En pleine expansion, les innovations technologiques dont certaines avec de l’IA transforment la fonction RH dans ses différents cœurs de métiers. Si l’impact sur le recrutement et les talents est davantage connu, qu'en est-il des de la gestion administrative (GA), la gestion des temps et des activités (GTA) et la paie ? Souvent moins mises en avant, ces domaines sont pourtant un réel laboratoire d’innovations à développer pour voir les gains apportés via des mises en pratique.
Tour d’horizon de l’innovation et de l’IA en GA, GTA et paie
La curiosité à l’idée d’adopter les dernières innovations, en particulier celles liées à l’IA, s’explique par les bénéfices prometteurs affichés en termes d’optimisation du travail :
- Réduction des erreurs dans la réalisation des tâches administratives et des saisies
- Plus de temps à consacrer pour développer l’expertise Paie sur des sujets pointus et techniques
- Sécurisation dans la production de la paie : contrôle, conformité et respect du règlementaire
- Qualité de la donnée et du processus de paie de bout en bout de la saisie à la DSN
Bien que l’IA RH soit sur toutes les lèvres, elle ne représente qu’une facette des innovations applicables aux domaines RH. D’autres technologies jouent également un rôle majeur en GA, GTA et paie, dont voici, ci-dessous, un aperçu des principales technologies émergentes :
- Robotic process automation (RPA) : Automatiser des tâches répétitives dans le cadre de transfert de données entre différents systèmes d’information (SI & SIRH) ;
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Interpréter et contrôler des données images ou justificatifs pour les intégrer automatiquement dans les SI à l’aide de l’IA ;
- Algorithmes : Analyser les données RH à des fins de contrôle ;
- Chatbots et assistants intelligents : Répondre aux questions des collaborateurs via l’IA.
Cette diversité d’innovations technologiques bouscule les rôles traditionnels et les modes de fonctionnement des équipes GA, paie et GTA, dont voici quelques cas concrets.
La RPA : un outil au service de l’optimisation des processus GA/GTA/paie
La RPA est une technologie qui permet d’optimiser les processus RH à forte volumétrie par le biais de la configuration de « robots logiciels » qui vont effectuer des tâches bureautiques répétitives et normées. Les cas d’usages de RPA sont multiples : Lire, identifier, comparer, contrôler et traiter automatiquement les données GA (documents administratifs), GTA (absences) et paie (pré-paie, tickets paie).
La mise en œuvre d’un système RPA a pour objectif de faire gagner du temps et de réduire les erreurs. Par exemple, un robot a été mis en place chez un de nos clients du SBF120 pour soulager les gestionnaires de paie dans le suivi des documents contractuels pour réaliser une économie de 618 heures par mois grâce à une analyse des écarts de processus sur les contrats entre le SI paie et le SIRH.
Si la RPA permet de gagner en efficacité et valoriser les tâches à plus forte valeur ajoutée tout en réduisant le temps consacré aux tâches répétitives, elle nécessite un paramétrage précis et des mises à jour régulières en cas d’évolution des processus cibles. Une validation humaine reste indispensable pour les traitements les plus sensibles. 
L’OCR & les applications de l’IA apprenante
Issue de l’IA et de l’apprentissage automatique, l’OCR est une technologie innovante convertissant des images ou des documents numérisés en données textuelles exploitables pour automatiser les processus de GA, GTA et paie afin d’éviter les ressaisies manuelles. La gestion administrative dématérialisée s’illustre via la reconnaissance instantanée des justificatifs administratifs (RIB, notes de frais, arrêts de travail, etc..) où des données clés sont intégrées dans le système SIRH.
Les cas d’utilisation de l’IA dans le domaine GA, GTA et paie sont limités avec moins de 10% des éditeurs proposant l’automatisation de tâches telles que l’analyse des données, la détection des anomalies, la dématérialisation des notes de frais (OCR), l’automatisation des plannings de planification d’activités et besoins futurs en personnel.
L’OCR s’applique dans le traitement des arrêts de travail transmis au format papier par les salariés puis numérisés pour lire, déchiffrer et intégrer dans le SIRH les informations essentielles (motif, durée, montant, date, etc..). Si l’automatisation de ces tâches apporte un gain de productivité non-négligeable, une vérification humaine reste essentielle pour détecter les potentielles erreurs. Un bon paramétrage et un apprentissage continu de l’outil par l’IA peuvent atténuer ces risques.
L’analyse de données par le biais des algorithmes
Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant avec les déclarations sociales nominatives (DSN), les organisations doivent fiabiliser leurs processus de paie à l’aide de contrôles rigoureux. C’est là qu’interviennent les algorithmes, véritable levier d’analyse de données issues du SIRH et de contrôle d’anomalies pour anticiper au mieux et pour générer des indicateurs clés de pilotage.
Les algorithmes sont utilisés pour analyser et contrôler leurs données de paie de manière innovante, ConvictionsRH utilise la solution digitalisée « WikiRH » pour analyser et calculer les règles GTA et paie. D’ici 2025, à l’aide de l’IA l’outil pourra comparer le réglementaire (légales, conventionnelles, accords) dans un livre blanc afin de fiabiliser la source de données et garantir la conformité selon la RGPD.
L’IA peut donc aider les RH à analyser les évolutions règlementaires Paie et maintenir une base propre pour réaliser les livres blanc avec WikiRH, mais elle permet aussi d’assurer la conformité DSN GAP ou enfin d’optimiser la planification prédictive des futurs besoins en GTA.
Le chatbot : un assistant conversationnel intelligent au service des salariés
Les chatbots ou agents conversationnels, sont des interfaces issues de l’IA combinées à du langage naturel permettant aux collaborateurs d’obtenir de manière instantanée des réponses à leurs questions courantes RH. Ces assistants s’appuient sur des technologies d’IA pour interpréter les demandes et fournir des réponses personnalisées et pertinentes aux sollicitations entrantes.
Le chatbot « aRHiane » déployé à la CNAV en 2019 est un cas concret illustrant nos propos. Face au volume croissant de questions de paie de la part des salariés, les équipes RH ont mis en place cet assistant conversationnel capable de répondre de manière automatisée à 75% des interrogations courantes (calculs, congés, horaires, etc..).
Ce dispositif, développé en partenariat avec la start-up “Les Petits Bot”, le résultat ? Un gain de temps de 20% pour les équipes RH, leur permettant de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Le chatbot a permis à la fois d’optimiser le travail des gestionnaires RH et d’améliorer l’expérience des collaborateurs, en offrant un service RH efficace et accessible à tout moment.
Accompagner les salariés au changement pour une transition réussie
L’innovation RH, qu’elle prenne la forme d’IA ou non doit être perçue comme une opportunité d’optimisation des processus administratifs, GTA et paie. Néanmoins, ces transformations ne sont pas sans impacts sur l’organisation des services et les budgets.
Une refonte en profondeur des processus RH sera également nécessaire pour tirer pleinement parti de ces innovations et gagner en efficacité. Si ces changements apportent de nombreux bénéfices, ils doivent être accompagnés au mieux pour éviter les résistances des collaborateurs dus à de potentielles incompréhensions face à ces changements.
Les innovations & l’IA renouvellent les processus de GA, GTA et paie car elles apportent des gains en termes d’efficacité et de conformité. Les exemples concrets de leur mise en pratique démontrent les nombreux bénéfices qu’elles peuvent apporter, toutefois, il est important de ne pas négliger les impacts de ces outils sur les métiers et assurer une veille constante sur ces innovations. L’enjeu est double : accroître l’engagement des collaborateurs et contribuer à la performance de l’organisation.
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