveau SIRH. Cela leur permet de se familiariser avec le nouvel outil, de mieux le prendre en main, de pouvoir poser leurs questions et, in fine, de vivre ce changement de manière plus sereine. 

Concrètement, comment faire ?

Commencez par identifier les services qui seront les plus impactés dans leur travail par la transformation. Programmez des séances de coaching en management ou en processus et organisez des séances (animées soit en interne ou en externe) de formation ainsi que des phases tests pour que les collaborateurs puissent découvrir le logiciel et commencer à se familiariser avec lui.

Étape 4 : Organiser l’assistance au démarrage

Une fois l’outil déployé, l’histoire ne s’arrête pas pour autant ! Il reste nécessaire d’accompagner vos collaborateurs les premiers jours suivants l’implantation du SIRH. Pour cela, mettez en place une assistance au démarrage pour accompagner vos collaborateurs dans la prise en main de votre solution. 

Concrètement, comment faire ?

Il peut s’agir d’une ligne d’expertise (comme une hotline) ou d’un centre d’expertise. Afin de ne pas surcharger ces supports, on peut également délivrer des guides d’utilisation comportant des clefs pour comprendre le SIRH et pour résoudre les problèmes les plus courants. Évidemment, cela implique d’avoir identifié et listé les problèmes à l’avance, d’où l’importance d’avoir mis en place des périodes de test. 

Si l’on devait résumer : 

Le passage à un nouvel SIRH grâce à une bonne conduite du changement doit être vécu comme une ouverture : ne manquez pas les occasions d’échanger, de fédérer et de former, et vous ferez des merveilles ! Gardez simplement bien en tête nos conseils : 

• Faîtes un sorte que vos parties prenantes soient au clair sur les enjeux du nouvel SIRH. 

• Réduisez les périmètres de contrainte et d’opposition et augmentez les périmètres de moyens et d’appétences pour installer un climat social propice au changement.

• Formez, motivez et engagez vos collaborateurs.

• Laissez-les utilisateurs s’approprier le SIRH dès le début, afin de l’enraciner dans la durée, et ainsi augmenter le nombre d’experts.

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