Si gérer la masse salariale fait partie des fondamentaux du pilotage des ressources humaines, la question demeure technique, et les écueils à éviter multiples. Revue de détails.
1. Négliger la phase de préparation
Quand on calcule la masse salariale d’un point de vue RH, le premier réflexe est de définir et de prendre en compte toutes les variables : salaire, prime, cotisations ou encore charges patronales. Tous ces éléments impactent en effet directement la rémunération et le coût global de la masse salariale.
Si des outils simples et quasi universels du type Excel peuvent tout à fait convenir aux besoins des petites entreprises, les organisations plus complexes se dirigeront vers une solution plus pointue à même de prendre en compte des projections plus poussées et une multiplicité de facteurs sur plusieurs années.
2. Ne pas tirer profit de toutes les données collectées
La collecte partielle des données constitue un réel obstacle pour piloter avec discernement sa masse salariale. Si les entreprises disposent d’un important volume de données RH, beaucoup dans les faits rencontrent des difficultés pour les collecter et, in fine, les exploiter et en faire le meilleur usage. Il n’est ainsi pas rare que des entreprises, encore davantage celles présentes à l’international, se retrouvent dans l’impossibilité de connaître exactement leurs effectifs ! Un pré-requis pourtant indispensable à toute stratégie en matière de politique de gestion de la masse salariale.
3. Commencer par un objectif trop ambitieux à atteindre
Viser trop haut trop tôt peut s’avérer contre-productif. Plutôt que de se projeter dans un plan stratégique à cinq ans, il est préférable de se familiariser avec les outils et les calculs simples. Une fois ceux-ci maîtrisés, des analyses plus pointues et poussées peuvent être mises en place.
4. Ne pas prendre en compte tous les facteurs de variation
C’est une évidence : pour mener une analyse et, en conséquence, piloter au mieux sa masse salariale, différencier les facteurs de variation n’est pas une option.
Outre les facteurs de variation qui relèvent des effectifs (structure, ETP, heures supplémentaires, mouvements, etc.) et de la la rémunération (augmentations générales, individuelles, variables, etc.), la prise en compte de facteurs endogènes (équité, promotion, etc.) et exogènes (inflation, chômage, concurrence, charges sociales, etc.) est importante car ils influent sur l’activité interne de l’entreprise.
Le temps est une autre variable à intégrer : selon que les effets soient à court terme (heures supplémentaires) ou envisagés sur du moyen et long terme (incentive, bénéfices, etc.), le calcul de la masse salariale ne sera bien sûr pas le même.
C’est une combinaison de ces différents facteurs en fonction de la stratégie mise en place, mais également du contexte (interne comme externe) qui permettra de véritables actions sur la masse salariale.
5. Ne pas intégrer toutes les parties prenantes de l’entreprise
Parce que tout projet de gestion de la masse salariale déborde du seul cadre purement RH, il est important que les équipes des ressources humaines intègrent et construisent une équipe dédiée qui inclut des collaborateurs issus notamment du contrôle de gestion et de la finance.
Fréquence des réunions, systèmes de reporting, communication, planification des différentes étapes du projet et suivi : les RH devront penser à toute l’organisation autour de ce projet.
En étant ainsi sponsor de cette question auprès de la direction générale et en faisant preuve d’anticipation vis-à-vis des potentielles fluctuations qu’elles soient internes ou externes, les RH fournissent une preuve de bonne gestion. Et s’imposent, au même titre que la finance, comme une référence dans toutes les discussions liées aux résultats chiffrés de l’entreprise.
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