Rationnaliser, organiser, mais aussi se projeter dans l’avenir de l’entreprise : au cœur d’enjeux décisifs pour le DRH, le SIRH est devenu symbolique de l’évolution de cette fonction. Disposer d’un SIRH adapté aux besoins de l’entreprise n’est plus un atout supplémentaire, c’est devenu un préalable pour la performance des ressources humaines.
SIRH un niveau d’équipement variable
Aujourd’hui, le taux d’équipement en SIRH demeure hétérogène en France. Si la baisse des coûts a permis à certaines d’entreprises de s’équiper alors qu’elles ne l’envisageaient pas il y a seulement cinq ans, toutes ont besoin de s’appuyer sur un certain nombre d’outils fiables, ne serait-ce que pour compter et rémunérer leur personnel. Le SIRH, cependant, ne constitue pas encore la norme sur la partie « capital humain ». Quels sont les impératifs et attentes des DRH pouvant motiver le choix d’un SIRH ? Quel bénéfice celui-ci doit-il apporter aux managers et collaborateurs ?
Pour son premier baromètre numérique de la fonction RH, l’ANDRH a voulu appréhender le niveau d’équipement des entreprises et les perceptions respectives de leurs acteurs, notamment les DRH, dirigeants et managers. Dans ce cadre, une enquête a permis d’obtenir 107 réponses réparties de façon homogène sur les critères de taille et d’effectifs. Premier enseignement, un répondant sur deux juge l’impact du numérique réellement perceptible et à intégrer dans les politiques. Pour la moitié d’entre eux, l’accès à des applications SIRH classiques, hébergées en interne, est « majoritaire » ou « généralisé », contre ¼ qui rapporte un accès restreint, voire aucun.
L’organisation de l’entreprise apparaît déterminante dans le type de SIRH dont elle est équipée. Dans le cas d’une entreprise décentralisée ou multisites, un SIRH peut jouer un rôle fédérateur vis-à-vis des collaborateurs : l’articulation de ce dernier sera donc différente en fonction de la centralisation, ou non, de l’organisation de l’entreprise.
Autre chiffre notable : pour plus de 8 répondants sur 10, le rôle de la fonction RH dans la transition numérique se traduit par une mobilisation « forte » ou « très forte ». Cet engagement clair des répondants RH montre à la fois qu’ils se veulent à l’avant-garde du changement et qu’ils y voient une opportunité pour la fonction.
Le DRH au service des opérationnels
Il est vrai que la fonction RH connaît aujourd’hui une mutation profonde. Elle est de plus en plus orientée client : membres du comité de direction, managers, collaborateurs et candidats. La fonction RH doit être au service du business, à ce titre elle est partenaire de la Direction Générale et doit contribuer à la croissance de l’entreprise. Dans ce contexte, les besoins des professionnels des RH en termes d’analyse de données couvrent le reporting, le décisionnel et le prédictif, et seul un SIRH performant permet d’y répondre.
Par ailleurs, le boum du digital a doté les collaborateurs, dans leur vie privée comme dans le milieu professionnel, d’un certain nombre d’outils performants. Ils sont donc peu disposés à devoir composer, en entreprise, avec une « bureaucratie » demandant par exemple le renseignement et l’envoi de documents papier alors que tout, par ailleurs, s’opère désormais par Internet. Les DRH doivent donc tenir compte des évolutions organisationnelles, mais aussi sociétales et technologiques vis-à-vis des collaborateurs : la mise à disposition d’outils innovants et simples d’utilisation apparaît comme un gage d’efficacité dans la réalisation des missions quotidiennes des salariés.
Le peu d’enthousiasme constaté chez certains DRH à s’équiper d’un SIRH peut donc interpeler. Pourtant, loin de menacer la fonction, un SIRH peut au contraire faciliter la transition de celle-ci vers une dimension plus stratégique.
Des bénéfices évidents pour le DRH
Publiée en septembre 2014, une étude du CXP a relevé chez les sondés, pour s’équiper d’un SIRH, 4 grandes motivations :
. Avoir plus de temps pour des activités à forte valeur ajoutée est la première d’entre elles (66%), ce qui se comprend aisément puisqu’on demande au DRH d’être un business partner plus qu’un simple gestionnaire. De plus, les évolutions légales dans certains domaines, comme la réforme de la formation professionnelle, créent de nouveaux enjeux pour les DRH qui doivent désormais marketer leur offre formation auprès des collaborateurs.
