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La compétence – au sens large du terme - est au cœur des enjeux de toutes les organisations en mutation. Pour la fonction RH, l’enjeu est donc de proposer une gestion prévisionnelle (voire prospective) des emplois, des effectifs et des compétences (GPEC), en réponse à la stratégie globale et en soutien aux transformations internes engagées.
Qu’est ce que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ou GPEC ? Comment et pourquoi développer cette démarche ? Pour vous aider à structurer cette démarche mais aussi à déployer les outils nécessaires, nous vous accompagnons tout au long de ce processus.
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Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences : n.f – La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est une démarche qui permet à l’entreprise de trouver un équilibre (qualitatif, les compétences et quantitatif, le nombre de collaborateurs) entre ses besoins et ses ressources en personnel. |
Le fait de suivre et analyser les tendances d’évolution des emplois et de leur environnement, permet de définir et d’anticiper les futurs besoins en termes d’activités et de compétences. En ce sens, la GPEC est un levier pour adapter en continu les métiers et développer les compétences et l’employabilité des collaborateurs en lien avec facteurs d’évolution internes (réorganisations, retraites, mobilités…) ou externes (marché du travail, diplômes, enjeux sociétaux…).
Que cette démarche prenne la forme d’une traduction de l’obligation légale de négocier un accord en matière de GPEC ou bien la forme d’une démarche qui place la compétence au cœur du sujet, les défis peuvent être aussi variés que le contexte spécifique à chaque entreprise. Notre accompagnement GPEC est donc par nature dynamique permettant d’agir sur tout ou partie des leviers suivants :
La maturité stratégique et opérationnelle de la fonction RH: disposer d’une feuille de route claire fixant les politiques RH prioritaires au regard des ambitions stratégiques d’avenir ; constituer un socle solide et interconnecté de processus et outils de développement RH (formation, recrutement, gestion des talents et de la performance).
La conception et la mise en œuvre d’une « boîte à outils » plurielle et évolutive : disposer des outils « incontournables » d’une démarche compétences à l’état de l’art (cartographies, référentiels, fiches métier, etc.) ; négocier, rédiger et suivre le déploiement d’un accord de GPEC ; procéder à la cotation des postes et établir le système de classification équitable, cohérent avec les spécificités de l’organisation et conforme aux obligations conventionnelles.
La corrélation de la démarche avec le contrôle de gestion sociale : envisager un lien direct et étroit du volet qualitatif de la démarche de gestion des compétences avec son pendant quantitatif en matière de Strategic Workforce Planning et Pilotage de la masse salariale.
La mobilisation de toutes les parties prenantes : connecter la GPEC à l’ambition stratégique portée par la Direction ; impliquer le management dans l’analyse des tendances d’évolution des métiers et leurs impacts en termes d’activités ou de compétences ; mobiliser et fédérer les équipes opérationnelles autour de l’appropriation des évolutions ; engager un dialogue social transparent et constructif (travaux en groupe paritaire, en Observatoire, avec le CSE, etc.).
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Voici quelques-uns des principes clés que nous avons observés dans le cadre de nos accompagnements et qui en favorisent la réussite :
Inscrire la démarche dans le projet stratégique et organisationnel global de l’entreprise.
Adapter la démarche au niveau de maturité des pratiques RH en vigueur.
Concevoir des outils et modes opératoires simples et ergonomiques pour en faciliter l’utilisation à court terme, l’exploitation à moyen terme et l’actualisation à plus long terme.
Structurer la démarche et ses moyens pour une gestion RH connectée, en s’appuyant sur des outils GPEC socles qui viennent ensuite irriguer l’ensemble des processus de développement RH (formation, recrutement, gestion des talents, gestion de la performance, etc.).
Impliquer toutes les parties prenantes dans la conception et la mise en œuvre des outils et processus de développement des compétences, les responsabiliser quant à leur rôle clé dans la réussite de la démarche.
Mettre à disposition des kits d’appropriation rapide des outils construits, au bénéfice d’une gestion partagée à tous les niveaux de l’organisation.
