Tout le monde s’accorde à dire que la dématérialisation constitue un enjeu majeur pour l’entreprise, l’un des plus déterminants pour sa performance, son agilité et, tout simplement, son avenir. À l’heure où la dématérialisation gagne toute la fonction RH, le CSP RH, qui est un mode organisationnel, peut-il être lui aussi dématérialisé ?
De la digitalisation à la dématérialisation
Digitalisation de l’entreprise, de la fonction RH, du bulletin de paie… Pas de doute, la digitalisation n’est pas, comme certains le croyaient au milieu des années 2000, un effet de mode. C’est une tendance de fond qui ne cesse de se consolider, comme l’illustre par exemple le déploiement de la déclaration sociale nominative (DSN) dès le mois prochain. Un mouvement qui est aussi porté par l’attention que prêtent les médias et le public aux comportements éco-responsables des entreprises. Ces dernières commencent ainsi à s’interroger sur l’intérêt d’une dématérialisation de leurs CSP RH, ce qui n’a rien d’étonnant quand on songe que le plus grand opérateur de télécoms français traite chaque année 70 000 demandes papier émanant de collaborateurs. Le dossier collaborateur lui-même, au sein des DRH de moyennes et grandes entreprises françaises, représente environ 70 pages imprimées par an !
Vers une dématérialisation du CSP
La dématérialisation touche aujourd’hui presque tous les domaines des RH : paie, recrutement, formation, gestion des talents, intégration de nouveaux collaborateurs… Ses avantages sont connus : gain de temps, coûts réduits, accès à une information centralisée, possibilité de suivi des collaborateurs à partir d’une base de données. Aujourd’hui, les dossiers RH dématérialisés rassemblent de façon exhaustive les données relatives aux collaborateurs et peuvent être archivés grâce à des coffres forts numériques.
Les bénéfices de la dématérialisation sont tels qu’ils permettent d’envisager la fonction RH différemment : soulagé des tâches répétitives et chronophages, le DRH peut désormais se consacrer à des actions à forte valeur ajoutée, par exemple, en termes de pilotage RH.
Nés au milieu des années 80 pour centraliser et mutualiser l’ensemble des actions récurrentes liées à la fonction RH, les CSP RH, dématérialisés ou non, constituent en eux-mêmes une première étape vers une harmonisation des processus. L’enjeu de leur dématérialisation se situe aujourd’hui au niveau des modes de fonctionnement de ces CSP RH.
Il s’agit, d’une part, de dématérialiser les demandes émanant des collaborateurs pour gagner en fluidité et en homogénéité. Concrètement, cela peut se traduire par la mise en place de portails RH, ou de workflow permettant de s’adresser directement au CSP.
La dématérialisation peut, d’autre part, s’opérer sur l’organisation même du CSP RH, par exemple, en favorisant le nomadisme. On peut désormais envisager de « dématérialiser le CSP RH » avec des gestionnaires répartis sur différents sites ou lieux. En adoptant un tel modèle, un gestionnaire situé à Marseille peut, par exemple, se trouver gérer la paie de salariés situés à Lille, tandis qu’un autre gestionnaire localisé à Lille assurera celle de collaborateurs travaillant à Lyon. À l’enjeu de stockage ou d’archivage des données, s’ajoute donc celui de l’échange d’informations. Une telle démarche implique, à l’évidence, un pilotage accru pour conserver l’homogénéité des pratiques, cette homogénéité faisant par essence la force des CSP. Sans aucun doute appelé à se développer dans les années à venir, le CSP RH dématérialisé n’est pas encore très mature, mais on peut déjà relever ses avantages et certaines précautions à observer.
Atouts et points de vigilance
Comme évoqué plus haut, la dématérialisation apporte d’indéniables bénéfices à l’entreprise : simplification, baisse des coûts, fluidité. En terme d’image, le gain apporté par la dématérialisation en général, et a fortiori par celle du CSP, n’est pas à négliger pour l’entreprise. Il peut être de trois ordres :
. Eco-responsabilité : être en pointe sur la dématérialisation permet à l’entreprise de cultiver une image responsable, de témoigner de son engagement sur les questions de développement durable
. Modernité : vis-à-vis de publics externes comme ses clients ou partenaires, l’entreprise démontre son caractère innovant, pionnier, avant-
. Marque employeur : de plus en plus de salariés souhaitent retrouver la simplicité d’utilisation et la fluidité des outils qu’ils utilisent quotidiennement dans la sphère privée – smartphones, tablettes… – dans leur environnement professionnel. Disposer, par exemple, d’un portail RH performant, intuitif et simple peut s’avérer un véritable atout pour séduire les candidats ou fidéliser les collaborateurs.
. Procéder à la dématérialisation du CSP soulève cependant des points de vigilance, proches d’ailleurs de ceux induits par toute démarche de dématérialisation :
. La sécurité des informations et la confidentialité des données suscitent encore souvent des réticences. Si, par exemple, le bulletin de paie dématérialisé donne techniquement satisfaction, il continue de générer de l’inquiétude chez certains collaborateurs et… certains DRH.
. La structure de l’entreprise et la nature des fonctions des collaborateurs ne se prêtent pas toujours à la dématérialisation. À titre d’exemple, des salariés travaillant au sein d’usines, d’ateliers ou d’entrepôts ne sont ainsi pas équipés d’un ordinateur personnel. Il leur faudra se rendre à un poste dédié pour procéder à une demande ou une mise à jour de leurs données.
. La fonction RH, souvent objet de critiques chez un certain nombre de collaborateurs, doit conserver son caractère humain. La dématérialisation doit avant tout concerner l’administratif. Dématérialiser l’entretien annuel est par exemple possible, mais cela ne risque-t-il pas de le déshumaniser ? En outre, certaines demandes sont plus difficiles à formuler via la dématérialisation qu’en présentiel, face à un Responsable RH. Éloigner la fonction RH des managers ou des collaborateurs sur le plan relationnel est l’un des principaux écueils à éviter.
La dématérialisation, au moins en théorie, n’est pas antinomique de la mutualisation des équipes et des moyens caractérisant les CSP RH. Il semble ainsi logique et probable, alors que la dématérialisation de la fonction RH ne cesse de grandir, que le CSP RH ne fera pas exception. Dématérialiser un mode organisationnel représente cependant une nouvelle étape. Il conviendra de bien évaluer le gain réel d’une telle démarche avant de la mettre en place, ainsi que les impacts positifs, mais aussi négatifs, que pourrait avoir celle-ci sur l’image de la fonction RH dans l’entreprise.
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Accueillant les responsables et directeurs de CSP de structures importantes et de grands groupes, le club CSP organise trois fois par an des réunions sur des thématiques données. Échanges, débats, visite du CSP hôte et déjeuner permettent de créer du lien, d’explorer de nouvelles pistes et de partager les meilleures pratiques. À noter également, la création prochaine d’un club CSP dédié aux ETI et à leurs problématiques spécifiques.
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