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Comment réussir la formation des utilisateurs à un nouveau SIRH ?

Mettre en place un SIRH ou en changer est un projet majeur pour toute entreprise qui nécessite un accompagnement de tout les instants

La première chose à savoir est que le levier formation est l’un de ceux qui permettent une bonne implémentation, mais ce n’est pas le seul : la communication, la mobilisation et l’assistance au démarrage sont également des facteurs de succès. La formation est certes primordiale, mais elle est à mettre dans le cadre d’un accompagnement au changement global. ConvictionsRH vous donne ses conseils d'experts pour réussir la formation de vos collaborateurs.

 

 

Avant

Plusieurs aspects sont à examiner avant la dispense des formations. Il faut tout d’abord définir les fils directeurs des formations en fonction de chaque cible concernée. La deuxième étape consiste à décider des modalités de dispense : présentiel ? E-learning ? Combien de personnes seront formées par session ? Vient ensuite une question liée à l’ampleur du déploiement : s’il concerne plusieurs sites, voire plusieurs pays, pour plusieurs milliers de personnes, alors il faut instaurer un réseau de relais de formateurs, qui seront formés dans un premier temps et seront ensuite capables de dispenser la formation à leur tour auprès des futurs utilisateurs. Enfin, l’environnement de formation ainsi que les outils d’évaluation des acquis doivent être déterminés.

Peut alors commencer la partie création : la conception des supports, mais aussi l’organisation : dates, salles, formateurs… Il est recommandé de tester la formation avec une phase pilote, ce qui permettra d’en mesurer l’efficacité et d’effectuer des ajustements au besoin. Le choix des formateurs doit faire partie des points d’attention : faire appel à des experts pour la conception et la rédaction des contenus est une bonne idée, mais les experts ne sont pas forcément pédagogues.

 

Pendant

Quatre grands points aident à construire le succès d’une formation :

  1. Une vision globale et métier : il ne faut pas seulement former les stagiaires sur l’outil, il faut aussi prendre en compte les compétences métier et leur expliquer en quoi la solution leur servira dans l’exercice de leurs fonctions au quotidien.
  2. Les cas pratiques : pour convaincre de l’intérêt de l’outil et aider à la mémorisation de la formation, rien ne vaut les illustrations concrètes.
  3. La variété : combiner différentes approches pédagogiques permet de retenir l’attention et d’éviter l’ennui.
  4. Le timing : organiser une formation trop longtemps avant le déploiement de l’outil, c’est prendre le risque que les utilisateurs oublient les bons réflexes entre temps. D’un autre côté, organiser la formation trop tard peut créer des problèmes logistiques.

 

Après

L’entreprise doit penser à contrôler l’efficacité de la formation : les utilisateurs ont-ils bien acquis les connaissances nécessaires à l’utilisation du nouveau SIRH ? Questionnaires, entretiens individuels ou tests sont de bons moyens de s’en assurer. Il est possible de s’assurer des résultats de la formation dès qu’elle est achevée, mais aussi de penser à une piqûre de rappel après quelques mois.

Il faut enfin penser à la récupération de l’information : une fois les formateurs partis, il ne faut pas qu’il ne reste plus rien. Une phase de pérennisation et de transfert des compétences est indispensable. Pour cela, si l’entreprise a fait appel à un prestataire extérieur, elle doit absolument penser à récupérer la documentation utilisée au cours de la formation (PowerPoint, cas pratiques, illustrations…), et à désigner en interne des personnes qui seront chargées de faire vivre la formation sur le long terme.

 

Mettre en place un SIRH ou en changer est un projet majeur pour toute entreprise qui nécessite un accompagnement de tout les instants. En amont pour vérifier qu’il répond à nos besoins, pendant pour rassurer les équipes et en aval, afin de vérifier que tous les collaborateurs s’y font.  Un accompagnement extérieur par un cabinet spécialisé peut ainsi être d’un précieux apport, au-delà du seul gain de temps. Chez ConvictionsRH nous sommes récompensés pour notre expertise SIRH, alors n’hésitez pas à nous contacter

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