Pour les RH, le système d'information de gestion des ressources humaines est un outil indispensable et stratégique, qui leur permet de mieux gerer les multiples facettes de leur métier. Il est donc crucial de choisir son SIRH avec attention.
Bien choisir son SIRH, c’est tout simplement la garantie de mieux piloter ses processus RH (administratifs, paie, GTA, mais aussi développement RH) en gagnant en efficacité, et de s’inscrire dans le cadre d’une véritable stratégie RH. Mais encore faut-il que la solution retenue puisse continuer de répondre, d’une façon durable et évolutive, aux besoins de l’entreprise, au fil de sa croissance.
Pas question, donc, de se lancer tête baissée dans un projet SIRH. Pour éviter de se retrouver avec une solution qui peut vite devenir obsolète ou qui ne correspond pas aux besoins, avec le risque de perdre de l’argent et des informations précieuses lors de la reprise de données, il est essentiel de se projeter sur le long terme. De ce fait, plusieurs pré-requis s’imposent.
Prendre le pouls des collaborateurs
Dans un premier temps, il est nécessaire d’intégrer toutes les parties prenantes dans la réflexion dès le début du projet, afin d’obtenir une vision globale des besoins en interne. Il s’agit d’intégrer au projet SIRH tous ceux qui, demain, seront conduits à utiliser l’outil retenu :
- les équipes RH, premières concernées par le choix d’un système d’information ;
- les managers, qui sont amenés à intervenir de plus en plus dans les process RH (validations de demandes de congés, saisies des formulaires d’entretiens annuels, mises à jour des données administratives, préparation et anticipation des recrutements…) ;
- la DSI et son équipe, qui ont un avis précieux à fournir sur l’architecture technique de l’outil, mais aussi sur les problématiques liées à son mode de gestion (cloud, SaaS, hébergement en interne), aux contraintes techniques, à la sécurité et au respect de la RGPD ;
- les collaborateurs, qui au travers d’un échantillon représentatif de la population de l’entreprise (techniciens, cadres, employés…), pourront partager leurs questionnements et leurs besoins (maîtrise de leur données personnelles, saisie des congés, récupération en automatique de documents RH…)
Il est également important d’identifier la maturité numérique de l’entreprise. Si l’objectif est de digitaliser un maximum de processus RH et d’utiliser des services réellement innovants, la population de l’entreprise doit être « prête » pour ce virage technologique. Parler du projet et prendre le pouls des collaborateurs est donc un pré-requis à ne pas négliger, afin de définir et adapter sa stratégie de conduite du changement tout au long du projet selon les besoins et enjeux.
Se projeter sur le long terme
Le premier défi pour l’équipe projet est d’identifier la cartographie SIRH la plus adaptée aux besoins de l’entreprise à travers un schéma directeur qui permettra de contextualiser les enjeux et de structurer les attentes. Ont-elles besoin de plusieurs solutions « expertes », dédiées à un seul domaine (gestion des temps et des activités, paie, développement RH), ou plutôt d’une seule solution toute intégrée ? Avec les DSI, elles définiront ainsi l’architecture et les aspects techniques de l’outil.
Ce schéma directeur leur permettra ensuite de projeter les besoins et de les associer à des plans d’actions concrets, qui seront déployés sur du court, moyen et long terme, en fonction des priorités. Dans un premier temps, elles pourront par exemple choisir de ne déployer qu’un outil destiné à la gestion de la paie, avant d’en lancer un pour la GTA quelque temps plus tard.
Sonder et challenger les éditeurs
Après avoir identifié leurs besoins et validé une cartographie SIRH, les RH devront formaliser tous ces pré-requis dans un cahier des charges détaillé. L’objectif étant de faciliter le plus possible la réponse des (meilleurs) éditeurs. En parallèle, seules ou accompagnées par un cabinet, elles auront pour mission d’identifier les solutions du marché les plus adaptées à leur projet.
Pour faire un choix de SIRH sûr et pérenne, il est ainsi important de réaliser un véritable « sourcing » au cours duquel les équipes RH s’assureront que les éditeurs :
- évoluent dans le marché SIRH depuis longtemps et on fait leurs preuves sur les segments SIRH identifiés
- proposent des méthodologies éprouvées pilotées par des équipes projet à forte séniorité
- proposent des références solides et similaires au contexte du client et à son secteur d’activité
- investissent beaucoup de ressources dans la R&D et prévoient de continuer à développer leurs solutions sur le long terme ;
- proposent des solutions dont les clients actuels sont réellement satisfaits (via des prises de référence).
Ce choix devra être corrélé avec les prises de décisions réalisées lors du schéma directeur. Par exemple, dans le cadre d’un choix d’outil de paie pour une entreprise en forte croissance, la solution choisie devra être en mesure d’absorber un nombre croissant de bulletins de paie.
Afin de sécuriser au maximum leur choix, les RH gagneront aussi à solliciter auprès des éditeurs des démonstrations de leurs solutions, sous le prisme de cas d’usage propres aux spécificités de l’entreprise. Elles ne devront pas non plus hésiter à les challenger sur la partie service client, notamment concernant l’accompagnement et le suivi proposé tout au long de l’utilisation du système d’information.
Penser à la pérennisation du projet
Il est enfin primordial d’adopter une stratégie globale, qui part du recueil des besoins par une équipe dédiée en interne, au pilotage du projet sur le long terme par un véritable « responsable SIRH ». Chargé de la relation avec l’éditeur, ce dernier aura pour mission de s’assurer que la solution utilisée reste à jour, évolue dans le temps et continue de répondre aux besoins des RH et de l’entreprise.
Le SIRH, véritable tour de contrôle des ressources humaines, est aujourd’hui incontournable. Il permet de mieux sécuriser son périmètre réglementaire, de faire de la RH une vraie entité stratégique, et de répondre à des problématiques telles que la rétention des talents et la sécurisation de la donnée. Mais pour qu’un tel outil permette aux RH d’agir d’une façon innovante dans la durée, il est nécessaire de prendre son temps avant de le choisir. Mieux vaut donc identifier les besoins des utilisateurs finaux (des DSI aux managers, jusqu’aux collaborateurs), et se projeter sur le long terme.