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Nous élaborons une méthodologie sur mesure, adaptée au contexte et aux enjeux spécifiques de nos clients. Voici quelques exemples de livrables que nous sommes susceptibles de produire dans le cadre de nos accompagnements :
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Voici les trois problématiques de fond qui invitent à approcher la GPEC d’une autre manière :
L’emploi, cœur de réacteur de la GPEC, est de plus en plus mouvant. Il est par nature constitué d’une multitude d’activités déclinées en tâches, tâches pour lesquelles il faut mobiliser des compétences, qui seront ensuite regroupées dans des référentiels utilisés par les entreprises. Or, les activités de ces métiers sont de plus en plus difficiles à circonscrire, du fait de la diversité et multiplicité des facteurs qui les impactent (réorganisation, redéfinition des axes stratégiques, évolution des environnements de travail, etc.) et de l’émergence de nouveaux outils et modes de collaboration. Il est donc indispensable d’avoir une démarche aussi agile que possible.
Afin de s’adapter à ce besoin d’agilité, de nombreux acteurs dont les technologies et algorithmes permettent notamment de capter, regrouper, et analyser les compétences ont vu le jour. Il faut donc désormais compter avec ces nouveaux acteurs et savoir bien décrypter l’adéquation entre le potentiel offert par leur solution et les besoins réels des entreprises en matière de gestion des compétences.
Avant d’entreprendre une démarche de gestion prévisionnelle, il est souvent nécessaire de commencer par optimiser la gestion actuelle des ressources humaines (en termes de pratiques, outils et/ou processus) et ainsi procéder à l’identification de zones de carence afin d’entamer une démarche ciblée sur les principaux points de douleur. Il s’agira notamment de s’assurer que l’entreprise dispose a minima d’une nomenclature et cartographie des métiers, de référentiel de compétences et de fiches métier à l’état de l’art.
C’est en prenant en compte ces trois problématiques – l’imprévisibilité de l’emploi, l’émergence de nouveaux acteurs et le niveau de maturité des entreprises – que l’on pourra réellement appréhender les nouveaux enjeux de la GPEC et la faire évoluer de façon agile.
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La première étape d’une démarche GPEC consiste à réaliser un état des lieux des métiers et compétences présents au sein de votre entreprise.
Vous disposez très probablement déjà de l’ensemble des informations mais il est nécessaire de formaliser, d’organiser toutes vos données. Cela peut se traduire concrètement par la création ou la mise à jour de « fiches fonctions », « référentiels métiers », « référentiels de compétences ».
Quelles sont les tendances sur votre marché (évolutions techniques, légales, tendances de consommation sur le long terme, innovations envisagées, évolutions de la concurrence…) ?
Au sein de ce(s) marché(s) quels sont les objectifs de votre entreprise (développement de nouveaux produits / services, développement international, ouverture de nouveaux points de vente, de nouveaux sites de production, adaptation à de nouvelles normes ou contraintes…).
Cette étape concerne bien entendu l’entreprise dans sa globalité et pas seulement le domaine RH.
Pour résumer, il s’agit simplement de déterminer la stratégie de votre entreprise sur le moyen / long terme (ou du moins d’en prendre connaissance dans le détail).
Une fois la stratégie d’entreprise clairement établie / connue, il est nécessaire de la décliner sous un angle RH.
En fonction des évolutions prévues : quelles sont les compétences, quels sont les nouveaux métiers, dont votre entreprise va avoir besoin dans les prochaines années ?
Quels sont, au contraire, les compétences et les emplois / métiers qui auront tendance à être moins stratégiques, voire même, qui seront amenés à disparaitre ?
Cette démarche d’anticipation doit, au-delà de la stratégie, prendre en compte des éléments tel que la pyramide des âges (anticipation des départs à la retraite) ou le turnover au sein de votre entreprise…
Vous disposez d’une vision claire des :
Vous pouvez repartir vos emplois et compétences en plusieurs catégories :
Vous êtes donc en mesure d’établir un plan d’actions concret et précis et ainsi fixer les actions à mettre en œuvre pour combler le gap entre la situation actuelle et vos futurs besoins RH.
Ces actions peuvent être de natures différentes :
Une fois le plan d’actions élaboré, il s’agit bien entendu de passer à sa mise en œuvre concrète de suivre et de mesurer les résultats obtenus et de faire vivre votre démarche GPEC sur le long terme.
La vidéo ci-dessous présente des témoignages sur le déploiement d’outil de gestion des compétences par convictionsRH :
La GPEC ne permet définitivement pas de prédire l’avenir mais elle permet d’essayer de l’anticiper et surtout de le construire. La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences consiste à determiner qui placer, à quel endroit et à quel moment mais sur un plan collectif.
Chez convictionsRH, nous avons fait trois observations :
Chez convictionsRH, nous proposons une approche plus simple, plus pragmatique et porteuse de sens :
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