Management digital : comment choisir les outils adaptés ?

Si ce premier article vous aura permis de mieux comprendre ce qui peut être mesuré et donc d’affiner votre besoin, avec cette deuxième partie, fini les écueils d’avoir mis en place un outil qui ne correspondait pas à vos attentes ! Car, bien que leurs concepteurs vous promettent des possibilités d’engagement de seulement 6 mois, dans les faits abandonner un outil après si peu de temps, c’est risquer sa crédibilité auprès de ses équipes et collaborateurs. La réalité du terrain, c’est qu’en choisissant un outil, c’est un engagement de plusieurs années que vous prenez.

Alors, pour vous faire faire gagner temps et efficacité, ConvictionsRH vous donne les questions clés à vous poser pour mieux cibler l’outil qui répondra réellement à vos besoins. 

Quelle est l’intention initiale de l’outil ? Quel est le profil des fondateurs ? 

Issus du métier des Ressources Humaines, anciens managers, spécialistes de la Qualité de Vie au Travail (QVT), experts Business Intelligence… Il existe autant d’applications que de profils de fondateurs.

Ces informations sont loin d’être anecdotiques, elles permettent d’appréhender la façon dont l’application a été pensée et donc son intention initiale. 

Ainsi, par exemple : 

• une application faite par des managers pour des managers, sera le fruit de leurs propres expériences. Leurs constats sont-ils les vôtres ? Ce qu’ils ont conçu s’inscrit-il parfaitement dans votre culture ? Quelle est l’expertise derrière la rédaction des questions ? 
• une application faite par des experts en Qualité de Vie au Travail (QVT) traitera du management par le prisme du collaborateur. 
• une application faite pour le business, dont le but est de corréler les résultats économiques de l’entreprise à l’engagement des collaborateurs, mettra en exergue les leviers à actionner afin d’améliorer la performance de l’entreprise. 

Si le profil du fondateur constitue donc une bonne boussole pour savoir vers où se diriger, ce n’est pas une finalité en soi. Rien n’est immuable et les outils évoluent rapidement. 

Pensez expérience utilisateur (UX).

L’expérience utilisateur est un point décisif qu’il ne faut pas délaisser. En effet, l’outil doit être simple d’utilisation pour tous. Rappelez-vous : un outil trop complexe d’usage sera un outil délaissé par les collaborateurs. L’ergonomie, l’un des éléments de l’expérience utilisateur, est donc à prendre en considération pour garantir une bonne prise en main. A ce titre, il est possible de mettre en place des statistiques d’utilisation qui permettront de suivre, réagir et booster les équipes sur l’utilisation de l’outil. 

L’outil est-il fiable ? 

Les entreprises qui proposent ces outils sont souvent jeunes, voire très jeunes. De 6 mois à 12 ans pour les plus anciennes, cela aussi fait une différence. Si les entreprises plus récentes proposent des outils couvrant les premières fonctionnalités selon leur intention première, les plus anciennes sont, en général, très complètes et couvrent beaucoup de fonctionnalités développées au fur et à mesure de leur existence et de leurs retours clients. C’est pour cette raison qu’elles sont souvent plus onéreuses. 

Toutefois, en terme de fiabilité, la valeur n’attend point le nombre des années ! D’autres paramètres sont aussi importants pour vérifier la sécurité des outils, parmi lesquels : 

• le nombre de clients
• le nombre de connectés total : si elle a, à date, 3000 utilisateurs, et que vous souhaitez en plugger 2000 de plus… il faudra voir avec les fondateurs la question de la capacité de l’appli et des moyens pour traiter ce volume de données. 
• le nombre de connectés maximum par client : si elle a 10 000 utilisateurs au total, car elle a beaucoup de clients qui ont chacun un maximum de 300 utilisateurs alors que vous souhaitez en plugger 2000… il faudra, là aussi questionner les fondateurs afin de savoir si l’outil saura supporter un tel volume. 
• enfin, vous pouvez aussi comparer les modèles économiques de leurs références (souvent mises en avant sur leur site internet) à votre entreprise : s’agit-il d’entreprises de la même taille que la vôtre ? Du même secteur ? D’entreprises B to B ou plutôt B to C ? Bien que cela ne soit pas une finalité en soit, cela permet de savoir si l’outil peut soutenir vos besoins. 

Quelles sont les fonctionnalités de l’outil ? 

Une fois que vous avez analysé ces différents paramètres, vous pouvez vous intéresser au coeur du sujet : l’application en elle-même. Renseignez-vous sur les différentes fonctionnalités afin de pouvoir, éventuellement, poser des questions à l’entreprise mais surtout, faire un choix avisé. 

– Ce qui est mesuré : Comme vous l’avez vu dans notre article précédent, il existe trois grands outils de mesure. Commencez donc votre réflexion par pointer du doigt ce que vous voulez mesurer : préférez-vous un outil de sondage, un outil pour recueillir le niveau d’engagement et obtenir des informations sur votre management ou pour donner (et recevoir du feedback) ?

– La lisibilité du reporting : La lisibilité du reporting est capitale dans le choix de votre outil car elle doit permettre de comprendre les résultats des différents paramètres analysés et mesurés.