. Retrouver plus facilement l’historique des données internes arrive en deuxième position (61%). De fait, si tous les grands groupes et un nombre croissant de PME se sont dotés d’un SIRH, c’est avant tout pour répondre à des exigences légales : BDU, compte personnel de formation, entretien professionnel, gestion de la pénibilité exigent de collecter et centraliser de façon pragmatique les informations RH concernant les collaborateurs. Tout DRH a besoin de disposer d’une vision consolidée des données RH de l’entreprise. Les processus RH doivent pouvoir être interdépendants : les éléments d’information doivent pouvoir s’imbriquer les uns dans les autres, ce qui d’ailleurs ne simplifie pas la conception d‘une architecture se substituant aux divers outils existants. Idéalement, chaque DRH devrait pouvoir être en mesure, même s’il intervient dans un groupe comptant plusieurs milliers de salariés, de pouvoir retracer intégralement le parcours d’un collaborateur. Il ne s’agit pas seulement d’être à même de produire un discours lors d’un pot de départ, mais de faire face à des besoins réels. À titre d’exemple, de nombreuses entreprises vendant à leurs clients des prestations assurées par leurs collaborateurs ont besoin de constituer et tenir à jour les CV de ces derniers.
. Décentraliser auprès des managers et collaborateurs est une motivation pour 47%, des sondés. On notera que cette décentralisation des fonctions est d’autant plus prioritaire que l’entreprise est grande. Si la fonction RH peut être considérée comme transitive – tout manager d’équipe est un DRH en puissance – il convient de se souvenir que décentraliser ne signifie pas se débarrasser d’une charge. L’objectif est un gain de temps, pas un transfert aveugle sans accompagnement.
. Changer un système d’information obsolète, enfin, est la principale motivation de 40% des personnes interrogées. Mais la recherche de la modernité pour la modernité serait vaine : on ne change pas de SIRH comme on change de voiture, mais parce que les objectifs et les besoins de l’entreprise évoluent.
Une valeur ajoutée forte pour les collaborateurs et le management
Pour que le SIRH soit animé, prenne réellement vie dans l’entreprise, il doit susciter l’adhésion des collaborateurs et du management. Moins orienté RH que service, le SIRH doit être facile d’accès, simple d’utilisation, flexible et si possible ludique. Il existe, chez les générations dites Y et Z, une attente forte pour un SIRH qui sera utilisable facilement par tous et de partout, ce qui n’est pas le cas aujourd’hui. Le collaborateur souhaite n’avoir qu’une seule expérience utilisateur pour suivre ou effectuer des process, et non utiliser une demi-douzaine d’outils différents pour la gestion et le traitement de ses demandes RH.
Si la DRH tient réellement son rôle, comme évoqué plus haut, de business partner et de prestataire de service, les « clients internes » sont en droit d’attendre un certain niveau de qualité. Se mettre à la hauteur de cette exigence est un enjeu important pour les DRH. La qualité concrète des RH passe impérativement par le SIRH, qui en devient le symbole et le reflet. Ce contexte explique la tendance actuelle aux technologies de type SaaS RH, à même de mieux répondre aux nouvelles attentes et habitudes des collaborateurs que ne le font par exemple les Intranets.
De plus en plus accessible pour les entreprises, le SIRH ne deviendra incontournable que s’il répond aux attentes majeures des collaborateurs : une orientation client/utilisateur forte et une réelle souplesse d’utilisation. Au-delà des enjeux liés aux évolutions légales, le SIRH permet de déployer une politique RH recentrée sur les actions à forte valeur ajoutée pour les managers. Plus encore, un SIRH peut tenir lieu de vitrine à l’entreprise et, dans une certaine mesure, devenir un levier de marque employeur. Quand le SIRH se déploie à travers un portail reflétant l’esprit d’un groupe et de ses marques, avec une identité visuelle cohérente, l’entreprise apparaît aussi attrayante et moderne côté coulisse que côté scène : un atout puissant pour attirer et de fidéliser les meilleurs talents. Avant d’atteindre cet objectif idéal, la question essentielle reste cependant la capacité réelle des outils SIRH à répondre pleinement aux attentes placées en eux : celles du DRH, bien entendu, mais aussi celles des collaborateurs.