• Une lecture par indicateur est parfois proposée aussi par courbe afin de pouvoir suivre l’évolution dans le temps.
• Une liste de 14 à 30 thèmes pour certains, pour d’autres 4 à 5 thèmes clés, pour lesquels on peut rentrer à un niveau en dessous, pour d’autres jusqu’à 2 niveaux en dessous… 
• Chaque manager doit avoir accès aux données de son équipe. Parfois, cette donnée est comparée à la moyenne de l’entreprise, ce qui permet de se situer dans l’entreprise. Parfois non. 
• Au niveau du manager de manager, certains reporting permettent d’avoir 3 niveaux de vues : 1 pour ses n-1 directs, une pour toute son équipe (n-1 et n-2), puis d’avoir la vue pour chaque équipe de manager, comme chaque manager. 
• Au niveau de la direction ces reportings agrégés permettent de voir des tendances. Par exemple, si chaque direction à des indicateurs variés sauf un, le même en vert ou rouge. A l’inverse, cela permet aussi de voir quelque chose de singulier dans une direction. Par exemple un voyant au vert dans toutes les directions sauf un (et vice-versa). Toutes ces données fournissent des inputs qui permettent un certain niveau d’analyse à la direction et aux Ressources Humaines. 
• Les outils de feedbacks sont moins tournés sur le reporting, néanmoins, il existe aussi pour certains de ces outils – à étudier au cas par cas.

Renseignez-vous et choisissez ce qui VOUS convient le mieux. 

– Outil de reporting ou d’animation managériale : l’exploitation des résultats 

S’agit-il d’un outil de reporting ou d’animation managériale ? Un outil de reporting remonte les données recueillies auprès des collaborateurs dans des tableaux de bords à partir desquels chacun est capable de faire évoluer les points qu’il considère comme important. Un outil d’animation part de la mesure pour en déduire des actions à mener, aider leur mise en oeuvre et les mesurer une fois installées. L’analyse de résultats par ces outils peut être poussée à différent niveaux : le plus simple serait une explication très brève par indicateur, quelques (3 ou 4) actions recommandées pour remonter les indicateurs les plus bas. A un niveau très poussé, lorsqu’un indicateur est bas, l’outil va proposer des actions concrètes qui sont corrélés à cet indicateur. Vous pourrez en sélectionner quelques-unes, les planifier dans l’outil, et à l’issue de la date de réalisation de l’action, l’outil fera une mesure auprès des collaborateurs pour voir comment l’indicateur a évolué, et ainsi mesurer la progression dans ses pratiques.

– La montée en puissance progressive de l’application : Si votre enjeu est, dans un premier temps, de mesurer la situation afin d’avoir une vision d’ensemble de l’entreprise, déployer un outil d’animation managérial n’est donc pas forcément le choix plus judicieux. Dans un cas comme celui-ci, renseignez-vous sur les outils qui permettent un déploiement progressif. De cette manière, vous pourrez, au fur et à mesure de votre expérience avec le dispositif et de vos stratégies, ajouter de nouveaux champs à l’application. 

– La planification : Certains outils permettent de planifier des actions dans le temps. S’il s’agit là d’une belle promesse, il faut savoir que très peu sont compatibles avec les messageries et agenda d’entreprise. Il s’agit donc d’être certain de l’utilisation réelle qu’en feront les managers. S’ils ne sont pas régulièrement connectés à l’outil, celui-ci relèvera plus du “gadget” que d’une véritable aide. Soyez donc vigilant à cet outil de planification. Si le but n’est que de poser des actions dans le temps et que chaque manager à d’autres outils de travail quotidien, demandez-vous dans quelle mesure il ne faut pas leur suggérer la tâche et laisser à chacun la responsabilité de le noter dans son propre agenda. En revanche, si l’outil permet de mesurer des actions qui ont été planifiées, l’intérêt est ici certain – sous réserve, toujours, que les managers sachent l’utiliser.

– Les explications de textes, et les possibilités d’ajout de contenu : Certains outils expliquent les indicateurs et donnent des pistes sur comment les améliorer. Cela peut aller de 3 phrases … à 4 pages ! C’est un paramètre à prendre en compte dans votre choix final. Si avoir un minimum d’explication permet au manager d’être un peu moins démuni quand l’un de ses indicateurs dégringole, les managers n’ont pas nécessairement le temps (ou l’envie) de lire un rapport exhaustif. Renseignez-vous auprès d’eux sur l’option qu’ils considèrent comme la plus adaptée à leur besoin et leurs attentes.

Au-delà de ces explications de texte, certains outils proposent à l’entreprise d’ajouter du contenu : vidéos, quizz, articles …

– Chatbot et coaching : Certains outils vont plus loin dans leur proposition de contenu en intégrant des chatbots ou même des RDV avec des coach partenaire ou de l’outil … ou totalement digitaux !

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour bien choisir votre outil et pour comprendre ce que les start-up RH proposent en terme d’aide au management ! 

Chez ConvictionsRH, nous sommes spécialisés dans la transformation digitale et nous allons directement à la rencontre des startups qui créent les nouvelles solutions et applications de demain. Notre but ? Mieux vous aider à comprendre vos besoins et vous permettre de choisir les bons outils. Retrouvez nos offres ici.